Intelligente Langzeitspeicherung und Archivierung in der Kombination von Platte und Band

Unternehmerisch genutzte Dokumente sollten eine Lebensdauer haben

| Autor / Redakteur: Marcus Stier / Rainer Graefen

Noch immer werden viele Unternehmen durch die Komplexität in der digitalen Archivierung und Langzeitspeicherung abgeschreckt. Die „Unsichtbarkeit“ der Dokumente auf Festplatten und anderen Speichern lässt viele an der dauerhaften Verfügbarkeit zweifeln.
Noch immer werden viele Unternehmen durch die Komplexität in der digitalen Archivierung und Langzeitspeicherung abgeschreckt. Die „Unsichtbarkeit“ der Dokumente auf Festplatten und anderen Speichern lässt viele an der dauerhaften Verfügbarkeit zweifeln. (Grafik: Crossroads)

Selbst strikt auf Flash und Festplatten fokussierte Speicher- und Datenbankhersteller bieten Schnittstellen an, über die Dateien vom Primärspeicher auf Tape oder Deduplizierungs-Appliances auslagerbar sind. Das könnte der erste Schritt zur endgültigen, gesetzeskonformen Löschung sein.

Unternehmen müssen für eine vorgeschriebene Zeit revisionsfähig sein – unabhängig von Branche und Arbeitsbereich. Daten zu Geschäftstätigkeit müssen archiviert werden. Das Wissensmanagement ist auf eine geordnete Dokumentation der Prozesse und Verfahren angewiesen.

Dies ist schon seit hunderten von Jahren so, doch im digitalen Zeitalter sind dafür neue Methoden erforderlich, die Aufbewahrung effizient zu gestalten. Spezialanbieter für Hard- und Software bieten genau diese Methoden an – oft in Kombination bewährter Produkte.

Früher war alles besser - aus den Augen, aus dem Sinn

Früher war alles klar und auch für Laien nachvollziehbar. Eine Rechnung wurde geschrieben und ein Durchschlag, eine Fotokopie oder ein zweiter Ausdruck archiviert: in einem Ordner abgelegt und im Keller eingelagert.

Aufgrund der Datumsangaben in Form von Monat und Jahr auf dem Ordner konnte das Dokument jederzeit korrekt zugeordnet und zur richtigen Zeit „gelöscht“ werden. Nach Ablauf der Frist wurden Rechnungen und andere Dokumente im Reißwolf geschreddert und damit unwiederbringlich vernichtet.

Je nach Unternehmensgröße und Branche kann die Archivierung und Langzeitspeicherung von Wissen und Dokumenten auch heute noch genau auf diese Weise erfolgen. In den meisten Fällen werden Dokumente jedoch heutzutage digital erstellt. Dokumentenmanagementsysteme – oder auch nur eine geordnete Dateiablage – organisieren Dateien nach Vorgängen und und halten sie langfristig lesbar.

Bessere Suchmöglichkeiten durch digitale Ablage

Die Suche in digitalen Informationen ist bedeutend komfortabler als in staubigen Ordnern. Vieles ist möglich: Sortierung nach Datum, Vorgängen, Bearbeitern, Stichworten etc. Noch dazu erhält man in der digitalen Suche immer alle zugehörigen Dokumente aus einem Vorgang, nicht nur ein einzelnes.

Noch immer werden viele Unternehmen durch die Komplexität in der digitalen Archivierung und Langzeitspeicherung abgeschreckt. Die „Unsichtbarkeit“ der Dokumente auf Festplatten und anderen Speichern lässt viele an der dauerhaften Verfügbarkeit zweifeln.

Hier treffen zwei vollkommen verschiedene IT-Welten aufeinander. Zum einen die Welt von Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM): basierend auf Datenbanken, mit denen die meisten Dokumente und Dateien erstellt und verwaltet werden.

Zum anderen die Welt des Speichers, der die Grundlage für den Rechenzentrumsbetrieb darstellt und in welchem alle Daten gespeichert werden. Für eine effektive Archivierung werden beide Bereiche benötigt. Wer die Herausforderung geschickt angeht, vereint beide Welten miteinander – mithilfe intelligenter Systeme.

Hardware und Software sind abgestimmt

Eine solche Lösung für die Langzeitspeicherung aller Dokumente ist die Kombination aus der Software Brandl Efficientarchive in Kombination mit der Crossroads Strongbox.

Efficientarchive stellt diverse Schnittstellen (XML, SAP ArchiveLink, HL7/MDM, DICOM, HTTP, CIFS/NFS) zur Verfügung und ermöglicht damit die Verbindung zu den jeweiligen ERP/CRM Systemen.

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