„Datability“ und Enterprise Search

Postfächer sind keine Wissensspeicher

| Autor / Redakteur: Daniel Fallmann / Nico Litzel

Der „verantwortungsvolle Umgang mit Daten“ liegt also auf der Hand, doch was bedeutet „nachhaltige Nutzung von Daten“? Um sich davon ein Bild machen zu können, ist es hilfreich, sich die Funktionsweise von Enterprise-Search-Lösungen vor Augen zu führen.

In einem ersten Schritt werden die Daten mithilfe von Crawlern aus den unterschiedlichsten Datenquellen exportiert und mithilfe von Filterservices zu einem konsolidierten Datenstrom gewandelt. Dabei ist es de facto egal, aus welcher Quelle diese Daten stammen, das kann ein Word-Dokument sein, ein E-Mail-Attachment im PowerPoint-Format, aber auch Bild- oder Videodateien. Moderne Enterprise-Search-Lösungen unterstützen 500 und mehr Fileformate. Der konsolidierte Datenstrom wird schließlich an die Indizierung weitergeleitet.

Schneller Datenzugriff

Die zweite Besonderheit, die den Unterschied von Enterprise-Search-Lösungen zu klassischen Wissensmanagementsystemen auf Basis von Datenbanken ausmachen, ist die Datenablage in intelligenten Strukturen. Diese erlauben es, bei einer Suchabfrage sehr schnell auf die Daten zuzugreifen, während in einer Datenbank die Daten oft ineffizient gescannt werden müssen, wodurch sich die Geschwindigkeit verringert.

Gleichsam als Krönung des Prozesses bei Enterprise Search steht die semantische Analyse der Daten, wobei etwa ein Personenname mit relevanten Informationen wie Beruf oder Adresse verknüpft wird – und das über alle Abteilungs- und Applikationsgrenzen hinaus. Das hier erworbene Wissen wendet das System auf nachfolgende Datenströme an und kann auf diese Weise die Qualität der Analyse stetig verbessern. Damit gilt Enterprise Search als selbstlernendes System.

Am Ende des Prozesses erreicht das Enterprise-Search-System die Cleverness, die Effizienz und die Geschwindigkeit, die zusammengenommen jene Voraussetzungen dafür sind, die Daten, die im Unternehmen schlummern, für das Business nachhaltig verwenden zu können.

Ergänzendes zum Thema
 
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Konzentration auf Sinnvolleres

Einerseits reduzieren sich die eingangs beschriebenen Suchzeiten, die auf die Produktivität drücken, auf ein Minimum – und das nachhaltig. Statt dem „Monkey Business“, das etwa aus der stupiden Suche nach dem gewissen Anhang besteht, der mit irgendeinem E-Mail irgendwann im letzten Monat gekommen ist, können sich die Mitarbeiter mit Sinnvollerem beschäftigen. Zudem erlauben Mobile Clients den raschen Zugriff auf die dank Enterprise Search strukturierten Unternehmensdaten jederzeit und von überall.

Andererseits bildet ein Enterprise Search-System jenen unternehmensweiten Wissenspool, der unter anderem dazu dienen kann, die Effizenz des Gesamtunternehmens zu steigern. Nur wenn alle relevanten Informationen verknüpft und entsprechend aufbereitet auf den Tisch liegen, lassen sich nachhaltige Verbesserungen herbeiführen. Das kann Vertriebs- oder Fertigungsprozesse betreffen oder auch die Fähigkeit, dank Datability ein wenig weiter in die Zukunft zu blicken als der Mitbewerb.

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