Kommentar von Marcus Stier, Crossroads Europe

Projekte sicher und strukturiert aufbewahren

| Autor / Redakteur: Marcus Stier / Nico Litzel

Alle Dateien eines Projekts werden vom aktiven Projektverzeichnis in ein Archivverzeichnis verschoben. Die ausgelagerten Projekte im Archivverzeichnis werden dann automatisiert mithilfe des Archivierungsprogramms „Point Storage Manager“ aus dem NAS-System auf Magnetband archiviert, indem sie in eine Crossroads Strongbox verschoben werden. Während der Verlagerung werden die Dateien nach Projekten geordnet in Container verpackt.
Alle Dateien eines Projekts werden vom aktiven Projektverzeichnis in ein Archivverzeichnis verschoben. Die ausgelagerten Projekte im Archivverzeichnis werden dann automatisiert mithilfe des Archivierungsprogramms „Point Storage Manager“ aus dem NAS-System auf Magnetband archiviert, indem sie in eine Crossroads Strongbox verschoben werden. Während der Verlagerung werden die Dateien nach Projekten geordnet in Container verpackt. (Grafik: Crossroads)

Elektronischer Datenspeicher ist in den vergangenen zehn Jahren erheblich günstiger geworden. Das ist aber keine Einladung zur Nachlässigkeit: Hochverfügbaren, schnellen Speicher mit nicht oder selten benötigten Projektinformationen zu füllen, belastet die Geschwindigkeit der Systeme, die Übersicht und vor allem die verfügbare Kapazität.

Statt diesen Speicher endlos zu erweitern, empfiehlt sich der Einsatz kostengünstiger und sicherer Archivtechnik, die mit Magnetbändern arbeitet. Dass darunter die Übersicht und die Zugriffsmöglichkeiten leiden, ist ein verbreitetes, aber falsches Vorurteil.

Fast alle Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen arbeiten – vollständig oder zumindest in Teilen – projektbasiert. In dieser Organisationsform fallen große Datenmengen an, die häufig schon während des Projekts, mehr aber noch nach dessen Abschluss, kaum noch benötigt werden. Eine IT-gestützte Ablagestruktur ist deshalb von großer Bedeutung. Die meisten Projektinformationen werden digital in netzwerkgebundenen Speichern abgelegt, auf einem File-Server oder in einem NAS-System.

Im Regelfall sind es nur zwischen 20 und 40 Prozent der Daten aus aktiven Projekten eines Unternehmens, die häufiger genutzt werden. Noch geringer ist der Zugriff auf die Daten abgeschlossener Projekte. Dennoch werden alle Dateien permanent auf hochverfügbaren Speichersystemen abgelegt, gesichert und bereitgestellt. In den seltensten Fällen werden nicht benötigte Daten oder abgeschlossene Projekte aus dem aktiven Speicher herausgelöst und an einem kostengünstigeren Speicherort abgelegt. Genau dieser Ansatz eines modernen Speichermanagements verspricht allerdings Kosteneinsparungen und einen Gewinn an Übersicht.

Übersichtliche Archivierung in der Praxis

An einem Praxisbeispiel lässt sich aufzeigen, welche Einsparungen durch die gezielte Auslagerung nicht genutzter Dateien oder abgeschlossener Projekte erzielt werden können. Das Unternehmen, ein sehr großes Planungsbüro, arbeitet in einer effizienten, projektorientierten Organisation. Für jedes Projekt gibt es ein eigenes Verzeichnis mit Namen des jeweiligen Projektes und einer eindeutigen Projektnummer.

Diese aktiven Projektverzeichnisse liegen in dieser Feinstruktur in einem aktiven Projektverzeichnis. Um den schnellen Netzwerkspeicher zu entlasten, setzt man in diesem Unternehmen auf ein automatisches System, das nach vorab definierten Regeln alle Daten, auf die selten zugegriffen werden, auf kostengünstigere Speicher verschiebt.

Im ersten Schritt wird ein abgeschlossenes Projekt vom Verantwortlichen für die Auslagerung beziehungsweise Archivierung freigegeben. Alle Dateien eines Projekts werden vom aktiven Projektverzeichnis in das Archivverzeichnis verschoben. Dadurch ist das Projekt in der ursprünglichen Ablage nicht mehr sichtbar. Beide Verzeichnisse – für aktive und beendete Projekte – liegen zur leichten Bearbeitung und der Nutzung von firmeninternen Suchfunktionen auf Festplattenspeichern im gleichen NAS-System.

Die ausgelagerten Projekte im Archivverzeichnis werden dann automatisiert mithilfe des Archivierungsprogramms „Point Storage Manager“ aus dem NAS-System auf Magnetband archiviert, indem sie in eine Crossroads Strongbox verschoben werden. Während der Verlagerung werden die Dateien nach Projekten geordnet in Container verpackt.

Durch die internen Regelwerke der Strongbox werden die auszulagernden Projekte auf ein auf LTO-5 basierendes LTFS-Band (Linear Tape File System) verschoben. Im Archivverzeichnis bleibt nunmehr nur noch ein Platzhalter zurück, über den die Nutzer jederzeit ein Projekt zurückholen und die jeweiligen Dateien einsehen und nutzen können. Durch die Containertechnik bleiben die Dateien der einzelnen Projekte immer zusammen und können schnell bereitgestellt werden, wenn sie benötigt werden.

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