Traditionelles Backup vs. Cloud Backup: Absturzrisiko führt zum Umdenken Steuerkanzlei setzt bei Datensicherung auf Cloud-basiertes Backup

Autor / Redakteur: Werner Grohmann / Florian Karlstetter

Steuerberater müssen höchste Anforderungen in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit erfüllen. Die Steuerkanzlei Manolikakis hat sich bei der Sicherung von Mandantendaten auf den Cloud Backup-Service "Bayern Backup" der Firma Progtech entschieden.

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Steuerkanzlei setzt bei der Sicherung sensibler Mandantendaten auf eine Backup-Lösung aus der Cloud - ein Anwenderbericht.
Steuerkanzlei setzt bei der Sicherung sensibler Mandantendaten auf eine Backup-Lösung aus der Cloud - ein Anwenderbericht.
(© BLACK ME - Fotolia.com)

Bereits seit mehr als zehn Jahren berät der Steuerberater Georgios Manolikakis Mandanten in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchhaltung und Jahresabschlusserstellung. Aber auch Spezialthemen, wie die englische Limited, die Betreuung bei Betriebsprüfungen oder Unterstützung bei der Firmengründung (Business Plan, Finanzplan), gehören zum Dienstleistungsspektrum der Steuerkanzlei aus Altenburg in Thüringen. Wenn es um die Sicherung der sensiblen Mandantendaten geht, verlässt sich Steuerberater Manolikakis voll und ganz auf den Cloud Backup-Service Bayern Backup der Firma Progtech. Warum diese Entscheidung gefallen ist, wird in diesem Beitrag erklärt.

Verlust von Mandantendaten kann zum Verlust der Zulassung führen

„Der Verlust von Mandantendaten stellt für einen Steuerberater ein Risiko mit möglicherweise weitreichenden Folgen für ihn selbst dar, die sogar zum Verlust der eigenen Zulassung führen können“, erläutert Georgios Manolikakis die Gründe, weshalb er als Steuerberater höchste Anforderungen in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit erfüllen muss. Steuerberater gehören nämlich, wie Rechtsanwälte oder Ärzte, zu den Berufsgruppen, bei denen Datenschutz und Datensicherheit eine besondere Rolle spielen. Denn alle drei Berufsgruppen arbeiten täglich mit den besonders schützenswerten Daten ihrer Mandanten, Klienten oder Patienten.

Im Fall des Steuerberaters handelt es sich um die Unternehmenszahlen und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen der Mandantenunternehmen – Zahlen und Daten, die unter keinen Umständen in die Hände Dritter gelangen oder öffentlich zugänglich gemacht werden dürfen, soweit dies nicht ausdrücklich vom Mandanten autorisiert wurde. Auch ein Datenverlust durch Ausfall des IT-Systems oder Benutzungsfehler ist unbedingt zu vermeiden. Die kontinuierliche Sicherung der Mandantendaten und die Gewissheit, im Notfall diese Daten in kürzester Zeit vollständig wiederherstellen zu können, genießen daher höchste Priorität.

Der sorgfältige Umgang von Georgios Manolikakis und seinem Team mit den Daten seiner Mandanten wird dabei nicht nur von diesem selbst, sondern auch von der für ihn zuständigen Ständekammer sorgsam überwacht. In einem Beschluss vom 25. April 2012 (PDF) hat das Präsidium der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) nochmals ausdrücklich auf die besondere Bedeutung von Datenschutz und Datensicherheit in der Steuerberaterpraxis hingewiesen und die wichtigsten Vorgaben zusammengefasst.

So ergibt sich die Verschwiegenheitspflicht des Steuerberaters, unabhängig davon, ob er angestellt oder selbstständig tätig ist, aus § 57 Abs. 1 StBerG, § 5 BOStB und § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB. Sie stellt eine der Grundvoraussetzungen für die steuerberatende Tätigkeit dar. Die Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich dabei laut BStBK auf alles, was dem Steuerberater in Ausübung des Berufs oder bei Gelegenheit seiner Berufstätigkeit anvertraut oder bekannt geworden ist.

Regelmäßiges Backup ist Pflicht

In Bezug auf den Datenschutz zählen in der Steuerberaterpraxis zu den personenbezogenen Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vor allem die im Rahmen der steuerberatenden Tätigkeit verwendeten Mandantendaten. Der Steuerberater hat damit alles zu tun, um eine ordnungsgemäße Verarbeitung der ihm anvertrauten Daten zu gewährleisten. Dazu gehört auch ein regelmäßiges Backup der Daten, um im Fall eines Ausfalls des IT-Systems oder eines Datenverlustes darauf zurückgreifen zu können.

„Ein Verlust von Mandantendaten würde nicht nur zu einem deutlichen Vertrauensverlust im Verhältnis zu meinen Mandaten, mit unter Umständen sogar einem juristischen Nachspiel, führen. Ich müsste als letzte Konsequenz sogar befürchten, dass mir die Zulassung als Steuerberater entzogen wird,“ erläutert Steuerberater Manolikakis die weitreichenden Folgen.

Traditionelles Backup vs. Cloud Backup: Absturzrisiko führt zum Umdenken

In der Vergangenheit wurden Backups in der Steuerkanzlei Manolikakis, wie wahrscheinlich in vielen Unternehmen in Deutschland, über eine traditionelle Bandspeicherung durchgeführt. Das Verwalten der Backups und Lagern der Backup-Bänder blieb dabei dem Firmenchef überlassen. Und wie ebenfalls in vielen Unternehmen erwies sich diese Vorgehensweise schon bald als fehleranfällig. Georgios Manolikakis erinnert sich: „Zum einen musste natürlich daran gedacht werden, die Speicherbänder regelmäßig auszuwechseln. Darüber hinaus musste geklärt sein, wer sich darum kümmert, wenn ich selbst auf Mandantentermin und deshalb nicht in der Kanzlei bin. Immer häufiger kam es dann halt doch zu dem Fehler, dass Backups überschrieben wurden, weil man vergessen hatte, das Band zu wechseln.“

Mit dem Ziel, das bisherige Backup-Konzept zu optimieren begab sich Steuerberater Manolikakis auf die Suche nach einer Alternative für die bisherige Vorgehensweise.

Kanzlei, Mobil, Home Office: Alle Daten werden bei Progtech im Cloud-Backup Rechenzentrum gesichert.
Kanzlei, Mobil, Home Office: Alle Daten werden bei Progtech im Cloud-Backup Rechenzentrum gesichert.
(Bild: Progtech)
Letztendlich fiel die Entscheidung auf den Cloud Backup-Service "Bayern Backup" der Firma Progtech aus Buchbach. „Auch wenn ich anfangs Vorbehalte beim Thema Cloud Computing hatte, so wurde mir doch rasch klar, dass Bayern Backup alle meine bisherigen Probleme auf einen Schlag lösen konnte. Der Cloud Backup Service arbeitet automatisch, ohne dass ich mich darum kümmern muss. Die Frage, welches Band wann wo gewechselt werden muss, stellt sich nicht mehr, und die entsprechenden von Bayern Backup permanent durchgeführten Datenkonsistenz- und Übertragungsprüfungen gewährleisten, dass die Daten korrekt abgespeichert wurden und im Notfall damit auch korrekt wieder eingespielt werden können“, erläutert Steuerberater Manolikakis seine Überlegungen. „Darüber hinaus liegen die Backups nicht mehr bei mir in der Kanzlei, sondern sicher Hunderte von Kilometern entfernt, mit einem nur mir bekannten Schlüssel geschützt, im Bayern Backup-Rechenzentrum.“

Cloud Backup „Made in Germany“

Die letzten Vorbehalte gegenüber der Cloud konnten dann im persönlichen Kontakt mit den Bayern Backup-Experten ausgeräumt werden. Georgios Manolikakis bestätigt: „Ursprünglich war für mich Cloud Computing ein Konzept, das komplett unpersönlich und virtuell abläuft. Ich buche im Internet einen entsprechenden Cloud Service, bezahle in der Regel mit der Kreditkarte und kann den Service dann einfach nutzen, ohne dass sich jemand um meine spezifischen Belange kümmert. Einen für mein Unternehmen so kritischen Prozess, wie das Backup unserer Mandantendaten, auf diese Weise einfach in die Wolke zu verlagern, konnte und wollte ich mir nicht vorstellen. Umso erstaunter war ich, als ich bei Bayern Backup bereits bei der ersten Kontaktaufnahme von Mitarbeitern des Cloud Service Providers betreut wurde, die zuerst einmal gemeinsam mit mir eine sinnvolle Backup-Strategie besprachen und dann für mich mit Bayern Backup umsetzten.“

Ein weiteres wichtiges Argument für den Einsatz von Bayern Backup war die Tatsache, dass es sich dabei um einen Cloud Service „Made in Germany“ handelt, der ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland betrieben wird. Alle Kunden von Bayern Backup haben so die Garantie, dass ihre Daten deutschen Boden nie verlassen. Manolikakis erläutert: „Auf Grund der bereits angesprochenen Bedeutung, die Datenschutz und Datensicherheit für mich als Steuerberater haben, ist es natürlich entscheidend zu wissen, dass auch der eingesetzte Cloud Backup-Service die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllt. Auf der Grundlage der in Deutschland geltenden Gesetze bin und bleibe ich meinen Mandanten für die sachgerechte und datenschutzrechtlich konforme Verarbeitung ihrer Daten verantwortlich, selbst wenn ich einen externen Dienstleister beauftrage. “

Progtech sichert alle eingehenden Daten und den Datenzugriff von außen

In der Folgezeit wurde die Zusammenarbeit zwischen der Steuerkanzlei Manolikakis und Progtech über die reine Nutzung von Bayern Backup hinaus erweitert. Progtech kümmert sich mittlerweile um alle in das IT-System der Kanzlei eingehenden Daten und hat dazu entsprechende Antispam- und Antiviren-Lösungen implementiert. Auch die Firewall stammt aus dem Hause Progtech, eine Eigenentwicklung speziell für kleine und mittlere Unternehmen mit hohem Sicherheitsbedarf.

Fazit von Georgios Manolikakis: „Mit Bayern Backup haben wir einen Backup Service im Einsatz, der es uns ermöglicht, die für unsere Berufsgruppe besonders strengen Vorgaben in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit einzuhalten. Darüber hinaus weiß ich, dass ich im Notfall jederzeit und innerhalb kürzester Zeit auf meine Backup-Daten zurückgreifen kann, ohne dass ich mich persönlich laufend darum kümmern muss. Am wichtigsten ist aber die Tatsache, dass es der Firma Progtech gelang, mein Vertrauen zu gewinnen, so dass ich von den Vorteilen eines Cloud Backup-Services profitieren kann, ohne die Risiken fürchten zu müssen. Und außerdem weiß ich, dass ich bei Fragen und Problemen jederzeit einen persönlichen Ansprechpartner habe, der sich um meine Belange kümmert.“

Über Progtech

Progtech ist unter anderem von der Initiative "Cloud Services Made in Germany" zertifiziert und setzt beim Cloud Backup auf die Technologie von Asigra.

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