Inoxision archiviert nach DSGVO mit flexiblem Cloud-Storage Revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung in der Cloud

Autor / Redakteur: Marie-Kristin Barkei / Elke Witmer-Goßner

Archivierungs- und Löschpflichten sind im Zuge der DSGVO ein Thema, mit dem sich Unternehmen verschiedenster Branchen befassen müssen. Besonders KMU sind gefordert, einerseits Prozesse zu digitalisieren und andererseits den rechtlichen Vorgaben ohne juristisches Hintergrundwissen gerecht zu werden.

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Archivierungslösungen für den Geschäftsbetrieb müssen regelkonform und revisionssicher sein – insbesondere, wenn sie im Cloud-Modell angeboten werden.
Archivierungslösungen für den Geschäftsbetrieb müssen regelkonform und revisionssicher sein – insbesondere, wenn sie im Cloud-Modell angeboten werden.
(Bild: © Lotfi MATTOU - stock.adobe.com)

Dabei stellt sich auch bei der E-Mail- und Dokumentenarchivierung die Frage, ob der Betrieb einer eigenständig gemanagten Archivierungslösung oder aber eine Cloud-basierte Software-as-a-Service-Variante die richtige Wahl für das eigene Unternehmen ist. SaaS-Modelle sind gerade dann sinnvoll, wenn sich Workload und Speicherkapazitäten beliebig anpassen lassen müssen oder Unternehmen sich sukzessive an digitale Archivierungslösungen herantasten wollen und daher eine schnelle Einführung und ein flexibles Preismodell bevorzugen.

Doch auch Software-Anbieter solcher Lösungen müssen sich zuvor für eine passende Cloud-Infrastruktur entscheiden, wie das Beispiel des Archivierungsspezialisten Inoxision und dessen Cloud-Angebot inoxisionNOW zeigt.

Die Nachfrage bestimmt das Angebot

On-Premises-Lösungen werden herkömmlich auf den Servern des eigenen Unternehmens installiert und waren aufgrund von Datensicherheitsbedenken gerade bei Archivierungsdiensten lange die übliche Herangehensweise. Die Daten wurden so nicht an Dritte weitergegeben und verblieben im eigenen Unternehmen. Aufgrund des Mehraufwands durch die eigenverantwortliche Wartung und Pflege der Systeme und die damit verbundene Notwendigkeit einer dezidierten IT-Abteilung interessieren sich allerdings mehr und mehr mittelständische Unternehmen für vergleichsweise aufwandsarme, Cloud-basierte Lösungen. Aufgrund der gestiegenen Nachfrage und um den technologischen Anschluss nicht zu verlieren, müssen Software-Anbieter daher heute attraktive Alternativen zu ihrem traditionellen Lizenzgeschäft schaffen.

Auch die Inoxision GmbH aus Neuenmarkt in Oberfranken spürte die Nachfrage der Kunden und entschied sich, ihre E-Mail- und Dokumenten-Software unter der neuen Marke inoxisionNOW auch aus der Cloud heraus zur Verfügung zu stellen. Zur Umsetzung dieses Bereitstellungsmodells bieten sich für Software-Unternehmen entsprechend spezialisierte IaaS- und PaaS-Provider an, über deren Cloud-Infrastruktur moderne SaaS-Angebote realisiert und betrieben werden können.

Der passende Cloud-Provider: Qual der Wahl

Bei der Suche nach dem passenden Anbieter fällt der erste Blick zumeist auf die globalen Hyperscaler. Große Anbieter aber, häufig mit Sitz in den USA, arbeiten mit maximaler Standardisierung und können nicht die Unterstützung und Kundennähe bieten, die mittelständische Unternehmen ohne spezialisiertes IT-Fachpersonal für einen störungsfreien Betrieb benötigen. Schnell tritt deshalb hier das bekannte Problem der fehlenden Individualität und mangelnden Serviceunterstützung auf. Wegen der hohen Komplexität dieser Plattformen fällt fehlender Support hier besonders schwer ins Gewicht.

Um mit schon bestehenden Software-Angeboten auf die Nachfrage nach Cloud-Alternativen reagieren zu können, sind auf den Mittelstand spezialisierte IaaS-Provider mit hohem Servicegrad daher meist die sinnvollere Wahl. Inoxision entschied sich für das Cloud-Angebot der Gridscale GmbH aus Köln. Dank der offenen Architektur und einer einfach bedienbaren, webbasierten Klick-Konfiguration lassen sich die Migration von Anwendungen in die Cloud besonders unkompliziert umsetzen und der laufende IT-Betrieb ohne spezielle IT-Fachkenntnisse problemlos managen. InoxisionNOW wird seither auf Basis der Gridscale-Plattform betrieben.

Beide Varianten der Inoxision-Archivierungs-Software, ob lokal installiert oder als Cloud-Dienst genutzt, sind aus Anwendersicht dabei nahezu identisch und werden über dieselbe Benutzeroberfläche bedient. Steht der Endkunde also vor der Entscheidung, seine Archivierungsprozesse in die Cloud zu verlagern, ist der gleiche hohe Level an Benutzerfreundlichkeit ohne funktionale Abstriche auch bei der SaaS-Alternative von Beginn an garantiert.

Datenschutz und DSGVO-Konformität

Durch die gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten wird eine einfach bedienbare und vor allem sichere Archivierungs-Software auf Dauer nicht mehr aus den Unternehmen wegzudenken sein. Gerade aber vor dem Hintergrund der mit einem IT-Betrieb in einer internationalen Cloud verbundenen Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sind heimische Provider wie Gridscale mit Unternehmenssitz und Rechenzentrumsbetrieb in Deutschland für viele Unternehmen die eher bessere Alternative. Denn die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, und die in Deutschland oftmals besonders strengen Compliance-Vorgaben in den Anwenderunternehmen setzen einen zwingend rechtskonformen und revisionssicheren IT-Betrieb beim SaaS-Anbieter voraus.

Für die langfristige Archivierung sensibler Geschäftsdokumente und personenbezogener Daten gilt dies natürlich in ganz besonderer Weise. Bei Verstößen und Problemen können außerdem hohe Kosten und Bußgelder anfallen, die aus Sicht aller beteiligten Unternehmen unbedingt vermieden werden müssen. Die Trusted-Cloud-Zertifizierung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) oder aber auch entsprechende ISO-Sicherheitszertifizierungen durch akkreditierte Organisationen bieten Unternehmen wertvolle Entscheidungshilfen bei der Suche nach einem vertrauenswürdigen Cloud-Partner.

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Flexibler Storage als USP

E-Mail- und Dokumentenarchivierung stellen hohe Anforderungen an die Datenspeicherung. Dokumente werden dort auf Dauer gelagert und E-Mails häufig sofort in das Archiv verschoben. Bei einem täglich hohen Aufkommen an elektronischer Post entsteht für Cloud-Lösungen ein entsprechend enormer Workload. Rechenleistung steht in solchen Fällen hinten an, der Fokus liegt vielmehr auf dem verfügbaren Speicher in der Cloud. Dies ist einer der Gründe, warum Cloud-Lösungen für diese Art von Software besonders sinnvoll sind.

IaaS-Anbieter lassen den angebotenen Storage beliebig skalieren und sich auf einen unvorhersehbaren größere Workload jederzeit anpassen; die maximale Kapazität ist dabei gewissermaßen endlos. Gleichzeitig ist es notwendig, aus dieser Masse an archivierten Daten bei Bedarf und über besonders leistungsstarke Retrieval-Systeme auch schnell wieder bestimmte Dokumente aus dem Archiv herauszufiltern und wiederherzustellen. Bei inoxisionNOW ist dies auf Basis der Gridscale-Technologie fast in Echtzeit und mit Suchgeschwindigkeiten von deutlich unter einer Sekunde möglich.

Service und Support oft erfolgsentscheidend

Wenn Unternehmen planen, ihre Anwendung als Software-as-a-Service-Variante zur Verfügung zu stellen, ist einiges zu beachten. Dazu gehört neben den technischen Auswahlparametern der eigentlichen Plattform immer aber auch die angebotene Serviceleistung und individuelle Unterstützung des jeweiligen Providers – ein oftmals deutlich unterschätztes Anforderungskriterium. Denn viele Firmen sind mit ihren begrenzten eigenen Ressourcen und Cloud-spezifischen Fachkenntnissen hier auf enge und fachkundige Begleitung angewiesen. Es empfiehlt sich daher sehr, vor einer Migration des IT-Betriebs in die Cloud auch diese Aspekte sorgfältig zu evaluieren und individuell für die jeweilige Unternehmenssituation zu bewerten.

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