SharePoint-Profi Scheuermann: Prozess-Definitionen sind das A und O Volles Potenzial erfordert Konzeption und Know-how

Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

SharePoint ist in aller Munde und stellt je nach Interpretation ein CMS, ein Dokumenten-Management-System, eine Collaboration-Plattform oder auch nur eine „Verteilstelle für Unternehmens-Informationen“, also ein „Intranet“ dar. Was SharePoint genau ist und was das Werkzeug unter welchen Voraussetzungen leisten kann beleuchtet SharePoint-Profi Thomas Scheuermann im CloudComputing-Insider-Interview.

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Thomas Scheuermann ist seit März 2010 „Microsoft Certified Technology Specialist“ für Sharepoint
Thomas Scheuermann ist seit März 2010 „Microsoft Certified Technology Specialist“ für Sharepoint
( Archiv: Vogel Business Media )

Im Mai bringt der SharePoint-Profi Thomas Scheuermann interessierten CloudComputing-Insider-Lesern in einem eintägigen Intensiv-Seminar das wichtigste Grundwissen rund um das Thema SharePoint bei. Im CloudComputing-Insider-Interview gibt der Fachmann bereits heute Auskunft über so wichtige Fragen wie:

  • Was genau ist SharePoint?
  • Was sind die klassischen Einsatzorte und -szenarios für SharePoint?
  • Wo ist SharePoint ein Muss?
  • Was kann SharePoint „out-of-the-box“ leisten und was nicht?
  • Was sind die größten Missverständnisse und Fehleinschätzungen in Sachen SharePoint?
  • Ist SharePoint ein „Stand-alone“-Produkt?
  • Wie sollte man an die Einführung von SharePoint herangehen?
  • Welche Alternativen zum Microsoft SharePoint gibt es?
  • Was macht die Microsoft-Lösung aus?

Herr Scheuermann, was genau ist SharePoint eigentlich?

Scheuermann: SharePoint lässt sich nicht in eine Kategorie wie CMS, Dokumenten-Management-System oder Collaboration-Plattform einordnen. Es hat von allen genannten Systemen etwas, stellt jedoch unmittelbar nach einer Installation noch keine nutzbare Plattform bereit sondern erfordert die Anpassung an die im Unternehmen bestehenden Prozesse.

Am besten sollte SharePoint als ein Framework betrachtet werden mit dem CMS, Dokumenten-Management, Collaboration und Prozess-Management realisiert werden können. Insgesamt betrachtet ist SharePoint jedoch ein mächtiges Werkzeug das wesentlich zur Effizienzsteigerung im Unternehmen beitragen kann.

Was sind daher die klassischen Einsatzorte und -szenarios für SharePoint aus Ihrer Sicht und wo ist SharePoint ein Muss?

Scheuermann: Der Klassiker – und gleichzeitig ein Muss – ist die Kombination aus workflowgesteuertem Dokumenten-Management und Suchdienst speziell im Umfeld von Projekt- oder Angebotsablage.

In diesem Umfeld fallen viele Dokumente und Dateien an die wiederum von vielen Benutzern – teilweise auch Externen – eingebracht werden. Nach einigen Jahren Ablage im Dateisystem führt dies nicht selten zu zahlreichen Dubletten und einer chaotischen Struktur die weder bedient noch richtig gewartet werden kann.

Mithilfe von Workflows können Benutzer in SharePoint so geführt werden, dass die Richtlinien eines Unternehmens eingehalten werden; Bibliotheken ermöglichen eine „saubere“ Ablage; Richtlinien unterstützten bei der Archivierung und die Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden.

Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass Benutzer beim Einsatz von SharePoint über Websites geführt werden und nicht wie bisher über eine klassische Ordnerhierarchie. Der Anwender hat damit jederzeit im Blick in welchem Arbeitsbereich er sich befindet und mithilfe von Hyperlinks kann jede Hierarchie beliebig abgebildet werden.

Was kann SharePoint „out-of-the-box“ leisten und was nicht?

Scheuermann: Bereits die kostenfreie SharePoint Foundation bringt umfangreiche Funktionen für das Dokumentenmanagement (Versionskontrolle, Ein- / Auschecken, etc.), Content Management, Daten-Management und Workflows mit. Oft erkennen Kunden erst nach dem Kauf einer Server Lizenz, dass diese gar nicht nötig gewesen wäre.

Im Prinzip könnte man direkt nach der Installation damit beginnen Dokumente, Dateien und Daten zu speichern und die Suchfunktion zu nutzen die mit Search Server Express ebenfalls kostenfrei bereitsteht.

Mithilfe des kostenfreien Tools SharePoint Designer können dann von jedermann – ohne Programmierung – Workflows erstellt werden um die Abläufe und Prozesse des Unternehmens im System abzubilden.

Komplexe Abläufe und Prozesse sollten mithilfe von Programmierung realisiert werden. Diese ist seit Version 2010 deutlich vereinfacht, ein Programmierer kann heute sehr schnell auch komplexe Workflows ins System einbringen. Im Vergleich zum bisherigen „Workflowmanagement“ – z.B. mit VBA- und Office-Produkten – sind SharePoint Workflows deutlich Vorteilhafter, sie werden durch einen kompetenten Programmierer erstellt, können einfach verteilt und zentral verwaltet werden. Als Faustregel könnte man sagen: „Geht nicht gibt es nicht“.

Was sind die größten Missverständnisse und Fehleinschätzungen bei den Anwendern?

Scheuermann: Wer eine vertriebsorientierte SharePoint-Präsentation gesehen hat wird nur selten bestreiten dass die Einführung eines solchen Systems auch in seinem Unternehmen große Vorteile bringen kann.

Im Anschluss wird der Aufwand für eine solche Einführung jedoch häufig falsch eingeschätzt. „Installieren – Einrichten – Fertig“ trifft zwar für die technischen Rahmenbedingungen zu, die Vorgaben für die Anpassung und Nutzung des Systems zu erstellen bedeutet jedoch teils erheblichen organisatorischen Aufwand.

Unterschätzt wird meist auch der Bedarf an Ausbildung für IT Fachkräfte, Collaboration Manager und Anwender. Eine erfolgreiche SharePoint-Einführung ist von der Akzeptanz der Anwender abhängig.

Ein weiteres „SharePoint-Phänomen“ ist das für die Realisierung einer Anforderung plötzlich eine Vielzahl an möglichen Lösungswegen zur Verfügung steht. Wer ohne Erfahrung versucht die „einzig richtige Lösung“ zu finden dreht sich oft im Kreis und benötigt Unterstützung von einem erfahrenen SharePoint Consultant oder Anwender. Gleiches gilt für die Frage nach der ersten Anwendung bzw. der Frage der „richtigen“ Einführung des Systems.

weiter mit: Kann SharePoint stand-alone eingesetzt werden?

Wie „stand-alone“ ist SharePoint – oder anders gefragt: wie stark muss SharePoint in Geschäftsprozesse und Infrastrukturkomponenten integriert bzw. wie stark müssen Prozesse und bestehende SW-Infrastruktur an SharePoint angepasst werden, um optimale Ergebnisse erzielen zu können?

Scheuermann: Dokumentablage, Datenorganisation und Informationsmanagement sind zentrale Bestandteile von Unternehmen jeder Größe, insofern ist die Einführung eines SharePoint Systems in jedem Fall von großer und dauerhafter Bedeutung.

Ein SharePoint will sich weitgehend in bestehende Geschäftsprozesse integrieren und bietet alle technischen Möglichkeiten um das zu realisieren, zweifelsfrei eine der großen Stärken des Systems. Gleichzeitig aber auch eine Schwäche denn oft sind Geschäftsprozesse nur ungenau oder gar nicht definiert. Bestehende Abläufe und Prozesse müssen nicht oder nur geringfügig verändert, aber in jedem Fall genau definiert werden.

Bestehende Softwaresysteme und Datenbanken können beinahe immer in SharePoint zusammengeführt und gemeinsam genutzt werden – bereits ab der SharePoint Foundation weitgehend ohne Programmierung.

Nicht zu unterschätzen ist allerdings der Faktor „Anwender“ der viele gewohnte Bedienabläufe aufgeben und neue nicht nur erlernen sondern akzeptieren muss.

Wie sollten Anwender an die Einführung von SharePoint herangehen – angefangen bei der Bedarfsermittlung bis zur Lösungszusammenstellung und Integration?

Scheuermann: Grundsätzlich sollten vor einer Bedarfsermittlung bereits praktische SharePoint Kenntnisse vorhanden sein. Empfehlenswert ist der Besuch eines Workshops um die Möglichkeiten im Detail überblicken zu können und im Anschluss die Einrichtung einer „Spielwiese“, z.B. in Form einer virtuellen Maschine, um das System etwas zu erkunden und Erfahrungen zu sammeln. Im Workshop erfährt der Anwender was Websites, Features, BCS und zahlreiche weitere SharePoint-Funktionen zu leisten vermögen und kann diese dann in seiner eigenen Umgebung gefahrlos testen. Das ist so ein bisschen wie in der Fahrschule: Erst lernen was Bremse, Gas und Kupplung bedeuten und dann kontrolliert losfahren.

Während der „Spielphase“ erkennt in der Regel jeder Anwender den Bedarf für SharePoint in seinem Unternehmen. „Spielen“ sollten übrigens nicht nur Mitarbeiter der IT Abteilung sondern vielmehr auch Führungskräfte und Projektverantwortliche.

Zudem sollte man wissen, dass eine SharePoint-Einführung im Unternehmen nicht zu einem Stichtag umgesetzt werden kann („Ab heute gilt …“) – viel mehr ist dies ein Prozess mit einer Laufzeit von möglicherweise mehreren Jahren.

Lösen Sie also zunächst die kleinen Probleme – am besten in Abteilungen mit hoher Innovationsbereitschaft – und sammeln Sie Erfahrung. Erst dann macht es Sinn, eine Lösung zu schaffen, die viele Anwender oder das ganze Unternehmen betrifft.

„SharePoint“ stammt von Microsoft. Gibt es vergleichbare Alternativen auch von anderen Herstellern bzw. aus dem Open-Source-Umfeld?

Scheuermann: Diese Frage – die sich sicher viele stellen – ist auch für einen Experten mit wenigen Sätzen nicht leicht zu beantworten. SharePoint vereint viele Ansätze, die mit anderen Produkten sicher effizienter zu lösen sind – allerdings mit deutlichen Grenzen und häufig als Insellösung.

SAP NetWeaver und Lotus Domino können – sehr oberflächlich betrachtet – mit SharePoint verglichen werden. In meiner mehrjährigen Erfahrung als Berater und Consultant hat sich der Kunde aufgrund der Möglichkeiten am Ende jedoch immer für Microsoft SharePoint entschieden.

Können Sie in diesem Zusammenhang eine Empfehlung aussprechen?

Scheuermann: Ja – SharePoint Foundation oder Server – aus eigener Überzeugung.

Was hebt die Microsoft-Lösung von den anderen Alternativen ab?

Scheuermann: Der Produktname „SharePoint“ gibt Aufschluss darüber was dieses Produkt sein möchte und ist: Eine effektive „Verteilerstelle“ für Informationen und Dokumente aller Art.

Es ist spürbar dass seitens der Schöpfer dieses Produktes eine neuartige Philosophie in das Produkt einfließt und wer sich darauf einlässt wird viele neue Möglichkeiten entdecken und Anwenden wollen.

Entgegen dem was man früher von Microsoft so kannte ist SharePoint alles andere als eine Insellösung die immer dann Beschränkungen aufweist oder Kosten verursacht, wenn es „spannend“ wird.

Wie Microsoft-lastig muss eine Software-Infrastruktur sein, um MS SharePoint effektiv einsetzen zu können?

Scheuermann: Sehr Microsoft-lastig. SharePoint braucht eine Fülle von Microsoft Produkten (Windows Server, IIS, .NET, SQL Server, …) als Basis und arbeitet am effektivsten mit Microsoft Office 2010 zusammen.

Seit Version 2010 hat Microsoft allerdings die Beschränkung auf den Internet Explorer aufgehoben und SharePoint Websites für die gängigen Browser freigegeben, was auch recht gut funktioniert.

Die Integration eines Clients in Softwareprodukte anderer Hersteller ist seitens Microsoft nicht beschränkt, jeder kann Anwendungen schreiben die sich nahtlos in SharePoint integrieren.

Abgesehen davon scheint Microsoft mit Hochdruck daran zu arbeiten SharePoint nahtlos in Windows zu integrieren, sodass eine Nutzung mit den Softwareprodukten anderer Hersteller ohne Zusatzaufwand möglich wird.

Der neutrale Betrachter wird zu dem Schluss kommen das sich Microsoft durchaus bemüht die SharePoint Plattform offen und die Anforderungen möglichst gering zu halten.

Sie sind in Sachen SharePoint auch als renommierter Referent und Consultant unterwegs. Was können Teilnehmer von Ihrem aktuellen SharePoint-Grundlagen-Seminar erwarten und wer sollte dieses Seminar unbedingt besuchen?

Scheuermann: Der Verlauf eines SharePoint Seminars ist selten planbar was auf den meist sehr unterschiedlichen Wissenstand der Teilnehmer und die unterschiedlichen Teilnehmerkreise zurückzuführen ist.

Nicht selten sitzen Projektleiter, Kaufleute und IT Administratoren im gleichen Seminar und der Trainer ist dann gefordert sich sehr flexibel auf die Teilnehmer einzustellen.

Mit der aktuellen Seminarreihe möchte ich speziell Administratoren und IT Fachleuten einen Überblick geben, was mit SharePoint wie gelöst werden kann, welcher Aufwand erforderlich ist und wesentliche Faktoren für den stabilen und zukunftssicheren Betrieb einer SharePoint Farm vermitteln – praxiskonform und live an der virtuellen Maschine.

Über den Gesprächspartner:

Thomas Scheuermann ist IT-Consultant mit langjähriger Erfahrung als Administrator, Softwaredesigner und -Entwickler sowie in der Konzeption und Leitung von komplexen IT-Projekten im SMB und im Enterprise-Umfeld. Seit 1998 ist er als Berater und Trainer unter anderem für die Bechtle Systemhäuser im Bundesgebiet und die Hays AG tätig und begleitet die IT-Abteilungen und das Management namhafter Industrie-Unternehmen bei der Einführung, Konzeption und Anpassung von Sharepoint-Systemen und der zugehörigen Infrastruktur. Er ist aktiv in der SharePointCommunity und Gründer der regionalen SharePoint Usergroups Würzburg und Friedrichshafen die im Rahmen regelmäßiger Treffen Probleme im Zusammenhang mit SharePoint diskutieren und Erfahrungen austauschen.

Thomas Scheuermann ist seit März 2010 „Microsoft Certified Technology Specialist“ für Sharepoint und hat zuletzt das Video-Training „SharePoint 2010 Administration“ (video2brain) veröffentlicht.

Gemeinsam mit der CloudComputing-Insider Akademie klärt Scheuermann am 10.05. in Düsseldorf und am 12.05. in München in einem Intensiv-Seminar über den sinnvollen Einsatz von SharePoint auf.

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