Suchfunktionalitäten können Mailserver lahmlegen Wenn die Suche zum Risiko wird

Eine wenige beachtete Tatsache: Die große Datenflut kann im Zusammenhang mit Archivsuchfunktionalitäten zum ausgemachten Risikofaktor werden. Im ungünstigsten Fall drohen Mailserverstillstand und Datenverlust.

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PoINT Software & Systems GmbH

DataCore Software GmbH

Fujitsu Technology Solutions GmbH

ARTEC IT Solutions AG

Immer wieder werden Daten falsch abgelegt. Da hilft auch keine noch so klare Leitlinie. Denn Menschen machen Fehler. Egal ob sie nun die geltende Leitlinie nicht verstehen oder sie schlicht falsch auslegen.

Bis zu 50 Prozent ihrer Zeit – so glaubt AIIM-Präsident John Mancin – verbringen Anwender damit, Dokumente zu suchen. Die so aufgewendete Arbeitszeit entspricht bis zu 120 US-Dollar pro falsch abgelegtem Dokument – und das trotz unterschiedlichster Regularien und Leitlinien, die für ein einheitliches Ablagesystem sorgen sollen.

Letztlich sollte der Ablageort von Daten ohnehin bestenfalls zweitrangig sein, sollte man meinen. Wofür gibt es schließlich Suchfunktionalitäten? Die Maxime „chaotisch ablegen, geordnet finden“ sollte also das Ziel sein.

Zeit zum Umdenken

Eben deshalb bieten die Anbieter von Archivsystemen ihre Lösungen zunehmend mit entsprechenden Suchen an. Das dahinterliegende Konzept ist jedoch keineswegs immer das gleiche und bedroht im Zweifel sogar die Stabilität des Mailservers.

Der Blick hinter die schöne Fassade der vermeintlich schönen neuen „Suchwelt“ offenbart nämlich bisweilen Erstaunliches: Man fühlt sich fast an die Tage der ersten Internetsuchmaschinen erinnert. Denn im Archivierungsumfeld finden sich durchaus noch Ansätze mit etwas betagtem technologischem Fundament.

Diese Suchmaschinen beschränken sich auf Meta-Tags und Textfragmente, die sie nach einer internen Logik zur Einordnung in einer Ranking-Position heranziehen. Das Problem dabei: Es mag in der Praxis zwar zu vielen Treffern führen, erschwert damit aber eben das präzise Finden gewünschter Inhalte.

Ärger ist dabei überall dort vorprogrammiert, wo wie im E-Mail-Umfeld Daten sehr schnell entstehen. Vergleichsweise früh führen Suchanfragen dann nämlich zum Stillstand von E-Mail-Servern, weil diese nicht mehr mit dem Entstehen neuer Daten Schritt halten können, so dass der Server die Bremse zieht.

Im besten Fall führt das nur zum Stillstand, im schlechtesten können aber auch Daten verloren gehen. Unproduktiv ist natürlich beides.

Dieser Ansatz ist also beileibe nicht der Weisheit letzter Schluss. Einen anderen Weg skizziert Friedhelm Peplowski, Director Sales und Marketing bei ARTEC: „Wir geben Anwendern die Möglichkeit, nach dem Wörterbuchprinzip zu suchen.

Dahinter steckt letztendlich eine intelligente Indexierung, die es ermöglicht, jeden Content innerhalb von Sekunden zu finden, weil Wörter auf Dokumente zeigen. Diese Technologie beschleunigt und präzisiert das Finden von Daten erheblich.“

Beim Suchen geht es nicht immer nur ums Finden

Aber auch der Benutzerkomfort spielt beim Thema Suche eine nicht zu unterschätzende Rolle. Aufgrund dessen können vorbelegte Suchsystematiken erheblich zur Vereinfachung beitragen, indem sie Anwender dabei unterstützen, die Trefferzahl von vornherein einzugrenzen.

Das Finden von Inhalten bleibt jedoch nicht die einzige Anwendung für Suchfunktionalitäten. Sie lassen sich auch als automatisiertes Monitoring-Werkzeug verwenden, beispielsweise, um das Archiv nach bestimmten Mustern, etwa gespeicherte Wortlisten, zu durchforsten.

„Einer unserer großen Kunden aus dem Finanzdienstleistungssektor benutzt dieses Verfahren, um gezielt gegen Insiderhandel vorzugehen“, erklärt Friedhelm Peplowski. „Dabei werden die archivierten Mails gezielt nach bestimmten Suchmustern durchforstet, die auf den unrechtmäßigen Austausch von vertraulichen Informationen hindeuten.“

Beim Blick in die Mailboxen müssen jedoch der Datenschutz genauso wie die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter gewahrt bleiben. Darüber müssen sich Unternehmen immer im Klaren sein.

Fazit

Gerade in einem immer stärker digitalisierten Umfeld sind effiziente Suchfunktionalitäten eine zentrale Voraussetzung dafür, den Überblick über Unternehmensinhalte zu behalten. Das gilt natürlich auch bei der Archivierung von E-Mails und elektronischen Dokumenten. Einmal mehr zeigt sich dabei aber auch, mit welchen Risken technologischer Ballast verbunden ist.

Und natürlich ist jede Suche, die im E-Mail-Umfeld die Anhänge ausspart, so gut wie nichts wert. Denn insbesondere die enthalten die wichtigen Daten und Informationen.

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