Revisionssicher oder rechtssicher archivieren

Wenn die E-Mail das Archiv kompromittiert

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Die Anforderungen und ihre Umsetzung sind im Detail in „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) nachzulesen. Die GoBS beinhalten die Vorgaben für die Verfahrensdokumentation, die zum Nachweis des ordnungsmäßigen Betriebes des Systems erforderlich ist. In Kurzform handelt es sich dabei um folgende Vorgaben:

  • Verfahrensdokumentation / IKS (Internes Kontroll-System)
  • Während Übertragungs- / Scanvorgang darf keine Bearbeitung möglich sein
  • Indexierung / Risiko der Unauffindbarkeit ist zu reduzieren
  • Datensicherheitskonzept
  • Schutz vor Verlust / Veränderung
  • Lesbarkeit der Datenträger ist regelmäßig zu prüfen

Revisionssichere Archivierung erlaubt keine Löschung

Von der revisionssicheren Archivierung ist die „rechtssichere“ Archivierung zu unterscheiden. Die revisionssichere ist ein Bestandteil der rechtsicheren Archivierung. Die revisionssichere Archivierung orientiert sich vornehmlich an den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts, die rechtssichere greift alle relevanten Vorschriften auf. Wünschenswert ist somit eine rechtsichere und nicht nur eine revisionssichere Archivierung.

Ein Beispiel: Digitale Röntgenaufnahmen sind gemäß § 28 RöntVO 30 Jahre aufzubewahren. Die steuerliche Aufbewahrungsfristen verlangt allerdings nur zehn Jahre plus X. Und wie sieht es aus, wenn Unterlagen vernichtet werden müssen?

Dazu ein weiteres Beispiel. Der IT Leiter eines Krankenhauses hat ein Archivsystem angeschafft. Sämtliche eingehenden E-Mails werden von Spam, Viren, Malware etc. befreit und dann automatisch ins Archiv überführt. Das Archiv erfüllt die Anforderungen der Revisionssicherheit.

Betrachten wir dazu die E-Mail-Korrespondenz:

1. E-Mail-Beispiel (T1): Zwei Kollegen haben einen Besprechungstermin vereinbart. Bei dieser Email handelt es sich um personenbezogene Daten nach dem Bundesdatenschutzgesetz, die nach drei Monaten vernichtet werden soll. Das ist ein Widerspruch zum revisionssicheren Archiv.

2. E-Mail-Beispiel (T2): Das Krankenhaus hat online Pflaster bestellt. Dieser Vorgang ist steuerlich relevant und ist daher zehn Jahre aufzubewahren.

3 E-Mail-Beispiel (T3): Per E-Mail hat sich ein Arzt des Krankenhauses mit einen niedergelassenen Kollegen über das Röntgenbild eines Patienten ausgetauscht. Dieses war der E-Mail angehängt. Dieses Bild muss 30 Jahre aufbewahrt werden. Das revisionssichere Archiv ist aber nur für einen Zeitraum von zehn Jahren plus X ausgelegt.

So einfach ist es eben nicht mit der Archivierung in der digitalen Welt. Obwohl Storage-Hersteller die Revisionssicherheit ihrer Systeme als Gütesiegel benutzen, entsprechen diese noch lange nicht dem Anspruch rechtssicher.

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