Teamwork in der privaten Cloud

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DataCore Software GmbH

Impossible Cloud GmbH

Management-Tool organisiert Datenaustausch

Eine Cloud-Arbeitsplattform dient Unternehmen als „Werkzeug“, um eine sichere Verbindung zu den Daten in der Cloud zu schaffen, sie zu verwalten und für Anwender zum Austausch bereitzustellen. Mit Hilfe der Web-basierten Arbeitsplattform können Daten unkompliziert ausgetauscht werden – beispielsweise von Projekt- und Arbeitsgruppen. Bei firmenübergreifenden Projekten können die Zugänge zur Arbeitsplattform auch gesplittet werden – beispielsweise in Mitarbeiter der Firma und externe Kontakte, mit denen eine Zusammenarbeit besteht. Administratoren ist es in der Regel möglich, den Anwendern verschiedene Berechtigungen zuzuweisen: beispielsweise, welche Dateien von wem geöffnet oder geändert werden dürfen. Sogar anonyme Benutzer – quasi wie in einer Public Cloud – können für einen begrenzten Zeitraum auf einzelne Dateien zugreifen. Dazu wird seitens des Administrators ein Passwortschutz eingerichtet. Somit kann die Cloud-Plattform zugleich von registrierten Teammitgliedern und von verschiedenen externen Partnern genutzt werden.

Verwenden die Benutzer zum Datenaustausch ein mobiles Endgerät, ist auch eine hohe Gerätekompatibilität der Arbeitsplattform gefragt. Hochwertige Cloud-Plattformen unterstützen sowohl Windows, Mac OS als auch Apple iOS, Android und RIM Blackberry. Somit werden sämtliche Smartphones, Tablets, Laptops, PCs etc. in produktive Business-Tools umgewandelt. Mit ihnen können Dokumente, Bilder und Daten über die Cloud-Arbeitsplattform orts- und zeitunabhängig geteilt werden.

Die Bedienoberfläche einer Cloud-Arbeitsplattform sollte den Anwendern dabei einige Workflow-Features bieten – zum Beispiel in Form einer integrierten Chronik. Hier können alle registrierten Projektteilnehmer in chronologischer Reihenfolge aussagekräftige Kommentare einsehen. Diese geben Auskunft, wann Dateien von wem verändert wurden. Eine solch transparente Einsicht für alle Mitarbeiter lässt Nachfragen verschwinden und beschleunigt die Arbeitsabläufe. Zudem sollte eine Cloud-Workplace-Lösung im besten Fall eine Benachrichtigungsfunktion für Mitarbeiter enthalten: Sobald etwas innerhalb der Cloud geändert bzw. kommentiert wird, erhält der Benutzer per E-Mail oder SMS einen Bescheid darüber. So können Anwender, die von den jeweiligen Veränderungen betroffen sind, auch kurzfristig reagieren. Darüber hinaus sollte es aus Sicherheitsgründen eine Dateiverwaltungsfunktion geben, mit der Daten, die versehentlich gelöscht wurden, gerettet werden können.

Fazit

Mittelfristig wird jedes Unternehmen Cloud Computing wie selbstverständlich in seine Abläufe integrieren, um an den globalen Kommunikationsprozessen teilnehmen zu können. Die Wahl der geeigneten Cloud-Umgebung richtet sich primär nach der Art der dort zu platzierenden Daten, also dem Grad der Vertraulichkeit.

Es gilt, die individuelle Balance zwischen Datenschutz, personellem und technischem Aufwand zu finden, welche eine langfristige Effizienzsteigerung der Unternehmensprozesse garantiert.

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