Umfrage von Mailbox.org Deutsche KMUs: E-Mails bleiben wichtig

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Im Geschäftsalltag sind E-Mails bei deutschen KMUs nach wie vor die beliebteste Kommunikationsform. Gleichzeitig besteht ein hoher Bedarf an sicherer E-Mail-Infrastruktur. Das sind die Ergebnisse einer im Juli 2022 von YouGov im Auftrag von Mailbox.org durchgeführten Umfrage.

Der auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisierte E-Mail-Dienst Mailbox.org der Heinlein Support GmbH hat mehr als 500 IT-Entscheider in kleinen und mittelgroßen deutschen Unternehmen aus verschiedenen Branchen online interviewen lassen. Die Umfrageergebnisse sprechen für das Berliner Unternehmen eine klare Sprache: Für 57 Prozent der Befragten seien E-Mails das wichtigste Kommunikations-Tool im Geschäftsalltag, für weitere 29 Prozent das zweitwichtigste. Eine vergleichbare Beliebtheit habe nur noch das Telefon: Für 29 Prozent sei es das beliebteste, für 48 Prozent das zweitbeliebteste Kommunikations-Tool. Danach folgen Messenger, Social Media, der klassische Brief und als Schlusslicht das Fax.

Die Gründe für die Beliebtheit von E-Mails seien ebenso eindeutig: Bei den Befragten gelten sie als schnell (78 %), als etablierter Standard in der Kommunikation (72 %) und unkompliziert (70 %).

Die Ergebnisse zeigen jedoch gleichzeitig eine Diskrepanz in der Wahrnehmung und dem Alltag in deutschen Unternehmen, so Mailbox.org. Überraschenderweise sei nur rund die Hälfte der Befragten (52 %) der Meinung, dass E-Mails ein verlässliches Kommunikations-Tool darstellten. Noch geringer sei das Vertrauen in die Sicherheit (34 %) beziehungsweise in die Rechtssicherheit (28 %).

E-Mails werden also gern genutzt, aber viele der befragten IT-Entscheider sehen noch erheblichen Verbesserungsbedarf, wenn es um Sicherheit und Datenschutz geht. So seien 91 Prozent der Befragten „eher“ oder „voll und ganz“ der Meinung, dass diese Aspekte in der E-Mail-Kommunikation sehr wichtig für ihr Unternehmen seien. Trotz dieses Bewusstseins für die Wichtigkeit von Sicherheit und Datenschutz hätten jedoch nur 55 Prozent der Befragten angegeben, dass ihr Unternehmen für die E-Mail-Kommunikation eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wie PGP oder S/MIME nutze.

Von diesen 55 Prozent seien circa zwei Drittel (69 %) der Meinung, dass eine solche Verschlüsselung bei sensiblen Themen oder Dateien, die per E-Mail verschickt werden müssten, ein zusätzliches Maß an Vertraulichkeit und Schutz biete. So könnten befürchtete Risiken unverschlüsselter Daten wie finanzielle Schäden, Reputationsverluste oder juristische Folgen vermieden werden.

„Die Umfrageergebnisse zeigen klar, dass E-Mails nach wie vor das wichtigste Kommunikations-Tool im Geschäftsalltag deutscher Unternehmen darstellen. Viele Unternehmen versäumen es jedoch, ihre E-Mail-Kommunikation hinreichend zu schützen, beispielsweise durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder die Wahl eines auf Sicherheit spezialisierten Anbieters, mit entsprechenden Auswirkungen auf das Vertrauen in die Sicherheit von E-Mails“, sagt Peer Heinlein, Gründer und Geschäftsführer von Mailbox.org. „Der Bedarf an sicherer und datenschutzkonformer E-Mail-Infrastruktur ist also hoch, gerade in Zeiten immer häufiger auftretender Cyberrisiken. Ein zuverlässiger externer Partner kann Unternehmen hier effektiv dabei unterstützen, bei minimalem Aufwand alle Standards hinsichtlich Datensicherheit, Datenschutz und Compliance zu erfüllen.“

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