Wie Google-Workspace-Nutzer von einer unabhängigen E-Mail-Archivierungslösung profitieren

Google Vault reicht oft nicht aus Wie Google-Workspace-Nutzer von einer unabhängigen E-Mail-Archivierungslösung profitieren

04.03.2022Ein Gastbeitrag von Kristina Waldhecker*

Ein effizientes Informationsmanagement ist aus datengetriebenen Unternehmen, in denen die Kommunikation primär via E-Mail stattfindet, nicht mehr wegzudenken – nicht zuletzt, weil die E-Mail-Aufbewahrung rechtlichen Vorgaben unterliegt. Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing bei MailStore, erklärt, warum die Nutzung von Google Vault häufig allein jedoch nicht ausreichend ist und Unternehmen eine zusätzliche unabhängige E-Mail-Archivierungslösung in Betracht ziehen sollten.

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Mit Google Vault lassen sich in Google Workspace E-Mails und andere Daten archivieren – doch reicht das beispielsweise für eine Compliance-konforme Archivierung oft nicht aus. Abhilfe schafft eine entsprechende Archivierungslösung.
(Bild: ©Maksym Yemelyanov - stock.adobe.com)

Als Kommunikations- und Kollaborationsplattform vereinfacht Google Workspace die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen jeder Größe. Einer der integrierten Services ist das Verwaltungstool Google Vault, das neben E-Mails auch Daten aus anderen Google-Diensten wie zum Beispiel Hangouts, Chat oder Meet archivieren kann.

Während Unternehmen in den letzten zwei Jahren das Tempo ihrer Digitalisierung erheblich anziehen mussten, fanden zunehmend flexible (Cloud-)Kommunikationslösungen ihren Weg in den Geschäftsbetrieb. Dennoch bleibt die E-Mail weiterhin das bevorzugte Medium, wenn es um den Versand geschäftlicher Informationen und Daten geht. Es verwundert daher nicht, dass sich im E-Mail-Bestand eines Unternehmens eine Vielzahl kritischer Dokumente wie Verträge oder Personaldaten finden lassen.

Gehen diese Daten durch manuelles Löschen oder aus technischen Gründen verloren, kann dies schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben. Nicht nur das über viele Jahre angesammelte Wissen steht auf dem Spiel: Stehen den Mitarbeitern nicht die notwendigen Informationen zur Verfügung, kann dies die Produktivität senken und zu einer dauerhaften Störung des Betriebs führen.

E-Mail-Archivierung als wichtiger Bestandteil jeder IT-Strategie

Darüber hinaus ist mit juristischen Konsequenzen zu rechnen. Denn Unternehmen stehen in der Verantwortung, für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung ihrer E-Mail-Kommunikation zu sorgen. Branchenunabhängig müssen die meisten Unternehmen in Deutschland gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – geschäftsrelevante Dokumente ordnungsgemäß aufbewahren. Ordnungsgemäß bedeutet hier: über mehrere Jahre hinweg zuverlässig sowie revisions- und manipulationssicher.

Diese Aufbewahrungspflicht betrifft beispielsweise Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie weitere Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. In Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Anforderungen aus dem Steuer- und Handelsrecht. Außerdem müssen sie den reibungslosen Zugriff auf die archivierte E-Mail-Kommunikation gewährleisten können. Diese Grundsätze schließen ebenfalls Dateianhänge von E-Mails ein.

Hybride Speicherinfrastrukturen sind mittlerweile Standard. (© Nmedia - stock.adobe.com)

Eine Lösung, die Unternehmen dabei helfen kann, ist der für Google Workspace konzipierte Datenmanagementservice Google Vault, der jedoch nicht in jede Workspace-Umgebung direkt integriert ist. Google bietet seinen Kunden je nach Anforderung hinsichtlich des funktionalen Umfangs und der Anschaffungskosten verschiedene Workspace-Preismodelle. In den kostenintensiveren Preismodellen ist Google Vault bereits enthalten. Bei den vom Preis und Funktionsumfang eher auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgelegten Preismodellen müssen Google-Vault-Lizenzen pro User als Add-on hinzugebucht werden.

Die Stärken und Schwächen von Google Vault

Google-Vault-Nutzer profitieren von mehreren Benefits hinsichtlich der rechtskonformen Archivierung von E-Mails. Unternehmen können die in Workspace beziehungsweise in dem integrierten E-Mail-Dienst Gmail generierten E-Mails sowie die Daten aller relevanten Workspace-Dienste ungeachtet des Volumens über einen beliebig langen Zeitraum aufbewahren und exportieren. Die Plattform erlaubt es Administratoren zudem, die Datenbestände effizient zu durchsuchen.

Die Konfigurierung der Aufbewahrungsregeln stellt Administratoren und autorisierte Nutzer jedoch vor erste Herausforderungen. Aufbewahrungsregeln müssen proaktiv eingerichtet werden, um Daten in Google Vault archivieren zu können. Dazu zählen unter anderem die Festlegung der notwendigen Speicherdauer sowie des gewünschten Löschzeitpunktes. Werden keine Aufbewahrungsregeln definiert, können Nutzer die Daten unwiederbringlich löschen. Und wie viele Cloud-Service-Provider ist auch Google nicht für den Schutz von Unternehmens- und Kundendaten verantwortlich. Diese Verantwortung obliegt den Unternehmen selbst.

In diesem Modell der geteilten Verantwortung müssen Kunden also selbst aktiv Schritte ergreifen, um sicherzustellen, dass ihre Daten angemessen gesichert und archiviert werden. Dazu zählt neben regelmäßigen Backups vor allem die lückenlose, vollständige und manipulationssichere Archivierung (Stichwort: Revisionssicherheit) aller in Workspace generierten geschäftsrelevanten Daten. Eine professionelle E-Mail-Archivierungs-Software kann hierbei wertvolle Unterstützung leisten. Die Verantwortung von Google hingegen liegt in der Bereitstellung und Verfügbarkeit der in Workspace genutzten Dienste wie zum Beispiel Meet, Gmail oder Hangouts.

Viele Gefahren drohen gespeicherten Daten. Auch wenn etwa niemand gern an den Katastrophenfall denkt, ist Verdrängen keine Lösung. (© Mingman Srilakorn - stock.adobe.com)

Daneben ergeben sich weitere Einschränkungen bei der Nutzung von Google Vault. Zum Beispiel ist die Lösung lediglich in der Lage, E-Mails aus Google Workspace und dem integrierten E-Mail-Dienst Gmail zu archivieren. Nutzen Unternehmen zusätzliche andere E-Mail-Systeme, brauchen sie ein zusätzliches Tool, um diese Mails in Workspace zu übertragen. Dass Google Vault nur die Nachrichten eines einzelnen E-Mail-Postfachs pro Nutzer archivieren kann, kommt erschwerend hinzu. Darüber hinaus besteht die Archivierungspflicht von E-Mail-Kommunikation über das Ausscheiden von Mitarbeitern hinaus. Google Vault löscht die Nachrichten jedoch innerhalb von 20 Tagen, sobald ein Account oder eine Lizenz erlöschen. Um diese zu erhalten, benötigen Unternehmen ein kostenpflichtiges Add-on (Archived-User-Lizenzen).

Zudem weisen die Exportoptionen von Google Vault potentielle Schwächen auf: So lassen sich die Daten in den Formaten MBOX oder PST exportieren. Sind im Rahmen eines Audits oder Rechtsstreits andere Formate gewünscht, wie zum Beispiel MSG oder EML, müssen diese mit einem zusätzlichen Tool umgewandelt werden. Außerdem haben Anwender keinen Self-Service-Zugriff auf archivierte Daten. Für die Suche nach und die Wiederherstellung von in Gmail gelöschten E-Mails in Vault muss der Admin von Vault bemüht werden.

Die Vorteile einer unabhängigen E-Mail-Archivierungslösung

In Anbetracht dieser Lücken sollten Unternehmen den zusätzlichen Einsatz einer unabhängigen, professionellen E-Mail-Archivierungslösung in Betracht ziehen, um die rechtlichen Anforderungen, inklusive DSGVO-relevanter Vorgaben, vollständig zu erfüllen. Damit sind Unternehmen in der Lage, große Datenmengen revisions- und manipulationssicher aufzubewahren und zu verwalten sowie archivierte E-Mails über mehrere Jahre hinweg jederzeit verfügbar zu halten.

Dafür kopiert die Lösung E-Mails und Dateianhänge in ein zentrales Archiv. Der Administrator legt unter anderem fest, welche Mails zu welchem Zeitpunkt automatisch übertragen und nach welcher Frist sie optional vom Mail-Server gelöscht werden können. Dabei fungiert die Lösung als Ergänzung sowohl zu Gmail als auch zum – hoffentlich ebenfalls vorhandenen – Backup-System. Denn Backups allein reichen als Aufbewahrungsmedium für E-Mails nicht aus, da die Kopien hierüber lediglich kurz- bis mittelfristig gespeichert werden und Mitarbeiter zwischen den Backup-Zyklen ihre Postfächer manuell leeren können.

Das Storage-Management optimiert die Effizienz und Leistungsfähigkeit der in einem Unternehmen verwendeten Speichersysteme. (gemeinfrei)

Diese kombinierte Lösung bietet Unternehmen einen umfassenden Schutz vor Datenverlust. Sie stellt sicher, dass existierende sowie künftig ein- und ausgehende Nachrichten vollständig geschützt werden. Auf diese Weise bleiben selbst jene E-Mails erhalten, die Mitarbeiter aus ihrem Postfach löschen.

Verfügt eine E-Mail-Archivierungslösung idealerweise über eine Self-Service-Funktion, können Mitarbeiter über eine Volltextsuche selbstständig, schnell und umfassend auf den gesamten E-Mail-Bestand zugreifen und Daten wiederherstellen. Dies steigert nicht nur die Produktivität der Belegschaft, sondern entlastet zudem die IT-Abteilung, da diese sich nicht um jede Suchanfrage kümmern muss. Besonders für Google-Workspace-Nutzer, die sich für eine der preisgünstigeren Lizenzvarianten ohne Google Vault entschieden haben, zahlt sich der Einsatz einer unabhängigen Archivierungslösung aus: Diese fallen zumeist kostengünstiger aus als die zusätzliche Anschaffung von Vault- und Archived-User-Lizenzen pro Nutzer.

Eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung sollte neben diesen Funktionen zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen mit den weiteren üblichen E-Mail-Systemen – egal, ob Cloud-basierend oder On-Prem – kompatibel sein und ein flexibles Speichermanagement ermöglichen. Deduplizierung und Komprimierung reduzieren den allgemeinen Speicherbedarf. Dadurch können Unternehmen ein unabhängiges, zentrales Archiv ihrer E-Mails schaffen, das auch auf lange Sicht hin Revisionssicherheit ermöglicht und Wissen bewahrt.

Fazit

Google Workspace bietet Unternehmen eine Vielzahl von Services und Funktionen, um die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation so einfach und angenehm wie möglich zu gestalten. Jedoch weist gerade Google Vault einige potentielle Schwächen auf, durch die Unternehmen nicht in Gänze den rechtlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufbewahrung ihrer E-Mail-Kommunikation nachkommen können. Hierfür bietet es sich an, eine zusätzliche unabhängige E-Mail-Archivierungslösung wie beispielsweise von MailStore zu implementieren. Diese sorgt für eine vollständige, langfristige, für Mitarbeiter verfügbare sowie revisions- und manipulationssichere Aufbewahrung sämtlicher E-Mails samt Dateianhänge.

Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing bei der MailStore Software GmbH. — (Bild: Stefan Voelker)

*Die Autorin: Kristina Waldhecker ist Manager Product Marketing bei der MailStore Software GmbH. Sie ist seit 2012 für MailStore tätig und arbeitete vor ihrem Wechsel in die Marketingabteilung bereits für MailStores Channel-Sales-Team. Ihr Studium in „International Business“ absolvierte sie in Maastricht und Mailand.