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ECM mit einem einheitlichen, herstellerunabhängigen Archivformat

Langzeitarchivierung mit PDF/A

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Firma zum Thema

Maschinelle Interpretation

Damit eingehende Dokumente in automatisierte Geschäftsprozesse einfließen können, erfolgt nach der Erfassung das maschinelle Interpretieren von Dokumenteninhalten. Der erste Schritt ist dabei die automatische Trennung von Dokumenten. Als klassische Trennmethoden haben sich Barcodes oder eingefügten Trennseiten bewährt. Position und Drehung der Barcodes spielen dabei keine Rolle, es kann also auch problemlos mit Aufklebern gearbeitet werden.

Noch intelligenter ist eine auf Klassifikation beruhende automatische Dokumententrennung, welche durch die „Kofax Transformation Modules“ (KTM) bereitgestellt werden. Die KTM bieten Mechanismen zur automatischen Erkennung der Inhalte, und sorgen dafür, dass beispielsweise Rechnungen, Briefe und Formulare klassifiziert, Indexdaten ausgelesen und die Vorgänge an den richtigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. In bestimmten Fällen, etwa bei Rechnungen mit Bestellbezug, können Dokumente sogar ohne menschliches Zutun verarbeitet werden (sogenannte Dunkelbuchung). Neben der Zuordnung der Dokumente zu Kunden oder Vorgängen können auch der komplette Dokumenteninhalt als durchsuchbarer Volltext im PDF/A hinterlegt werden.

Geschäftsprozesse nahtlos einbinden

Neben Papier, Fax oder E-Mail existiert jedoch ein weiterer wichtiger Produzent von Dokumenten: Anwendungen. Egal ob Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder ERP-System, alle Anwendungen produzieren in großem Umfang digitale Dokumente, die größtenteils nie ausgedruckt werden, aber dennoch zu sichern und bei Bedarf in PDF/A zu überführen sind.

Für solche Dokumente existieren diverse Konverter auf dem Markt, die sich nachträglich anwenden oder aber direkt in den Geschäftsprozess einklinken lassen. So lassen sich große Mengen von Daten automatisch in PDF/A wandeln und Datenbankinhalte oder Druckdatenströme in PDF/A konvertieren. Zudem ist zu erwarten, dass immer mehr Anwendungen auch direkt PDF/A als Ausgabeformat anbieten, so wie das bereits bei Microsoft Office 2010 der Fall ist.

Komprimierung senkt die Kosten

Die Vermeidung von dynamischen Inhalten sorgt dafür, dass jeder Anwender auf jedem System denselben Inhalt sieht, da alles, was zur Darstellung der Datei benötigt wird, in das PDF/A-Dokument eingebettet ist. Dadurch steigt deren Dateigröße jedoch schnell um zehn bis 20 Prozent gegenüber herkömmlichen PDFs an. Für die Langzeitarchivierung ist das Datenvolumen aber der entscheidende Kostenblock: Auch in Zeiten sinkender Speicherpreise sind die Anforderungen an ein umfassendes Archiv enorm, die Größe der Archive kann in den Terabyte-Bereich gehen.

Ein probates Mittel zur Reduzierung der Dateigröße ist die Kompression der PDF/A-Dateien. Auch hier stehen zahlreiche verschiedene Lösungen zur Auswahl. Kofax hat einen eigenen Kompressionsalgorithmus entwickelt, der gegenüber normal komprimierten PDF/A-Dateien die Dateigröße bei Schwarzweiß-Dokumenten noch einmal um den Faktor 2 und bei farbigen Dokumenten sogar um den Faktor 10 und darüber hinaus reduzieren kann. Das Besondere daran ist die Integration dieser speziellen Kompression in den durchgehenden Bearbeitungsprozess. Der Kunde muss keine zusätzliche Technologie einbinden und kann direkt von dem erheblich geringeren Platzbedarf profitieren.

Weiter mit: Kompression hält das Archiv schlank

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