Wirtschaftlichkeit von Archivierungsalternativen Papierarchiv, Mikrofilm und Digitalisierung im VergleichPapierarchiv, Mikrofilm und Digitalisierung im Vergleich

Mit der Digitalisierung von Dokumenten wird dem Archiv heute gerne das Attribut „aktiv“ vorangestellt. Das Suchen vereinfacht sich damit zwar, aber zu hohen Kosten. Der Artikel untersucht die verschiedenen Formen der Archivierung, zeigt neue Wege auf und stellt Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen an.

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Die heute möglichen Archivierungsalternativen unterscheiden sich wesentlich durch ihre technischen Charakteristika und die damit verbundenen Organisationsverfahren. Allerdings lassen sich alle teilweise oder vollständig unternehmensintern oder auch über spezialisierte Dienstleister abwickeln. Für die Aufbewahrung von Akten kommen folgende Aufbewahrungsformen in Frage.

Papierarchiv

Grundsätzlich sind an eine befristete Verwahrung dieselben Anforderungen zu stellen wie an eine dauerhafte Archivierung. Zu den grundlegenden Bedingungen für Magazine zur Papierverwahrung gehören eine Temperatur zwischen 14 und 18 Grad, eine maximale Luftfeuchtigkeit von 35 bis 50 Prozent, der Schutz vor natürlicher Belichtung durch Tageslicht und eine Lichteinstrahlung von maximal 50 bis 80 Lux sowie eine gas- und staubfreie Luft.

Die Verwahrung von Papier erfolgt darüber hinaus in säurefreien Archivkartons und möglichst in zusätzlichen Archivmappen mit einer Lagerung der Boxen in einer Regalanlage. Ein solches Magazin kann entweder selbst betrieben oder die Lagerung durch einen externen Dienstleister übernommen werden.

Als expliziter Kostenfaktor der papiernen Verwahrung ist der Raumbedarf in allen seinen Kostenfacetten von der Miete über den möglichen Personalaufwand bis zur anforderungsgerechten technischen Ausstattung und den allgemeinen Betriebskosten hervorzuheben.

Zudem steht diese Form der aktuellen technischen Entwicklung entgegen, die eine zunehmende Digitalisierung verwaltungstechnischer Abläufe, insbesondere der Aktenführung, nach sich zieht. Hier können gegebenenfalls zukünftige Zusatzkosten für Retrodigitalisierungen entstehen.

Verwahrung auf Mikrofilm

Unter analoger Verfilmung wird die Konversion von Papierdokumenten auf Mikrofilm unter Verwendung einer Mikrofilmkamera verstanden. Aus Kapazitätsgründen, die für eine wirtschaftliche Verwahrung im Vordergrund stehen, sollte die Umwandlung im Durchlaufverfahren erfolgen. Dieses impliziert jedoch einen Anachronismus, da die Produktion dieser Kameras faktisch eingestellt ist. Die Verfilmung kann jedoch auf 16-Millimeter-Silberhalogenidfilm oder dem aus dem gleichen Material bestehenden Fiche oder dem Planfilm mit 105 Millimetern vorgenommen werden.

Der Silberhalogenidfilm bietet sich sowohl aufgrund der langfristigen Haltbarkeit – es wird von über 500 Jahren ausgegangen – als auch des vergleichsweise geringen Platzbedarfs als Aufbewahrungsmedium an. In Anbetracht der zunehmenden Digitalisierung der Aktenführung steht des Weiteren auch hier gegebenenfalls eine Retrodigitalisierung zur Diskussion.

Digitalisierung und digitale Archivierung

Ähnlich der analogen Verfilmung sollte aus Kapazitätsgründen die Digitalisierung im Durchlaufverfahren erfolgen. Als Datenformate kommen für die Dokumente PDF/A oder TIFF in Frage. Die Speicherung der Digitalisate ist im Wesentlichen von der Zugriffsintensität abhängig. Ein hoher Rückgriff bedingt eine schnelle Zugriffsgeschwindigkeit und damit entsprechende Speichertechnologien wie Plattenspeicher.

Ist der Zugriff dagegen gering, so kann auch eine reine Bandspeicherlösung als ausreichend betrachtet werden. Aus Gründen der Datensicherung sollte zudem eine Zweitsicherung der Digitalisate räumlich getrennt von der Erstsicherung angelegt werden.

Die digitale Aufbewahrung entspricht der technischen Entwicklung und erlaubt zudem einen effektiven Zugriff auf die verwahrten Aufzeichnungen. Gleichzeitig steht diese Form vor dem Hintergrund des exorbitanten Innovationstempos der Informationstechnologie, was periodische Migrationen auf moderne Speichermedien wie Datenformate nach sich zieht, um die Nutzbarkeit der Aufzeichnungen zu erhalten. Als weitere Methode käme die Emulation in Frage. Für beide Verfahren lassen sich die Kosten aufgrund der nicht absehbaren technischen Entwicklung nur bedingt berechnen.

Verwahrung auf Mikrofilm

Im Hybridverfahren erfolgt zunächst eine Digitalisierung der Papier-basierenden Aufzeichnungen. Danach werden die Digitalisate auf Mikrofilm ausbelichtet. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, unter Nutzung moderner Technik die papiernen Aufzeichnungen auf den langfristigen Mikrofilm zu konvertieren.

Aufgrund des Verfahrens wird vor der Ausbelichtung auf Film ein Digitalisat erzeugt. Dies impliziert faktisch die Möglichkeit zweier Verwahrungsformen: das Digitalisat als Nutzungs- und der Film als Verwahrungsmedium.

Für ein solches Vorgehen sind jedoch die Kosten zu betrachten. Sofern nur der Film gewählt wird, steht in Anbetracht der zunehmenden Digitalisierung der Aktenführung möglicherweise eine Retrodigitalisierung zur Debatte. Aber aufgrund des technischen Aufwands bietet sich eine Konversion innerhalb von Unternehmen oder Behörden jedoch nur bedingt an.

Relevante Faktoren der Wirtschaftlichkeitsmatrix

Eine pauschale Bewertung und wirtschaftliche Gegenüberstellung der verschiedenen Archivierungsmethoden lässt sich angesichts der jeweils sehr individuellen Verhältnisse kaum vornehmen. Deshalb haben auch generelle Aussagen etwa zu den typischen Kostenvorteilen bei der elektronischen Archivierung nur einen sehr bedingten Wert, weil sie in ihrer Pauschalität die konkreten Bedingungen nicht ausreichend abbilden können.

Vielmehr sind bei der Berechnung der Wirtschaftlichkeit der einzelnen Verwahrungsformen allein schon verschiedene quantitative Parameter zu berücksichtigen. Dazu gehören insbesondere die Aktenmenge und Anzahl der Dokumente beziehungsweise ihre Seitenzahl, der Archivierungszeitraum sowie das Volumen der Aufzeichnungen, die in andere Medien umzuwandeln sind.

Sie stehen in enger Beziehung und gegenseitigen Wechselwirkungen mit verschiedenen Kostenarten wie vor allem Raumkosten, Personalaufwendungen, Materialkosten (Papier, Speichermedien etc.), Technikkosten (Konversionstechnik, DMS-Software, Speichersysteme etc.) sowie Aufwände für Transport und Vernichtung von Akten.

Eine solche Matrix aus numerischen Parametern und Kostenarten ist im Rahmen der Wirtschaftlichbetrachtungen für jede der möglichen Archivierungsalternativen anzulegen, um zu objektiv vergleichbaren Werten für Planungsentscheidungen zu gelangen. Die Ermittlung der erforderlichen Daten stellt zwar in der Praxis meist ein schwieriges und aufwendiges Verfahren dar, ohne sie lässt sich jedoch keine fundierte Bewertungsbasis schaffen.

Outsourcing

Zu einer fundierten Wirtschaftlichkeitsanalyse gehört auch zu untersuchen, welche Aufgaben am Günstigsten innerhalb einer Organisation erfolgen kann und welche Archivierungsfunktionen möglicherweise von einem externen Dienstleister übernommen werden können.

Hierdurch erweitert sich die Matrix der wirtschaftlichen Analyse für die verschiedenen Archivierungsformen zusätzlich. Sie wird noch komplexer, wenn die Outsourcing-Strategie breiter angelegt wird und Dienstleistungen nicht nur von einem Anbieter genutzt werden.

So ist beispielsweise denkbar, einen privaten Serviceanbieter mit der Konversion und Verwahrung von Dokumenten zu betrauen, aber die digitale Archivierung auf das Rechenzentrum einer anderen Behörde zu übertragen.

Durch eine solche und prinzipiell verschiedenartig gestaltbare Kombination lässt sich möglicherweise eine zusätzliche Verbesserung der Gesamtkostensituation bei den Archivierungsanforderungen erzeugen.

Weitere Informationen zum Thema Archivierung erhalten die in der kommenden Ausgabe unseres Fachmagazins STORGAE. Unser Tipp: „Digitales Archiv auf Film – nur Papyrus und Stein halten länger”. Ausgabe 4 erscheint am 7. August. Registrieren Sie sich jetzt (Link siehe unten), und Sie bekommen STORAGE künftig regelmäßig kostenlos nach Hause geliefert.

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