Sicherheit in drei Stufen

Proxess DMS: Zugriff für Führungskräfte Sicherheit in drei Stufen

15.11.2023 Von Matthias Breusch 2 min Lesedauer

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Sensible Unterlagen wie Verträge, Personaldaten und Strategiepapiere müssen permanent vor Manipulationen geschützt werden. Mit dem Proxess-DMS-Tool sollen alle vertraulichen Dokumente in einem separaten Archiv gesichert werden und dennoch jederzeit standortunabhängig zur Verfügung stehen.

Proxess will sensible Unterlagen mit seinem digitalen Geschäftsleitungsarchiv vor unberechtigten Zugriffen und Manipulationen schützen.(Bild: PROXESS) — Proxess will sensible Unterlagen mit seinem digitalen Geschäftsleitungsarchiv vor unberechtigten Zugriffen und Manipulationen schützen.
(Bild: PROXESS)

Proxess, ansässig an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz, ist 2019 aus der Verschmelzung zweier Pioniere in der Entwicklung von Managementsystemen hervorgegangen: Akzentum und Habel. Ihre Entwicklung verfügt über einen dreistufigen Sicherheitsmechanismus:

Smartcard-Anmeldung

Der Zugang für den Supervisor ist durch eine Smartcard-Anmeldung inklusive PIN-Abfrage abgesichert, sodass selbst der Systemadministrator keinen Zugriff auf die Archivinhalte hat. Die Verschlüsselungen bleiben auch im Falle eines Personalwechsels bestehen.

Asymmetrische Kodierung

Die Datei- und Datenbankinhalte werden über eine Kombination aus symmetrischen und asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren geschützt. Dabei werden zum einen sowohl die Feldinhalte und Dokumentbezeichnungen in der Datenbank als auch die Archivdokumente selbst unkenntlich gemacht und zum anderen alle wiederkehrenden Begriffe unterschiedlich kodiert. Auf diese Weise geben weder die Zeichenanzahl noch deren Häufigkeit einen Hinweis auf die Daten, sodass auch ein sogenannter „Dictionary-Angriff“ erfolglos bleibt.

Protokollierte Metadaten

Jeder Datenbank- und Dateizugriff wird auf einer weiteren Kontrollebene dokumentiert. Sämtliche Änderungen am Index oder im Dokument selbst lassen sich in der Historie einsehen. Zudem protokolliert das System Recherchen, Abrufe sowie Zugriffe auf Metadaten.

Vorgefertigte Zugriffsstrukturen

Dokumente und Informationen stehen laut Hersteller über diverse Suchfeldkennungen umgehend zur Verfügung. Das Archiv verfügt über eine vorgefertigte Standardstruktur, die die gängigsten Belegarten, wie Bilanz, Jahresabschluss, Finanzen, Controlling, Korrespondenz, Lohn und Gehalt, Projekte, Recht, Statistik und Auswertung sowie Versicherungs- und Vertragswesen umfasst.

Aktuelles eBook

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Stand: 08.12.2025

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