Sharepoint-Integration – Fluch oder Segen Zehn Aspekte, die man vor der Sharepoint-Einführung erwägen sollte

Autor / Redakteur: Silvia Hänig / Rainer Graefen

Die Integration der Sharepoint-Plattform wird häufig technisch begriffen und durchgeführt. Ein Fehler. Die angestrebte Änderung der Kommunikationskultur bräuchte eine fundierte organisatorische Vorbereitung.

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Die Sharepoint-Revolution hat bislang nicht stattgefunden. Zehn Punkte, warum nicht.
Die Sharepoint-Revolution hat bislang nicht stattgefunden. Zehn Punkte, warum nicht.
( Archiv: Vogel Business Media )

Um mit Kollegen und externen Partnern an verteilten Standorten effizient zusammenarbeiten zu können und Informationen und Dokumente zu bearbeiten, spielt für viele Unternehmen die Einführung von MS-Sharepoint eine zentrale Rolle.

Diese Plattform stellt ihnen sämtliche Funktionalitäten zur Verfügung, um kollaborativ, digital und kontextbezogen wichtige Dokumente zu bearbeiten und zu verwalten.

Naheliegend also, dass der Einsatz dieser Technologie im Hinblick auf die Gesamtkosten der IT-Infrastruktur nicht nur Kosten spart, sondern auch die Arbeit der beteiligten Mitarbeiter und Partnerunternehmen effizienter macht.

Die Plattforminstallation allein reicht nicht aus

Soweit die kurz gefassten Vorzüge, die sich ergeben, wenn erst einmal unternehmensweit mit Sharepoint gearbeitet wird. Um allerdings dorthin gelangen zu können, muss die Plattform an allen relevanten Arbeitsplätzen eingeführt werden.

Und genau dieser Schritt wird vielerorts noch weit unterschätzt. Denn hier geht es weniger um die funktionalen Vorteile, sondern vielmehr um das organisatorische Managementgeschick, gewohnte Verhaltensweisen im Umgang mit der Technik zu verändern.

Denn dass Collaboration-Werkzeuge wie Sharepoint letztendlich auch produktiv eingesetzt werden, liegt nicht mehr nur allein in den Händen der IT, sondern vor allem der Mitarbeiter, die mit einer solchen Lösung arbeiten sollen.

Sie müssen sich in eine ganz neue Arbeitsweise einfinden und sie langfristig akzeptieren. Und das gelingt gemeinhin nur dann, wenn die neue Form der Kommunikation einen Mehrwert bringt.

Für IT-Entscheider bedeutet das, technologische Vorteile wie beispielsweise die Nutzung eines Blogs über die persönliche Ansprache jedes Anwenders zu transportieren. So kann er sich langsam mit einer neuen Kommunikationskultur vertraut machen.

weiter mit: Zehn Aspekte, die man nicht vernachlässigen sollte

Auf welche Aspekte es insbesondere bei einer Sharepoint-Integration ankommt, verdeutlicht folgender Punkteplan:

1. Ganzheitlicher Ansatz anstatt Stückwerk

Am Anfang steht ide Ermittlung des Status Quo mit vielen Fragen und die Festlegung des Ziels, also wohin die Collaboration-Reise gehen soll. Zunächst müssen die IT-Verantwortlichen sich einen Überblick darüber verschaffen, wie ihre derzeitigen Kommunikations- und Informationsprozesse ablaufen.

Wie werden Dokumente und Informationen im Team ausgetauscht, verwaltet und bearbeitet? Wieviele Systeme sind in die Abwicklung involviert und wieviele von ihnen müssen die Mitarbeiter demnach beherrschen, um ihren Job erfolgreich zu erledigen? Wie einfach können die Mitarbeiter bisher Informationen aus unterschiedlichen Quellen nutzen, um diese dann gemeinsam im Team zu bearbeiten oder zusammenzuführen?

Die Antworten auf diese Fragen ergeben ein Bild des Ist-Standes, der aktuellen Arbeitsorganisation und zeigen Schwachstellen auf, die im Hinblick auf das geschäftliche Ziel optimiert werden müssen.

Das Ziel für die Einführung von Sharepoint muss sich immer am Unternehmensziel ausrichten. Für eine Umsatzsteigerung müssen beispielsweise die Informationsflüsse besser strukturiert oder die Reisekosten massiv zurückgefahren werden.

In jedem Fall sollte schon bei der initialen Einführung daran gedacht werden, wie sich in den kommenden Jahren der Status der Zusammenarbeit über die jeweils eingesetzten Plattformen weiterentwickeln kann, zum Beispiel durch die Integration sozialer Netzwerke.

2. Nicht ohne den Betriebsrat

Bevor die eigentliche Einführung ansteht, muss der Betriebsrat in das Projekt involviert werden. Schließlich geht es hier auch um einen permanenten Austausch personenbezogener Daten und Informationen. Daher ist es sinnvoll, dem Betriebsrat ein Verständnis für die Vorzüge sowie die Art und Weise der Zusammenarbeit über Sharepoint zu geben.

3. Interne Multiplikatoren aufbauen

Die IT–Abteilung muß vor der eigentlichen Einführung frühzeitig ihre „Multiplikatoren“ benennen. Dieser Personenkreis sollte für die übrigen Mitarbeiter ein Vorbild verkörpern und infolgedessen innerhalb der einzelnen Teams die mit Sharepoint arbeiten müssen, auch die „Leaderfunktion“ übernehmen.

Diese „Multiplikatoren“ sollten dann auch direkt zu „Team-Site Ownern“ ernannt werden, deren Aufgabe es ist dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter im Team die Plattform akzeptieren und lernen, mit ihr zu arbeiten.

4. „Quick wins“ identifizieren

Es ist empfehlenswert, die Sharepoint-Einführung in kleinen Schritten mit Teillösungen vorzunehmen. Naheliegend sind hier zunächst Anwendungen, die bei vielen Mitarbeitern schon zu liebgewonnenen Gewohnheiten geworden sind.

Beispielsweise gilt es E-Mail Attachments durch Pointer zu ersetzen, da Dokumente, die früher angehängt wurden, nur noch über Sharepoint bearbeitet werden. Sogenannte Leuchtturm-Anwendungen, also Lösungen die mit Sharepoint häufig und von vielen Mitarbeitern genutzt werden, können anschließend identifiziert und klar benannt werden.

Durch praxisnahe und gezielte Informationen lassen sich die Vorteile der Applikationen transparenter darstellen, wodurch das Nutzerverhalten gesteuert wird und die Akzeptanz für die neue Lösung steigt.

So wird den Mitarbeitern durch „learning by doing“ schrittweise der Vorteil der Plattform klar und führt sie allmählich an die praktische Nutzung heran.

weiter mit: Sharepoint stellt viele Gewohnheiten auf den Kopf

5. Konkreten Nutzen kommunizieren

Es ist in jedem Fall notwendig, die einzelnen Bausteine im Kontext des jeweiligen Endanwenders zu kommunizieren. Den entsprechenden Personen muss klar werden, warum z.B. die synchrone Bearbeitung eines Dokumentes für den eigenen Job gewinnbringend ist oder inwiefern „Wikis“ die Arbeit künftig sinnvoll unterstützen können.

Wichtig dabei: das neue Office-Portfolio sollte den Mitarbeitern entlang ihrer speziellen Arbeitssituation immer angeboten, nie aufgezwungen werden. Die IT muss in der Lage sein, Funktionalitäten, die in der Zukunft für den Mitarbeiter wichtig werden, frühzeitig zu antizipieren.

6. Architektur dynamisch halten

Richtlinien für die architektonische Weiterentwicklung müssen entlang der Business-Zielsetzung entwicklungsfähig bleiben, beispielsweise für eine bessere Skalierbarkeit.

Das bedeutet allerdings nicht, dass es keinerlei „visual basics“ bedarf. Diese sollten eine einheitliche Basis (z.B. Dashboard) für den weiteren Ausbau von Sharepoint darstellen. Das erleichtert den Anwendern zudem die Nutzerführung und motiviert sie, die Lösung im Alltag zu nutzen.

6. Die Sprache des Anwenders sprechen

Da jeder Fachbereich Sharepoint als individuelle Kommunikationsgrundlage für seine eigene Aufgabenstellung sieht, sollte die IT bereits in der Konzeptionsphase genau wissen, welche Teams über Sharepoint zusammenarbeiten sollen.

Welche Kommunikationsprozesse wird das Projektmanagement benötigen, welche die Marketingabteilung? Stehen die jeweiligen Set-ups fest, sollte der Mehrwert über die neue Form der Zusammenarbeit auch in der Sprache der jeweiligen Anwender kommuniziert werden. Diese Aufgabe muss nicht zwingend die IT-Abteilung übernehmen.

7. Veränderte Verantwortlichkeiten

Da die Einführung von Sharepoint auch eine veränderte Rollenverteilung mit sich bringt, sollte diese schon während des Roll-outs „gelebt“ werden. Ein Team-site Owner ist für das gesamte Management der Teamräume, zum Beispiel für die Vergabe von Berechtigungen, zuständig.

Dementsprechend sollte er gegenüber den Mitarbeitern von Anfang an in dieser Funktion auftreten. Die IT tritt idealerweise bei der eigentlichen Umsetzung in den Hintergrund, und hat hier die Lotsenfunktion inne.

8. Sozio-hierarchische Unterschiede berücksichtigen

Bei der Einführung muss die IT unbedingt verstärkt darauf achten, wer voraussichtlich in der Zukunft über Sharepoint miteinander arbeiten wird, und wo es zu Kompetenz-Gerangel kommen könnte.

Tendenziell tun sich jüngere digital-affine Mitarbeiter leichter, die neue Arbeitsform anzunehmen. Ältere Mitarbeiter oder auch das Management benötigen unter Umständen länger, um sich auf den Austausch mit jüngeren Kollegen einzulassen.

Das sollte die IT mit ins Kalkül nehmen. Die Scheu vor der Zusammenarbeit mit bisher unbekannten Kollegen, beispielsweise im internationalen Umfeld, sollte klar als Chance kommuniziert werden.

9. Kontrollmechanismen berücksichtigen

Bereits innerhalb der Konzeptionsphase sollten die herkömmlichen Kontrollmechanismen überdacht werden. Fragen wie „Welche Kontrollmechanismen greifen innerhalb einer komplett transparenten Arbeitsweise?“, „Wie kann eine produktive Arbeitsweise außerhalb der Sharepoint-Anwendungen sichergestellt werden?“ müssen im Vorfeld geklärt sein.

10. Gewohnheiten verändern

Die schwierigste Aufgabe bei einer Sharepoint-Integration liegt zweifelsohne darin, langfristig die Gewohnheiten der Mitarbeiter verändern zu müssen. Und das führt nur über die Motivation und Überzeugung jedes Einzelnen zum Ziel.

Auch hier empfiehlt es sich, Veränderungen schrittweise über die tägliche Nutzungssituation herbeizuführen. Beispielsweise könnten den Mitarbeitern aktuelle News gleich über den Browser auf der Sharepoint-Oberfläche angezeigt werden.

Sie finden dann stets aktuelle Inhalte vor. Ziel muss es sein, die dauerhafte Erkenntnis „einfacher, schneller, besser“ beim Mitarbeiter hervorzurufen und die neue Arbeitsweise auch von Anfang an im Management vorzuleben.

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