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Pflichtangaben in Geschäftsbriefen So gestalten Sie E-Mails und klassische Post rechtssicher

Autor / Redakteur: Elisabeth Wiesner / Katrin Hofmann

Das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister” (EHUG) und die handels- und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften regeln für Geschäftsbriefe geltende formale Anforderungen und deren Reichweite. Wer die erforderlichen Pflichtangaben nicht in seine E-Mails und Briefe aufnimmt, riskiert Abmahnungen und Zwangsgeld. Storage-Insider.de gibt Tipps, wie sich das vermeiden lässt.

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Elisabeth Wiesner ist Anwältin in der Kanzlei PRW Rechtsanwälte. Ihr Schwerpunkt liegt im Bereich E-Commerce, beim gewerblichen Rechtsschutz und der Vertragsgestaltung.
Elisabeth Wiesner ist Anwältin in der Kanzlei PRW Rechtsanwälte. Ihr Schwerpunkt liegt im Bereich E-Commerce, beim gewerblichen Rechtsschutz und der Vertragsgestaltung.
( Archiv: Vogel Business Media )

Durch eine Reihe handels- und gesellschaftsrechtlicher Vorschriften werden die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen geregelt. Ziel der Regelungen ist es, dem Gegenüber im Geschäftsverkehr die erforderlichen Grundinformationen zur Verfügung zu stellen. Durch das EHUG ist zusätzlich klargestellt, dass Pflichtangaben in Geschäftsbriefen auch für E-Mails gelten. Auch mit mobilen Endgeräten wie Blackberrys sollten nur E-Mails mit entsprechenden Angaben verschickt werden. Die Pflichtangaben müssen von allen Firmen beachtet werden, die im Handelsregister eingetragen sind. Dazu gehören unter anderem der Einzelkaufmann, die OHG, KG und die AG.

Als „Geschäftsbrief” gelten alle Schreiben geschäftlichen Inhalts, die nach außen gerichtet sind und nicht rein interne Angelegenheiten des Unternehmens betreffen. Darunter fallen unter anderem auch Angebote, Rechnungen, Bestellscheine, Preislisten, Lieferscheine oder Verträge.

Keine Geschäftsbriefe im Sinne der handels- und gesellschaftsrechtlichen Vorgaben sind an einen unbestimmten Adressaten gerichtete Mitteilungen, allgemeine Rund- sowie Werbeschreiben. Auch haben die Pflichtangaben keine Wirkung für inhaltlich rein private E-Mails und Briefe, auch wenn sie während einer laufenden Geschäftsbeziehung versandt werden. In welcher Schriftart und Schriftgröße die Pflichtangaben erscheinen müssen, ist nicht gesetzlich geregelt. Die Angaben sollten aber deutlich lesbar sein. Erforderlich ist zudem, dass die in einer geschäftlichen Angelegenheit versendete Mitteilung und die Pflichtangaben eine Einheit bilden. Die Angaben sollten daher bei einer E-Mail in die Signatur aufgenommen werden. Eine bloße Verlinkung zur Homepage dürfte nicht ausreichen, da die Angaben dann beim Ausdruck nicht erscheinen.

Folgen bei Nichteinhaltung

Auf die abgegebenen rechtsgeschäftlichen Erklärungen haben die Normen, die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen regeln, keinen Einfluss. Das Fehlen von Pflichtangaben kann aber eine wettbewerbswidrige Handlung darstellen, da die Vorschriften auch dazu bestimmt sind, dem Schutz der Marktteilnehmer zu dienen. Ein Wettbewerbsverstoß ist aber nur dann zu bejahen, wenn eine gewisse Bagatellgrenze überschritten wird.

Es ist davon auszugehen, dass das Fehlen von Pflichtangaben nur selten zu einer erheblichen Beeinträchtigung des Wettbewerbs führen wird. Ein Wettbewerbsverstoß ist allerdings dann denkbar, wenn fehlende Angaben beispielsweise bewusst zur Verschleierung der Identität weggelassen werden. Sind die Pflichtangaben nicht ordnungsgemäß, kann vom Registergericht ein Ordnungsgeld von bis zu 5.000 Euro verhängt werden.

Wichtigste Angaben für E-Mails und Geschäftsbriefe

  • Firmenname gemäß Handelsregistereintragung,
  • Rechtsformzusatz wie OHG, GmbH,
  • Sitz des Unternehmens mit Adresse,
  • Registergericht und Handelsregisternummer und
  • alle Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder.
  • Bei einer Kapital & Co. Personengesellschaft zusätzlich die Firmen der persönlich haftenden Gesellschafterin nebst deren Pflichtangaben,
  • Vorsitzender des Aufsichtsrats (falls vorhanden) mit Familien- und Vorname sowie
  • Hinweise auf das Kapital der Gesellschaft, wenn dies nicht vollständig eingebracht wurde.

(ID:2011293)