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ECM mit einem einheitlichen, herstellerunabhängigen Archivformat

Langzeitarchivierung mit PDF/A

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Kompression hält das Archiv schlank

Neben zahlreichen Verbesserungen in der Qualität der dokumentenbasierten Prozesse ist das eine unmittelbare Einsparung durch die Software, die zu einer schnellen Amortisierung der Investitionen beiträgt – kurzfristig, weil das aktuelle Archiv weniger Platz benötigt, und zukünftig, weil die Kompression das Wachstum des Archivs verlangsamt. Kleinere Dateien reduzieren auch die Belastung der Netzwerke und ermöglichen schnellere Ladezeiten für den Anwender. Alle Vorteile des PDF/A-Formates bleiben selbstverständlich bestehen.

Neue PDF/A-Version kommt 2011

Mittlerweile ist bereits die nächste Version, PDF/A-2, in Arbeit. Sie setzt auf der PDF-Version 1.7. auf, die Veröffentlichung wird für dieses Jahr erwartet. Die neue Version wird bessere Kompressionen ermöglichen, praktisch uneingeschränkt große Seiten unterstützen (die Rede ist von bis zu 381 Kilometern im Quadrat), Kommentare erlauben, verbesserte Unterstützung von Signaturen bieten und 3D-Grafiken sowie Audio- oder Videodaten integrieren können.

Als wohl wichtigste Neuerung enthält sie einen zusätzlichen PDF-Layer, in dem sich beispielsweise weitere Sprachen oder zusätzliche Bilder ablegen lassen, die bei Betrachtung an- und abgeschaltet werden können. Auch die Einbettung von PDF/A in PDF/A ist dann möglich. Das erlaubt die Ablage von E-Mails inklusive Anhänge und die bessere Organisation von E-Akten.

Für eine gesicherte Zukunft sorgt auch das weltweit aktive PDF/A Competence Center, dem viele namhafte Firmen angehören. Pannen bei der Datenarchivierung wird es immer wieder geben, aber Probleme, wie sie die NASA Ende der 80er-Jahre hatte, als man die nur zehn Jahre alten Magnetbänder mit Daten der Raumsonde Viking nicht mehr lesen konnte, müssen nicht mehr sein.

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