Compliance-konformer Umgang mit Kundendaten

Anbieter zum Thema

DataCore Software GmbH

Fsas Technologies GmbH

Aufsichtsbehörde informieren

Sollten tatsächlich Daten in die Hände Dritter gelangen und dadurch Rechte oder schutzwürdige Interessen potenziell schwer beeinträchtigt sein, muss das Unternehmen die Aufsichtsbehörde und unter Umständen auch die Öffentlichkeit – mit halbseitigen Anzeigen in bundesweit erscheinenden Tageszeitungen – informieren. Außerdem müssen umgehend Datensicherungsmaßnahmen starten. Ferner muss eine Folgenabschätzung durchgeführt werden, die auch der Aufsichtsbehörde vorgelegt wird. Wer davon betroffen ist, erhält Empfehlungen für Maßnahmen, die nachteilige Konsequenzen mildern können.

Um wirksame Vorkehrungen gegen solche Pannen treffen zu können, muss rechtlich und organisatorisch vorgebeugt werden. Um schon vor dem Eintritt eines Datenlecks auf der sicheren Seite zu sein, sollte ein internes Verfahren zur Aufdeckung und Meldung von Sicherheitsverstößen etabliert werden.

Ferner sollte eine „Data Breach Management Policy“ erarbeitet werden. In dieser wird festgelegt, welche Schritte im Falle einer Datenpanne zu unternehmen sind, welche Zuständigkeiten gelten et cetera. Außerdem empfiehlt sich die Erarbeitung allgemeiner Richtlinien, wie die Mitteilungen an Kunden und Aufsichtsbehörden erfolgen sollten. Dies erfordert eine gute Zusammenarbeit der Unternehmensbereiche Recht, IT-Security, Datenschutz und Unternehmenskommunikation.

Vorsorge

Falsch wäre es, würden sich die Firmen nur auf den Pannen-Fall vorbereiten. Vielmehr sollten sie intensiv durchleuchten, welche Informationen von wem für welche Zwecke erhoben werden, wie die Kundeneinwilligung stattfindet und durch welche Hände die Daten im gesamten Unternehmen wandern. Nach dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Erforderlichkeit ist der Umfang der Datensammlung und der Umgang mit diesen auf den wirklichen Verwendungszweck zu begrenzen.

Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Call-Centern, steht die rechtskonforme Verwendung von Kundendaten vor besonderen Herausforderungen, da beispielsweise Call-Center die Kundenkommunikation übernehmen. Firmen sollten bei der Vertragsgestaltung die Grundlage für die Nutzung der Informationen prüfen. Regelmäßige Kontrollen der Datenbestände durch den Auftraggeber können unseriöse Dienstleister identifizieren und so Datenpannen vorbeugen helfen.

(ID:2046580)