Dropbox-Lösung für DEMECAN E-Signatur vereinfacht Cannabis-Anbau

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Wer innovative Produkte herstellt und handelt, muss auch innovativ (zusammen)arbeiten. Wie das unter anderem mithilfe von Dropbox und der E-Signaturlösung HelloSign geht, beweist DEMECAN – der 2017 als Start-up gestartete und heute einzige unabhängige deutsche Hersteller von medizinischem Cannabis.

Cannabis ist schon lange als Heil- und Nutzpflanze bekannt, doch erst seit 2017 ist es in Deutschland als Medizin per Gesetz zugelassen. Zum Einsatz kommt das pflanzliche, verschreibungspflichtige Arzneimittel unter anderem in der Schmerzmedizin, wenn andere Behandlungsoptionen ausgeschöpft sind oder nicht angewendet werden können. Das 2017 in Berlin gegründete Start-up DEMECAN erhielt 2019 den Zuschlag der Bundesregierung, als eines von drei Unternehmen in Deutschland Cannabis anbauen zu dürfen – allerdings bislang ausschließlich für den medizinischen Gebrauch.

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2.500 Cannabispflanzen wachsen heute in den eigenen Blüteräumen auf dem EU-GMP-zertifizierten, rund 30.000 Quadratmeter großen Produktionsgelände von DEMECAN nahe Dresden. Transparente, verbindliche Abläufe und optimal angepasste Licht- und Temperaturbedingungen sorgen vom Ableger im Labor bis hin zur Ernte für eine völlig pestizidfreie, konstant hohe Produktqualität der Cannabispflanzen. Damit trägt DEMECAN entscheidend zur Versorgungssicherheit und Unabhängigkeit von Importen bei. Für ein so geschichtsträchtiges Vorhaben braucht es eine gehörige Portion Gründermut, Leidenschaft, Ausdauer und die Courage, althergebrachte Arbeitsweisen neu zu denken.

„Unsere Mitarbeitenden und unsere Arbeitsweisen machen den Unterschied“

Das Team von DEMECAN arbeitet mit Start-up-typisch flachen Hierarchien. Die Belegschaft selbst beschreibt die Stimmung als unaufgeregt unkompliziert, sehr kollegial und über alle Generationen hinweg hilfsbereit. Es herrscht eine Kultur, die durch und durch von Ver- und Zutrauen geprägt ist. Und genau so gestaltet DEMECANs IT-Chef Gordon Lösser auch die digitale Zusammenarbeit; er ist überzeugt: „Wer wirklich offen ist, für Digitalisierung von Arbeitsprozessen, sollte technologisch unvoreingenommen und lernbereit sein.“ Der Fachmann baut darauf, besser Tools und Workflows auszuprobieren, Erfahrungen damit zu sammeln und auszuwerten, als durch Klagen und Zaudern innovative Arbeitsweisen und -ergebnisse im Vorfeld zu blockieren.

Die Nutzung von Dropbox für alle circa 90 IT-Arbeitsplätze hatte die Geschäftsführung von DEMECAN 2019 bewilligt, da die meisten Mitarbeitenden mit der Cloud-Lösung schon aus ihrem Privatleben vertraut waren und es keinerlei technische Hemmschwelle zu überwinden galt. Genutzt wird Dropbox Business Advanced in Verbindung mit der E-Signaturlösung HelloSign auf allen Arbeitsplätzen.

Wachsende digitale Workflows lösen Papier und Stift ab

DEMECAN arbeitet nach höchsten Ansprüchen; die bewährten Qualitätsstandards Deutschlands und der Europäischen Union zu Anbau (GACP – Good Agricultural and Collection Practice) und Herstellung (GMP – Good Manufacturing Practice) sind tief in der Unternehmens-DNA verankert. Alle Arbeitsanweisungen und Dokumentationen, Testergebnisse und Sendungen an die Apotheken unterliegen genauen Vorgaben und ständigen Kontrollen. Schließlich sollten Patientinnen und Patienten, die auf medizinisches Cannabis angewiesen sind, auf beste Qualität vertrauen können.

Dabei umfassen allerdings allein die Anforderungen der GMP, denen alle pharmazeutischen Hersteller unterliegen, eine weitreichende schriftliche Dokumentation aller Prozesse und durchgeführter Produktionsaufträge.

Korrespondenz, Aufträge, Lieferprozesse und Verträge waren im (deutschen) Wirtschaftsleben lang geprägt von Ausdrucken auf Papier, dem Unterschreiben, zeitaufwendigem Einscannen und Versenden per Post oder E-Mail. Doch ein junges, innovatives Start-up wie DEMECAN dachte von Stunde null papiergebundene Prozesse neu, und zwar holistisch digital.

Bereits vor der Krise suchte man für Papierdokumente – insbesondere solche, die von mehreren Personen unterzeichnet werden müssen – nach einer digitalen Ersatzlösung, die das Procedere verschlankt. Genau hier setzt die in Dropbox integrierte E-Signatur HelloSign an, denn es geht DEMECAN nicht nur um den Unterschriftenprozess an sich, sondern auch um alle damit verbundenen Workflows. Die Cloud-Signaturlösung mit der API-Schnittstelle überzeugt durch Einfachheit der Bedienung, unmittelbare Verfügbarkeit und Transparenz in allen Schritten. Ergebnis sind schnelle, schlanke, papierlose Arbeitsabläufe und eine direkte Einsortierung am richtigen Ort innerhalb der Dropbox, wo alle in den Prozess involvierten Personen die unterzeichneten Dokumente leicht auf- und wiederfinden. Alle Mitarbeitenden haben von jedem beliebigen Ort aus Zugriff auf alle Daten – eine Flexibilität, die Mehrwert schafft.

Eine Cloud-Plattform ist wie fruchtbarer Boden, auf dem die Zusammenarbeit gut gedeiht

Dabei wird Dropbox für weit mehr als nur zur Ablage und das Teilen von Dateien genutzt. Die Kollaborationsplattform unterstützt das Unternehmen bei wichtigen Workflows wie dem Verwalten von Gruppen oder der Administration von Zugriffen auf Freigabeebene. Dass Dropbox kostspielige Server-Workloads einspart und der mobile Zugriff über die App einfach genial hilfreich ist, freut IT-Direktor Lösser sehr. Die Belegschaft schätzt an Dropbox, dass einfach „nichts verloren geht“ und alle Inhalte stets offline und online abrufbar sind. Dabei bleibt die Verwendung immer nutzerfreundlich und die Handhabung einfach. Ein weiteres Kriterium für die Arbeit mit Dropbox war und ist die hohe Integrationsfähigkeit. Denn für die Standard-Büroarbeit ist Microsoft Teams gesetzt, und im Projektmanagement kommt bei DEMECAN „Wrike“ zum Einsatz – beides ist optimal in Dropbox integriert.

Durch die Pandemie wurden die digitale Zusammenarbeit und die mediale Konnektivität des Teams besser; für Lösser war deutlich feststellbar, dass „die Mitarbeitenden ihre digitale Kompetenz noch einmal entscheidend erhöht haben“. Er kann heute zufrieden feststellen, dass sich durch die pandemiebedingte bessere Vernetzung „die Arbeitsgeschwindigkeit und Effektivität aller Teams noch einmal erhöht hat“.

Obwohl bei DEMECAN alle Mitarbeitenden einen eigenen Firmenlaptop und ein Smartphone erhalten, die ausschließlich dienstlich, aber eben gerne hybrid genutzt werden sollen und dürfen, wurde vor 2020 so gut wie ausschließlich von den Firmenbüros aus gearbeitet. Hybride Arbeitsformen waren die Seltenheit. Doch heute ziehen die Arbeitsteams von DEMECAN einen hybriden Arbeitsstil vor, bei dem sie nur noch zum Teil in den Firmenbüros, zum anderen Teil aber aus dem Homeoffice arbeiten.

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Neu verwurzelte Meetingkultur

Lösser weiß von seinen Teams, dass diese mittlerweile Videotelefonie der normalen Telefonie vorziehen, weil man sich stets über den Mehrwert freue, die Kolleginnen und Kollegen auch zu Gesicht zu bekommen. Inzwischen würden sogar virtuelle den persönlichen Meetings vorgezogen. Man spare sich Anfahrtswege, Infektionsrisiken und überzogene Meetingzeiten durch die heute optimale Organisation solcher Zusammenarbeitsszenarien im virtuellen Raum, erklärt Lösser. Er kann zwar die Zukunft nicht vorhersehen, hofft aber – deutlich stolz –, dass der bemerkenswerte „hybride Modus“, den sich das DEMECAN-Team zugelegt hat, auch weiterhin beibehalten werden kann.

Blick in eine florierende Zukunft

Weil dabei Netzwerkkonnektivität die größte Herausforderung bleibt, arbeitet DEMECAN bereits an einer Anbindung ans Glasfasernetz. Auch in anderen technischen Belangen hat das Unternehmen konkrete Zukunftspläne und -wünsche: Neben der Erweiterung des ERP-Systems und dem Aufbau weiterer Onlineshops möchte DEMECAN künftig 100 Prozent papierfreie Arbeitsabläufe realisieren und die Zusammenarbeit auf pur digitale Beine stellen. Und außerhalb des Machtbereiches des Unternehmens ist natürlich die Frage zentral, wohin sich die Rechtsprechung in Sachen Legalisierung von Cannabis weiterentwickelt.

Es bleibt spannend. Doch feststeht, dass man in Zukunft in vielerlei Hinsicht noch viel von DEMECAN hören wird.

*Der Autor: Stephan Freundorfer, freier Journalist

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