Datenbankgestützte Lösung Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Autor / Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber / Dr. Jürgen Ehneß

Ein Dokumentenmanagementsystem erfasst, strukturiert, verwaltet, verteilt und archiviert elektronische Dokumente unterschiedlicher Art. Es arbeitet datenbasiert und unterstützt in Unternehmen Prozesse und Workflows verschiedener Unternehmensbereiche. Das DMS kann On-Premises oder Cloud-basiert realisiert sein.

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Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
(Bild: © aga7ta - Fotolia)

Die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem lautet „DMS“. Es handelt sich um eine datenbankgestützte Soft- und Hardware-Lösung, die elektronische Dokumente unterschiedlicher Art verwaltet. Typische Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems sind das Erfassen, Strukturieren, Verteilen und Archivieren der Dokumente.

Der komplette Lebenszyklus eines Dokuments wird vom Dokumentenmanagementsystem unterstützt. Elektronische Dokumente sind beispielsweise:

  • eingescannte Papierdokumente und Schriftstücke,
  • Textdokumente und Tabellenkalkulationen,
  • Grafiken, Bilder und Fotos,
  • Formulare,
  • Dateien in Text- und Codeformaten wie ASCII, HTML, CSV, XML und anderen,
  • Video- oder Audiodateien.

In einem Unternehmen ist es eine zentrale Aufgabe des DMS, die Dokumente für die verschiedenen Unternehmensbereiche zugänglich zu machen und Prozesse oder Workflows zu unterstützen. Zudem sorgt es durch eine revisionssichere Archivierung für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder von Compliance-Richtlinien.

Je nach Lösung arbeiten die Dokumentenmanagementsysteme auf On-Premises-Equipment in der eigenen IT-Umgebung oder Cloud-basiert bei einem externen Anbieter. Auf dem Markt sind kostenpflichtige Lösungen zahlreicher Hersteller und Cloud-Anbieter sowie kostenlose Open-Source-basierte Software-Produkte erhältlich.

Die Grundfunktionen eines DMS

Die Grundfunktionen eines DMS sind:

  • das Erfassen der Dokumente (auch von Dokumenten in Papierform – Digitalisierung durch Einscannen),
  • das Ordnen und Strukturieren der Dokumente und das Speichern der Metadaten,
  • das Bereitstellen und Verteilen der Dokumente für Prozesse und Workflows,
  • das revisionssichere Archivieren der Dokumente.

In der Regel legt das Dokumentenmanagementsystem die erfassten elektronischen Dokumente in ein über das Netzwerk angebundenes datenbankgestütztes Archiv ab. Über die Inhalte und Metadaten lassen sich die Dokumente ordnen, strukturieren und wiederfinden.

Typische Metadaten sind Informationen über den Ersteller, über das Erstelldatum und über die Art des Dokuments sowie Schlagworte zum Inhalt der Dokumente. Eine Volltextsuche ist im DMS integriert.

Dank der Netzwerkanbindung des Archivs ist eine problemlose Verteilung der Dokumente zur Unterstützung der Workflows in einer Organisation möglich. Die Dokumente werden versioniert und revisionssicher archiviert. Hierfür ist eine unveränderbare, schreibgeschützte Ablage der Dokumente notwendig.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Typische Vorteile durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems sind:

  • effizientere Prozesse und Workflows,
  • Reduktion des Papieraufwands und der Druckkosten,
  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben,
  • schnelles Finden von Dokumenten,
  • zentrale Verfügbarkeit der Dokumente für alle Unternehmensbereiche,
  • Unterstützung der Teamarbeit,
  • revisionssichere Archivierung,
  • automatische Versionierung der Dokumente und Nachvollziehbarkeit aller Veränderungen der Dokumente,
  • Unterstützung der DSGVO-konformen Verarbeitung personenbezogener Daten,
  • Vermeidung von Dokumentenredundanzen,
  • hohes Sicherheitsniveau der abgelegten Dokumente durch Rechtekonzepte, Authentifizierung und Verschlüsselung.

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