Content Management und File Sharing auf gemeinsamer Arbeitsplattform Teamwork in der privaten Cloud

Für Unternehmen ist schneller Datenaustausch unabdingbar. Insbesondere bei zeitkritischen Projekten müssen Informationen zeitnah verfügbar sein. Legen Unternehmen ihre Dokumente in einer Cloud ab, können Projektgruppen flexibel darauf zugreifen und Daten austauschen – oft auch ortsunabhängig mittels Smartphone oder Tablet.

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Sensible Dokumente in der Datenwolke sollten beim File Sharing auch optimal gemanagt sein. Dazu eignen sich effektive Workplace-Tools als gemeinsame Arbeitsplattform für Unternehmen, Lieferanten und externe Partner.

Damit betriebliche Projekte schnell ins Rollen kommen, müssen die dafür relevanten Dokumente dem jeweiligen Geschäftspartner zügig vorliegen. Häufig werden Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine etc. noch per Post oder E-Mail versendet. Als effiziente Alternative bietet sich das Speichern der Daten in einer unternehmenseigenen Private Cloud an. Über einen personalisierten Zugang greifen hier alle Parteien gemeinsam auf die Daten zu. Um zu verstehen, wie eine gemeinsame Arbeitsplattform diese Probleme löst, sollten die wichtigen Eigenschaften des Cloud Computing bekannt sein.

Clouds immer salonfähiger

Eine aktuelle Studie des IT-Marktbeobachtungsanbieters IDC mit dem Titel „Cloud Computing in Deutschland 2012“ zeigt, dass 83 Prozent der mittelständischen Unternehmen hierzulande Cloud Computing aktuell nutzen oder bereits damit in Berührung kamen. Gründe für das Interesse und die steigende Nutzung von Cloud-Diensten sind vielfältig: Denn in Cloud Computing stecken sowohl technische als auch wirtschaftliche Potenziale, die Unternehmen ausschöpfen können.

Die „Wolken-Technologie“ bietet unter anderem eine hohe Flexibilität, da Ressourcen, sprich Daten bzw. Dokumente, je nach aktuellem Bedarf genutzt oder hinterlegt werden können. Aus ökonomischer Sicht sorgt Cloud Computing beispielsweise für Einsparungen im Bereich der lokalen IT-Systeme: Wartungsarbeiten oder Erneuerungen veralteter Komponenten sind nicht mehr nötig.

Mit einer selbst betriebenen Infrastruktur im Unternehmen könnten vergleichbare Kostensenkungen nicht erreicht werden. Somit spricht neben dem schnellen File Sharing auch der Kostenfaktor für die Entscheidung „pro Cloud“. Dabei stehen Unternehmen verschiedene Cloud-Umgebungen zur Auswahl. Firmen entscheiden sich häufig für eine lokale Private Cloud-Umgebung und nicht etwa für eine öffentliche Public Cloud. Doch was bewegt sie zu dieser Entscheidung?

Unternehmen werden sich zunächst die Frage stellen, ob sie die Führung und den Betrieb geschäftsinterner oder sensibler IT-Segmente bzw. Geschäftsprozesse wirklich an eine Public Cloud abtreten möchten. Denn gerade in puncto Datensicherheit ruft eine öffentliche Cloud Bedenken hervor. Eine Alternative ist der Aufbau einer privaten Cloud unter eigener Regie und Verantwortung. Die Komplexität der Anforderungen an eine sichere private „Wolke“ erfordert jedoch ein Höchstmaß an Fachwissen und Technologie.

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