Definition Was ist Archivierung (Datenarchivierung, Langzeitarchivierung)?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versteht unter Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. „Kontrolliert“, „systematisch“ und „langfristig“ sind weitere häufig mit dem Begriff in Verbindung gebrachte Adjektive. Grundsätzlich geht es darum, nur noch gelegentlich oder gar nicht mehr verwendete, jedoch aufbewahrungspflichtige oder -würdige Daten weiterhin sicher und griffbereit vorzuhalten.

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„Archeion“ lautete im alten Griechenland die Bezeichnung für Amts- und Regierungsgebäude, von der sich das lateinische Wort archium ableitet. In beiden Fällen stand dies für einen Ort, an dem bedeutende Dokumente und Urkunden aufbewahrt werden. Etwas später entwickelte sich hieraus der Terminus archivum – übersetzt: „Aktenschrank“ –, der in der zweiten Hälfte des 15. Jahrhunderts in die Kanzleisprache Einzug hielt.

Genau in diesem landeten über lange Zeit hinweg die in Behördenstuben oder Unternehmen keine tagesaktuelle Rolle mehr spielenden Unterlagen. Im Zuge der Digitalisierung wird das klassische zentrale Papierarchiv nunmehr sukzessive durch elektronischen Pendants ersetzt. Gemäß des Branchenverbands Bitkom nimmt die Umstellung immer mehr an Fahrt auf – laut Umfrageergebnissen setzte im Jahr 2017 nur noch ein gutes Viertel der deutschen Unternehmen vollständig auf Gedrucktes.

Mehr als nur eine lästige Pflicht

Doch ganz gleich, ob Papier- oder Digitalarchiv: Für die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten gemäß der für sie geltenden Fristen zu sorgen – sei es, ob dies von Gesetzeswegen oder aber anderer für den eigenen Betrieb geltenden Richtlinien vorgeschrieben ist –, gilt vielen lediglich als notwendiges Übel. Mit dieser Aufgabe verbundene Maßnahmen fressen zunächst einmal Zeit und Ressourcen, verursachen somit also Kosten, ohne dass sich dies in einem direkten Gewinn für das Unternehmen niederschlägt.

Dennoch zahlt sich die Umsetzung einer digitalen Archivierungsstrategie aus. Dokumente in Datei- statt in Papierform aufzubewahren, spart Platz und verringert die zuvor für ihre Unterbringung oder den Transport aufzuwendenden Raumkosten. Ebenso lässt sich durch die zentrale, unternehmensübergreifende Bereitstellung vermeiden, dass die Dokumente mehrfach in Form von Kopien vorgehalten werden.

Des Weiteren ist die manuelle Suche nach Informationen zeitaufwändig. Deutlich schneller lassen sie sich auffinden, wenn sie elektronisch gespeichert sind und die Möglichkeit besteht, Volltextrecherchen durchzuführen.

Optimierungspotenziale nutzen

Kostenoptimierungspotenzial birgt jedoch nicht nur der Wechsel von analog zu digital, sondern auch das gewählte Archivierungskonzept. So ist es wirtschaftlicher, Dateien und Daten, auf die nur noch selten oder gar nicht mehr zugegriffen wird, von teuren Primärspeichern auf nachgelagerte kapazitäts-, jedoch weniger leistungsstarke und damit preisgünstigere Lösungen zu verschieben, oder aber bereits in die Jahre gekommene elektronische Archivsysteme zu konsolidieren und durch eine einzige Plattform zu ersetzen. Lizenzgebühren sowie Wartungskosten lassen sich auf diesem Weg senken, und als „Sahnehäubchen“ wird im gleichen Zuge die bestehende IT-Infrastruktur modernisiert.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Richtig Archivieren – alle Bestimmungen und Zeiträume im Überblick

Strategische Geschäftsgründe

Daten, auf die kaum noch zugegriffen wird oder die gerade nicht erforderlich sind, verlieren nicht zwangsläufig an Bedeutung. Vielmehr besitzt ein Großteil von ihnen Referenzcharakter. Damit sind sie für Unternehmen als Nachweis unerlässlich, dass gesetzliche sowie weitere ihr Geschäft betreffende Regularien eingehalten wurden beziehungsweise werden. Ihre Archivierung stellt sicher, dass sie auch künftig verfügbar sind – beispielsweise sobald Prüfungen oder Audits ins Haus stehen.

Zudem können sich die gespeicherten Dateien und darin enthaltenen Daten zu einem späteren Zeitpunkt erneut für verschiedene Zwecke als nützlich erweisen – das Qualitätsmanagement, die Abweisung von Produkthaftungsklagen, die Erfüllung von Kundenanforderungen oder aber die Durchführung zweckgebundener, für die strategische Geschäftsentwicklung förderlicher Analysen.

Begrifflichkeiten und Abgrenzung

Generell wird in Deutschland von elektronischer Archivierung gesprochen, sobald Informationen datenbankgestützt gespeichert werden. Zu den Grundanforderungen zählt, dass diese unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden, dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.

„Langzeit“ bezieht sich darauf, dass die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden, „revisionssicher“, dass dabei den hierfür geltenden im Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) festgehaltenen Anforderungen entsprochen wird. Neben den jeweiligen Fristen gehören Vollständigkeit, Sicherheit, Schutz vor Verfälschungen, Veränderungen oder Verlust gleichermaßen dazu wie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.

Was gilt es sonst noch zu beachten?

Zu den weiteren an die elektronische Archivierung angelegten Kriterien gehört, dass die Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand abgelegt werden müssen, das heißt: mit ihrem Original übereinstimmen. Jede vorgenommene Änderung muss genau protokolliert werden. Dies gewährt nicht nur die Vertraulichkeit und die Integrität der Daten, sondern auch, dass sich deren ursprünglicher Zustand falls nötig wiederherstellen lässt. Darüber hinaus ist ein Berechtigungsmanagement empfehlenswert, sodass nur Anwender mit entsprechender Erlaubnis auf die für sie vorgesehenen Daten zugreifen dürfen.

Darüber hinaus müssen Informationen indiziert abgelegt werden, so dass sie sich sobald erforderlich mittels Suchfunktionen gezielt sowie schnell auffinden, wieder verwenden und reproduzieren lassen. Auch dürfen sie erst nach Ablauf der für sie festgelegten Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht werden. Letztlich muss die für die Archivierung zum Einsatz kommende Lösung so aufgebaut sein, dass sich sämtliche hier gespeicherten Daten bei Bedarf verlustlos auf neue Plattformen, Medien oder Softwareversionen übertragen lassen.

FileLock von Grau Data im Einsatz bei Werum IT Solutions

Echte Langzeitarchivierung leicht gemacht

Archivierung ist nicht Backup

Bei der Archivierung geht es in erster Linie darum, inaktive, für den täglichen Betrieb nicht mehr relevante, dennoch gelegentlich angeforderte Dateien und Daten über einen vorgegebenen, meist langen Zeitraum hinweg unveränderlich und sicher vorzuhalten. Zu Rekonstruktionszwecken muss zudem der Kontext erhalten bleiben.

Wenngleich Backups – von System- und Nutzdaten angelegte Sicherheitskopien – ebenso meist physikalisch getrennt von den IT-Systemen gespeichert werden, dienen sie jedoch einem anderen Zweck: der Wiederherstellung manipulierter, beschädigter oder gänzlich zerstörter Daten.

Von klein bis groß, on- oder offline

Bei Archivsystemen kann es sich um einen einzigen dedizierten Server mit angeschlossenem Massenspeichern bis hin zu weltweit verteilt betriebenen und damit recht komplexen Lösungen handeln, die sich aus einer Vielzahl verschiedener Komponenten zusammensetzten. Hierzu können zum Beispiel zentrale oder an ein SAN angebundene Server, RAID-Systeme und Jukeboxen, WORM-Medien, dezentrale Cache-Speicher sowie natürlich unterschiedlichste Software-Anwendungen gehören.

Unternehmen können für die Archivierung mit Festplatten ausgestattete Online-Speicher nutzen, auf denen die Daten stets zugriffsbereit zur Verfügung stehen. Meist sind diese dateibasiert, jedoch gewinnen Objektspeicher mittlerweile an Beliebtheit. Eine Alternative dazu stellen Offline-Speicher dar, bei denen die Daten auf Band oder andere Wechselmedien geschrieben werden und die damit nicht durchgängig zugänglich sind. Als weiteres gängiges Archivziel hat sich mittlerweile Cloud-Storage etabliert.

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