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E-Mail-Archivierung auf dem rechtlichen Prüfstand

Das Löschen im E-Mail-Archiv braucht mehr als eine Löschfunktion

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In der Cloud ist die Sichtweite reduzierter

Für eine geeignete Lösung bei derartigen Problemen konzentrieren sich einige Experten auf Cloud-Service-Modelle. Dieser Ansatz erscheint auf den ersten Blick für viele Unternehmen interessant, doch birgt er auch immense Risiken.

Bereits einige weitere Fragen, lassen schnell Zweifel aufkommen. Stehen die zu hostenden Server tatsächlich im Inland, oder befindet sich nur das Eingangsgateway auf deutschem Boden?

Wie weisen entsprechende Anbieter die Originärität der archivierten Daten nach? Wie wird dem Datenschutz Sorge getragen, und wer garantiert, dass die archivierten Daten keiner unerlaubten Nutzung durch den Cloud-Anbieter unterliegen?

Überprüfbarkeit in der Cloud braucht Spezialisten

Dazu kommt, dass in E-Mails neben dem eigentlichen Inhalt auch personenbezogene Daten enthalten sind oder sein können. Nicht zuletzt ist festzustellen, dass die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in diesem Marktsegment eher selten thematisiert werden.

Die Vielzahl der Angebote am Markt, die erforderlichen Merkmale eingehend zu prüfen, um eine treffende Entscheidung fällen zu können, liegt meist weit ab der Möglichkeiten eines Unternehmens. Dabei wird es zunehmend wichtiger, sich den Rat von erfahrenen Spezialisten einzuholen.

Doch auch wenn die aktuelle Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes einen engeren Rahmen für diesen Bereich geschaffen hat, die Brücke zwischen geltendem Recht, Technik und Umsetzung zu schlagen, stellt auch heute noch viele Fachleute vor eine große Herausforderung.

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