Digital-Workplace-Lösung erhöht den Datenschutz IT-Sicherheit unter Druck – Tampoprint optimiert seinen Dateitransfer

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Das kennt man: Via E-Mail will man „mal eben“ eine Datei versenden, da meldet der E-Mail-Client: „Ihr Anhang überschreitet die maximale Größe.“ Tritt dieses Szenario immer wieder auf, beeinträchtigt es gesamte Arbeitsabläufe in Unternehmen. Hinzu kommt, dass der E-Mail-Versand nicht DSGVO-konform ist und der Schutz von Daten dabei nicht hundertprozentig gegeben ist, was aber gerade für sensible Daten wichtig ist. Aus diesen Gründen begab sich die interne IT des Unternehmens Tampoprint auf die Suche nach einer neuen Lösung.

Tampoprint hat sich von einem Ein-Mann-Gravurbetrieb zu einem marktführenden Sondermaschinenbauer für Tampondruck und Lasergravuren entwickelt. Heute stellt sich das Unternehmen immer wieder neuen Herausforderungen. So bedruckt Tampoprint nicht nur Bierdeckel, Spritzen oder Pflaster, sondern auch Medien, die bis dato als nicht druckbar galten. „Bei unserer Arbeit steckt die Perfektion im Detail. Es kommt auf jeden noch so kleinen Bereich an: Nur wenn dieser stimmt, kann das gesamte Printprodukt überzeugen“, sagt Oliver Neth, IT-Leiter von Tampoprint. „Solch einen Qualitätsanspruch haben wir auch an unsere IT-Sicherheit – und hier haben wir vor Kurzem gemerkt, dass wir in diesem Bereich etwas Nachholbedarf haben.“

IT-Sicherheit erhöhen – Arbeitsalltag optimieren

Die Bedienung der bisherigen Lösung, um Dateien zu verschicken, war kompliziert: Es gab für verschiedene Abteilungen, die involviert waren, nur einen Public-Folder, und die Kennwörter mussten nach jeder Benutzung geändert werden. So sollte eine neue geeignete Lösung den Arbeitsalltag erleichtern und optimieren. Wichtig war, dass diese Lösung die Arbeitsprozesse der 150 Mitarbeiter beschleunigt und eine Möglichkeit bietet, mit großen Dateimengen umzugehen. „Gerade das Löschen von Daten nach einer bestimmten Zeit liegt uns sehr am Herzen – nicht nur, um unsere Server zu entlasten, sondern auch aufgrund des Datenschutzes“, erläutert Neth. „Daher sollte die neue Lösung es uns ermöglichen, Dateien sicher und DSGVO-konform zu versenden – und dies möglichst einfach, sodass jeder Mitarbeiter umgehend in seine Arbeitsroutinen zurückkehren kann.“

Entscheidung war schnell gefallen

Anhand dieser konkreten Anforderungen fiel es den Verantwortlichen bei Tampoprint leicht, sich schnell für eine geeignete Lösung zu entscheiden. Über das Unternehmen Thinking Objects wurden sie auf Secudos und die Lösung Qiata aufmerksam. „Als uns Thinking Objects die Funktionen von Qiata erklärt hatte, wussten wir sofort, dass wir genau diese Lösung benötigen: Die Plattform gewährleistet einen einfachen, DSGVO-konformen Dateiversand – unabhängig von der Dateigröße – und löscht Daten nach einer individuell festgelegten Zeit automatisch. Dies hat uns von Anfang an beeindruckt“, fasst Neth zusammen.

Innerhalb von zwei Tagen implementierte Secudos-Partner Thinking Objects zusammen mit der IT-Abteilung von Tampoprint Qiata im gesamten Unternehmen. Dazu waren keine speziellen technischen Voraussetzungen notwendig.

Zeit- und Kostenersparnis durch Qiata

Durch den Einsatz von Qiata sparen die Mitarbeiter von Tampoprint viel Zeit. War der Dateiversand bis dato mit großem Aufwand verbunden, erfolgt er heute schnell und einfach. „Wir haben deutlich gemerkt, dass wir jetzt viel mehr Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben haben. So müssen wir auch nicht mehr darauf achten, dass Dateien wieder gelöscht werden – das übernimmt Qiata jetzt automatisch für uns“, sagt Oliver Neth. „Insgesamt ist Qiata eine einfach zu bedienende Software, die von unseren Mitarbeitern zu jeder beliebigen Zeit sehr stark genutzt wird.“

*Die Autorin: Katharina Jendrny, freie Journalistin

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