Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

Allgemeine Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung für Deutschland ergeben sich insbesondere aus den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (§ 146 AO) sowie den Vorgaben zur Führung der Handelsbücher (§ 239 HGB), welche die Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Unveränderbarkeit, Ordnung und Nachvollziehbarkeit bei der Führung der Handelsbücher und sonstiger erforderlicher Aufzeichnungen in den Vordergrund stellen.

Dieser Leitfaden führt durch die wichtigsten Fragestellungen, wie 

• Was muss archiviert werden?
• Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
• Wer trägt die Verantwortung und welche Konsequenzen drohen?
• Kann eine E-Mail als Beweis genutzt werden?
• Dürfen E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden?
• und viele weitere Fragen

Die allgemeinen Anforderungen für die E-Mail-Archivierung in Österreich gibt es hier und die allgemeinen Anforderungen für die E-Mail-Archivierung in Schweiz ist hier zu finden.