Moderne Datenmanagement-Plattformen Wie man Compliance-Katastrophen vermeidet

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Mit modernem Datenmanagement können Compliance-Probleme beseitigt werden. Diese Anforderungen müssen moderne Lösungen zur Verwaltung unstrukturierter Daten erfüllen.

Herausforderungen der vorschriftsgemäßen Datenverwaltung

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Daten ist für alle Organisationen eine anspruchsvolle Aufgabe. Die Datenmengen und die Vorschriften zu ihrer Verwaltung nehmen stetig zu. Parallel dazu entwickeln sich Datenschutz- sowie Datensicherheitsanforderungen immer weiter – genauso wie die eingesetzten Technologien. Dadurch wird das System immer komplexer, und Organisationen müssen branchenweit verstärkt darauf achten, alle Vorschriften einzuhalten. Diese zunehmende Komplexität wirkt sich auch direkt auf die IT-Budgets aus. Die Unternehmensberatung Accenture prognostiziert einen Anstieg der Kosten für die Einhaltung der immer komplexer werdenden Vorschriften um bis zu 30 Prozent in den kommenden Jahren.

Branchenspezifische Datenregelungen

Besonders in stark regulierten Branchen ist es selbst für erfahrene Teams schwierig, jederzeit einen vollständigen Überblick über die korrekte Speicherung aller Unternehmensdaten zu behalten. Beispielsweise müssen Unternehmen aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) genau darauf achten, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern.

Im Finanzsektor gibt es Vorschriften wie SEC 17a-4, die vorschreiben, dass bestimmte Daten unverändert und dauerhaft gespeichert werden müssen. Jede Branche hat ihre eigenen Datenregelungen, und es kann eine Herausforderung sein, diese stets im Blick zu behalten. Verstöße gegen diese Vorschriften können zu erheblichen Geldstrafen, irreparablen Rufschäden und langwierigen Rechtsstreitigkeiten führen.

Die Zwickmühle der Datenspeicherung

Unternehmen stehen vor dem Dilemma, einerseits Strafen zu riskieren, wenn sie Daten nicht lange genug aufbewahren, und andererseits Sanktionen zu befürchten, wenn sie Daten zu lange speichern. Da sich Vorschriften ständig ändern und die geschäftlichen Anforderungen zunehmen, müssen Unternehmen die Einhaltung aller Vorschriften und Richtlinien zur Datenspeicherung kontinuierlich überwachen. Der Druck auf die zuständigen Teams steigt.

Diese kolossale Aufgabe kann manuell kaum noch bewältigt werden. Deshalb steigt die Nachfrage nach Technologien, die bei der Einhaltung von Vorschriften zur Datenspeicherung unterstützen. Ein Blick auf die Verwaltung unstrukturierter Daten kann sich lohnen, da diese je nach Branche bis zu 90 Prozent aller Daten ausmachen. Lösungen zur Verwaltung unstrukturierter Daten können Unternehmen helfen, diese Daten zu kontrollieren und gleichzeitig Risiken und Kosten zu senken. Moderne Plattformen für das Management unstrukturierter Daten bieten zahlreiche fortschrittliche Funktionen, die die Navigation durch die Compliance-Landschaft erleichtern können.

Anforderungen an moderne Datenmanagement-Plattformen

Moderne Plattformen für die Verwaltung unstrukturierter Daten müssen einen vollständigen Einblick in die Datenlandschaft bieten, einschließlich der Eigentümer der Daten und aller Datenbewegungen und Aktivitäten. Da kein Unternehmen dem anderen gleicht, müssen diese Plattformen flexible Dashboards und Berichte bieten, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten werden können. Eine flexible Verwaltung ist effizienter und erleichtert die Arbeit der Teams.

Zu den Kernfunktionen moderner Lösungen gehören außerdem Datenmobilitätsfunktionen für Migrationen, Archivierung und Datenlöschung unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sicherheitsfunktionen wie Advanced Integrity Protection (AIP) gewährleisten ein Höchstmaß an Datensicherheit. Insbesondere für Branchen, in denen Datenschutzverletzungen zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Strafen führen können, ist dies entscheidend. Strenge Vorschriften zur Datenkennzeichnung und -klassifizierung müssen ebenfalls eingehalten werden.

Moderne Plattformen bieten Funktionen, um Daten besser zu organisieren und sicherzustellen, dass sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Richtlinienbasierte Datenbewegungen erleichtern die Archivierung, Bereinigung und andere Datenverwaltungsaktionen auf Basis vordefinierter Richtlinien und gewährleisten so die kontinuierliche Einhaltung von Branchenvorschriften ohne ständige manuelle Anpassungen.

Fazit: Ein aktives Datenmanagement kann Compliance-Katastrophen verhindern

Die Speicherung von Daten wird zunehmend komplexer und die Einhaltung aller Vorschriften immer schwieriger. Data-Compliance ist besonders in stark regulierten Branchen entscheidend, die über jedes verarbeitete Datenbit Rechenschaft ablegen müssen. Diese Aufgabe kann manuell nicht mehr bewältigt werden.

Moderne Plattformen für das Management unstrukturierter Daten, die die Mehrheit aller Daten ausmachen, bieten die nötige Unterstützung. Diese Lösungen verwalten – idealerweise als herstellerunabhängige Software – heterogene Speicherinfrastrukturen mit einer Vielzahl an fortschrittlichen Funktionen. Sie bieten vollständige Übersicht, sind flexibel anpassbar und erfüllen auch strengste Vorschriften zur Datenkennzeichnung und -klassifizierung. Damit lassen sich Datenschutzverletzungen vermeiden, Migrationen umsetzen sowie Daten sicher und einfach archivieren oder löschen.

Gleichzeitig sorgen die Plattformen dafür, Verwaltungskosten der Daten zu senken, indem sie zum Beispiel inaktive oder verwaiste Daten aufspüren und löschen können. Mit diesen Werkzeugen können IT-Manager beruhigt sein, dass ihre Unternehmen auch die gefährlichsten Compliance-Katastrophen aktiv vermeiden können.

* Der Autor: Sascha Hempe, Regional Sales Manager DACH bei Datadobi

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