Wo KMU beim Datenschutz wirklich Unterstützung brauchen DSGVO im Mittelstand braucht Verein­fachung und klare Hilfen im Alltag

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Der Datenschutz ist häufig in der Kritik, Änderungen an der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden gefordert, nicht nur von Wirtschafts­ver­bän­den. Doch werden die richtigen Probleme adressiert, oder sind die kleinen und mittleren Unternehmen eher in anderen Bereichen des Datenschutzes überfragt und überlastet? Ein Überblick darüber, was Unternehmen zum Datenschutz wissen wollen – und wo es Hilfe gibt.

Veränderungen im Datenschutz stehen an. Schon seit längerem wird eine Vereinfachung für den Mittelstand versprochen, wenn es um die Umsetzung der DSGVO geht, so zum Beispiel das Vorhaben, für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) die Aufzeichnungspflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu vereinfachen.

Auch der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) arbeitet an Möglichkeiten, wie sich der Datenschutz nach DSGVO für den Mittelstand einfacher umsetzen lassen könnte.

Ein Beispiel ist die Bereitstellung von Templates. So will der EDSA gegenwärtig wissen, welche Vorlagen die Unternehmen als besonders nützlich erachten (wie eine Vorlage für eine Datenschutzerklärung und eine Vorlage für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten). Der Europäische Datenschutzausschuss arbeitet bereits an der Erstellung einer Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und für die Meldung von Datenschutzverletzungen.

Sprechstunden und Runde Tische der Aufsichtsbehörden liefern Einblicke

Auch wenn die Bereitstellung weiterer Vorlagen bei der Datenschutz-Organisation hilfreich sein kann, haben die Unternehmen bereits an anderer Stelle gezeigt, wo sie am meisten Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO gebrauchen könnten: nicht nur bei den Themen wie KI und Data Act, sondern auch bei den Grundthemen im Datenschutz.

Zum Beispiel lädt der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz regelmäßig zum Runden Tisch der rheinland-pfälzischen Wirtschaft ein. Im Zentrum des Austauschs standen zum Beispiel im Jahr 2024 sowohl die Dauerbrenner des Datenschutzes als auch Themen, die durch aktuelle Rechtsprechung oder Gesetzgebung in Bewegung gekommen sind: vom Einsatz von KI-Tools über das Auskunftsrecht bis hin zum Umgang mit Datenschutzverletzungen in Unternehmen. Neben KI gibt es also auch Themen, die schon lange auf der Agenda stehen und den Mittelstand immer noch beschäftigen, wie die Auskunftspflicht und die Meldepflichten.

„Unser Runder Tisch der rheinland-pfälzischen Wirtschaft hat sich als Forum für den offenen, lösungsorientierten Austausch zwischen meiner Behörde und den Unternehmen im Land unter Einbeziehung der Politik etabliert“, betonte Prof. Dr. Dieter Kugelmann, Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz. „Wir greifen die praktischen Fragen und Herausforderungen der rheinland-pfälzischen Unternehmen auf, stellen eigene Lösungen vor und lernen von den Strategien, die die Akteurinnen und Akteure der Wirtschaft in der Praxis erfolgreich anwenden.“

Auch im Jahr 2025 standen bei dem Runden Tisch Themen mit Bezug zu Künstlicher Intelligenz im Fokus. Die Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von KI-Tools in Unternehmen wurden ebenso beleuchtet wie die technischen Potenziale des KI-Verfahrens Retrieval-Augmented Generation (RAG). Das Team des Landesbeauftragten warf außerdem ein Schlaglicht auf den Data Act, der nach einer 20-monatigen Umsetzungsfrist seit September 2025 in allen EU-Mitgliedsstaaten gilt, und diskutierte das Verhältnis des Data Acts zum Datenschutzrecht mit den teilnehmenden Unternehmen.

Hilfsmittel speziell für den Datenschutz im Mittelstand

Unabhängig von den Änderungen an der DSGVO, die auf Seiten der EU-Kommission geplant sind und auch bei dem Mittelstand für Vereinfachungen sorgen sollen, gibt es schon heute eine Reihe von Hilfsangeboten der Aufsichtsbehörden speziell für KMU, die auch zeigen, wie der größte Bedarf an Unterstützung und Beratung gesehen wird.

Ein Beispiel sind die Schulungen, die die Berliner Datenschutzaufsicht auch für kleine Unternehmen anbietet. Hier geht es um Fragestellungen grundlegender Art, etwa welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden dürfen, wann ein Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen ist, was die Datenschutzerklärung enthalten sollte oder welche Löschfristen einzuhalten sind. „Mit der ‚Starthilfe Datenschutz‘ machen wir Berliner Gründerinnen und Gründer und Vertreterinnen und Vertreter von in Berlin ansässigen Vereinen, Start-ups und Kleinunternehmen mit den Grundlagen des Datenschutzrechts vertraut“, so die Daten­schutz­auf­sichts­behörde für Berlin. Darüber hinaus „vermitteln wir praxisorientiertes Wissen, das den sicheren Umgang mit den Rechtsvorschriften ermöglicht und Hilfestellung bei der Einbindung des Datenschutzes in die Arbeits- und Unternehmensprozesse leistet“.

Auch andere Aufsichtsbehörden haben spezielle Informationspakete für KMU oder spezielle Checklisten, zum Beispiel das Info-Paket KMU aus Sachsen-Anhalt oder die Checkliste des BayLDA (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht) für Soloselbstständige und KMU aus dem Handel zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen. Dort werden auch Themen wie KI (Künstliche Intelligenz) behandelt, aber auch so klassische Fragen wie Videoüberwachung, Webshop, E-Mail-Kommunikation, Office-Produkte aus der Cloud, Messenger-Verwendung, Tracking auf Websites und (E-Mail-)Werbung.

Offensichtlich spielen aktuelle Themen wie KI und Data Act auch für den Mittelstand eine wichtige Rolle, doch es wäre zu kurz gedacht, wenn dort Vereinfachungen geplant würden, während die Klassiker im Datenschutz den KMU weiterhin Kopfzerbrechen machen. Es gilt also, für Vereinfachung im Datenschutz zu sorgen, nicht nur an der Front digitaler Entwicklungen, sondern generell, ohne aber den eigentlichen Zweck des Datenschutzes zu gefährden und auszuhöhlen.

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