gesponsertDatenverluste und Bußgelder vermeiden E-Mail-Archivierung als Teil der Cyber-Resilienz-Strategie

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MailStore Software GmbH

Unternehmen versenden einen beträchtlichen Anteil geschäftskritischer Informationen via E-Mail, wie zum Beispiel Rechnungen und Verträge. Der Verlust dieser Daten kann nicht nur Geschäftsprozesse beeinträchtigen, sondern auch zu hohen Bußgeldern und Reputationsschäden führen und im schlimmsten Fall zur Existenzbedrohung werden.

Die Ursachen für den Verlust von E-Mail-Daten reichen vom (un-)absichtlichen Löschen über Cyber-Angriffe bis hin zum Systemausfall im (Cloud-)Rechenzentrum. Unternehmen müssen deshalb Maßnahmen ergreifen, um diese Daten zu schützen und für eine optimale Nutzung jederzeit verfügbar zu halten.

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, um ihre Cyber-Resilienz zu stärken? Das verrät Philipp Inger, Lead Brand Content Writer der MailStore Software GmbH.

E-Mail-Archivierung und Backups: Das Dream-Team der Business Continuity

Zu einer erfolgreichen Cyber-Resilienz-Strategie gehören Maßnahmen, die der Wiederherstellung von Daten und Prozessen nach einer Störung oder einem Verlust dienen. Damit dies im Ernstfall funktioniert, müssen Unternehmen ihre Datenbestände sichern – einschließlich der ein- und ausgehenden E-Mails. Grundlage dafür sind zumeist Backup-Systeme. Allerdings erfassen diese nur den Datenbestand, der zum jeweiligen Backup-Zeitpunkt vorhanden ist. Kommt es zwischen den Backup-Zyklen zu einem Datenverlust, lassen sich verlorene Inhalte unter Umständen nicht wiederherstellen.

Für einen vollumfänglichen, revisionssicheren Schutz des E-Mail-Bestandes sollten Unternehmen ihre Backup-Lösung mit einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung kombinieren. Diese speichert alle ein- und ausgehenden E-Mails samt der Dateianhänge in einem zentralen Archiv, noch bevor diese in den Postfächern der Mitarbeiter sichtbar werden. Bei einem Ausfall der E-Mail-Server oder dem Verlust einzelner E-Mails haben Mitarbeiter im E-Mail-Archiv mithilfe von Such- und Wiederherstellungsfunktionen weiterhin Zugriff auf ihren E-Mail-Bestand.

Ein häufig übersehenes Must-have: Revisionssicherheit dank E-Mail-Archivierung

Die Vorteile einer E-Mail-Archivierungslösung reichen jedoch weiter. In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind die meisten Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, steuer- und handelsrechtlich relevante Dokumente in elektronischer Form über einen festgelegten Zeitraum hinweg vollständig, revisionssicher und dauerhaft verfügbar aufzubewahren. Neben diesen rechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen die datenschutzkonforme Datenspeicherung und -verarbeitung gewährleisten. Auch in diesem Kontext unterstützt eine E-Mail-Archivierungslösung, diese Anforderungen praktisch umzusetzen.

Die E-Rechnung kommt: Welche Rolle die E-Mail-Archivierung dabei spielen kann

Ab dem 01.01.2025 muss in Deutschland bei der Rechnungsstellung im B2B-Sektor grundsätzlich auf die E-Rechnung umgestellt werden. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt und kann elektronisch weiterverarbeitet werden. Das bedeutet, dass Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format nicht mehr erlaubt sind. Für Unternehmen bestimmter Größen wird es noch einige Zeit Übergangsfristen geben. Doch der Umstieg auf die E-Rechnung wird früher oder später Pflicht.

Damit geht auch die Aufgabe einher, für den Schutz und die Aufbewahrung der E-Rechnungen zu sorgen. Werden E-Rechnungen nicht über ERP-Systeme versendet und empfangen, sondern per E-Mail, dann spielt die E-Mail-Archivierung eine große Rolle. Denn eine E-Mail-Archivierungslösung kann sämtliche E-Mail-Daten, d.h. auch per E-Mail versendete und empfangene E-Rechnungen, über einen beliebig langen Zeitraum manipulationssicher im E-Mail-Archiv sichern.

E-Mail-Archivierung – ein Must-Have

Diese Mehrwerte machen eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung zu einem unverzichtbaren Bestandteil der IT-Strategie. Sie sorgt dafür, dass sich E-Mail-Daten im Ernstfall vollständig wiederherstellen lassen, und beugt somit einem Datenverlust vor. Außerdem unterstützt sie Unternehmen in der Compliance für Datenschutz und Revisionssicherheit und kann auch beim Thema E-Rechnung einen wertvollen Beitrag leisten.

Das Unternehmen MailStore bietet allen Interessenten die Möglichkeit, die professionelle E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server kostenlos und unverbindlich 30 Tage lang zu testen.

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