Datenarchivierung für KMU: Methoden, Datenträger und Vorgehensweise 10 Punkte, auf die Sie bei der Langzeitarchivierung achten sollten

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Gerade für kleinere Unternehmen und Selbstständige bedeutet Digitalisierung vor allem, das vorhandene Papierarchiv durch eine digitale Lösung zu ersetzen. Wenn sich die Anschaffung eines separaten Speichersystems wie etwa einer Tape-Library samt Software aus Unternehmenssicht nicht lohnt, kann man auch aufs „kleine Besteck“ zurückgreifen. Hier lesen Sie, worauf dabei zu achten ist.

Sollen Daten und Informationen auch langfristig noch lesbar sein, bedarf es einer durchdachten Strategie. Dazu gehören zum einen geeignete Speichermedien und zum anderen ein angemessener Umgang mit dem Material. Eine langfristige Archivierung über Jahre oder gar Jahrzehnte erfordert eine bestimmte Herangehensweise, damit die Daten auch tatsächlich nach einer so langen Phase noch verfügbar sind.

1. Wahl der Speichermedien für die langfristige Datenarchivierung

Zunächst stellt sich die Frage nach der Wahl geeigneter Medien oder Datenträger für die Archivierung. Verschiedenartige Speichermedien haben unterschiedliche Einsatzschwerpunkte, Lebensdauern und Nutzungseigenschaften. Einige der Medien eignen sich für Backups, während andere nur für die reine Archivierung tauglich sind.

Externe Festplatten und SSDs

Noch immer ist der klassische Festspeicher das am weitesten verbreitete Speichermedium. Zu unterscheiden gilt es grundsätzlich zwischen HDD (Hard Disk Drive) und SSD (Solid State Drive).

HDDs bieten großen Speicherplatz zu erschwinglichen Preisen. Im Vergleich zu optischen Medien und zu Bändern sind Festplatten schnell, haben kurze Zugriffszeiten und bieten zumindest kurzfristig eine hohe Zuverlässigkeit. Wenn eine Festplatte ruht, nicht in Betrieb ist und eine adäquate Lagerung erfährt, hält ein bis zwei Jahrzehnte.

Zu beachten ist jedoch der Aufbau aus magnetischen Teilen, die nach Ablauf einer gewissen Zeit ihre Funktion verlieren. Damit sind auch die darauf gespeicherten Daten nicht mehr verfügbar. Im laufenden Betrieb (etwa zu Backup-Zwecken) fällt die Lebensdauer deutlich geringer aus. Geht es um die laufende Archivierung, eignet sich demnach nur eine HDD, die ohne dauerhafte Nutzung im Regal verweilt. Auch eine solche bedarf jedoch einer regelmäßigen Wartung. Sicherheitsexperten empfehlen zudem, Daten auf einer externen Festplatte alle zwei bis maximal drei Jahre aufzufrischen.

Zudem ist zu beachten, dass Umweltfaktoren und externe Einflüsse wie Hitze, Vibrationen, starke Magnetfelder oder Feuchtigkeit der externen Festplatte deutlich zusetzen können. Ein Sturz bedeutet häufig das Aus für die Festplatte und verlangt dann nach einer professionellen Rettung der Daten. Wer daher auf eine klassische Festplatte als Datenarchiv setzt, ist gut beraten, die Daten zu duplizieren. Zwei oder noch besser drei Festplatten mit identischem Datensatz erhöhen die Datensicherheit.

Eine modernere Alternative zur HDD ist die Solid State Drive. Diese ist deutlich schneller, hat kürzere Zugriffszeiten und verzichtet weitgehend auf mechanische Komponenten. Dies sorgt für eine erheblich größere Robustheit im Vergleich zur HDD.

SSDs verfügen über eine ausgereifte Technik und gelten in aktuellen Ausfallstatistiken in der Praxis als verlässlicher im Vergleich zur HDD. Die Lebensdauer hängt bauartbedingt mit der Anzahl der Schreib- und Löschvorgänge zusammen. Die Flash-Zellen verschleißen mit jedem dieser Vorgänge. Eine wichtige Zahl zur Einschätzung der Lebensdauer ist der TBW-Wert (Total Bytes Written), das heißt die Gesamtzahl der in der Lebensdauer geschriebenen Bytes.

In Langzeittests fanden Experten heraus, dass die von Herstellern angegebenen Lebensdauern meist sehr konservativ gewählt sind und in der Praxis deutlich überschritten werden.

Optische Speichermedien

Für besonders langfristige Datenarchivierung kommen optische Medien in Frage. Eine einmal beschreibbare BD-R HTL (High To Low) soll nach aktuellem Kenntnisstand eine Lebensdauer von 100 Jahren und mehr aufweisen (entsprechende Lagerung und Umweltbedingungen vorausgesetzt). Eine nochmals deutlich erhöhte Lebensdauer versprechen M-Discs, eine Entwicklung des Herstellers Milleniatta. Diese sind in altbekannten Formaten wie DVD+R und BD-R erhältlich, weisen im Gegensatz zu den herkömmlichen Datenträgern aber eine spezielle äußere Beschichtung aus Polycarbonat auf. Dies gewährt laut Herstellerangaben eine Haltbarkeit von bis zu 1.000 Jahren. Zu beachten ist bei diesen robusten Speichermedien allerdings, dass sie deutlich langsamer beschrieben werden können als reguläre optische Datenträger oder gar Festplatten und SSDs.

2. Ergänzend Online-Speicher oder Clouds nutzen

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Datenarchivierung auf eine externe Cloud-Lösung auszulagern. Große Anbieter wie Amazon, Google oder Dropbox bieten günstige und erweiterbare Speicherlösungen. Die Cloud stellt eine Reihe fremder Festplatten oder anderer Speichermedien dar. Daher hängen Sicherheit und Langlebigkeit vom jeweiligen Dienstleister ab. Die meisten Anbieter kümmern sich darum, dass die Server regelmäßig gewartet sind, sodass die Verfügbarkeit der Daten gewährleistet sind. Hier gilt es die Risiken sicher abzuschätzen.

Zu beachten ist, dass ein größerer Speicherplatz mit steigenden monatlichen Kosten und gegebenenfalls Transfergebühren verbunden ist. Weiterhin sind Tempo und Verfügbarkeit auch von der jeweiligen Internetverbindung abhängig. Fallen beim gewählten Dienst einmal Server aus, so sind Daten gegebenenfalls nicht erreichbar. Daher empfehlen sich ergänzend zu Online-Lösungen zusätzliche lokale Backups.

3. Grundregel: Mehrere Kopien der Daten anfertigen

Es empfiehlt sich, grundsätzlich mehrere verschiedene Kopien der archivierten Daten anzufertigen. Dies sorgt für zusätzliche Sicherheit und verringert die Ausfallwahrscheinlichkeit. Als Faustregel empfehlen sich drei Kopien: eine Arbeitskopie, ein Backup sowie ein Backup des Backups. Das Backup des Backups sollte idealerweise an einem anderen Ort lagern. Damit ist zusätzliche Sicherheit gegeben, sollte das erste Backup Schaden nehmen (beispielsweise durch Brand oder höhere Gewalt).

4. Überschreiben verhindern: Nutzung einmalig beschreibbarer Medien oder schreibgeschützter Dateien

Um ein versehentliches Überschreiben zu verhindern, empfiehlt sich die Nutzung von nur einmalig beschreibbaren Medien. Handelt es sich um überschreibbare Medien, so sollten die archivierten Daten schreibgeschützt sein.

5. Fokus auf wichtige und unersetzliche Daten

Auch die Auswahl der zu archivierenden Daten selbst ist ein wichtiger Faktor. Da Speicherplatz begrenzt ist und die Suche nach wichtigen Dokumenten lange dauern kann, sollten unwesentliche Daten ausgemistet werden. Nur unersetzbare Daten wie etwa persönliche Dokumente oder wichtige Erinnerungstücke lohnen sich für eine dauerhafte Archivierung. Dateien, die sich problemlos erneut herunterladen oder archivieren lassen, bedürfen meist keiner Archivierung. Ebenso sollte beim Archivieren darauf geachtet werden, keine doppelten Dateien zu speichern.

6. Dateiformate

Für die langfristige Archivierung sollten bekannte und etablierte Dateiformate genutzt werden, die unter hoher Wahrscheinlichkeit auch in der Zukunft noch lesbar sind. Seltene oder spezielle Dateiformate sind eher zu vermeiden. Konverterprogramme können Dateien in gängige Standardformate umwandeln oder exportieren. Im Idealfall sollten die ursprüngliche Datei sowie die konvertierte Standardformatdatei gleichzeitig gespeichert werden.

7. Umgang mit Verschlüsselungen

Nur besonders sensible Daten sollten verschlüsselt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass sich der Schlüssel oder das Passwort jederzeit rekonstruieren lassen. Da es sich bei der Archivierung um Zeitspannen von Jahren oder Jahrzehnten handelt, ist damit zu rechnen, dass Passwörter vergessen werden oder verlorengehen.

8. Dokumentation und Datum

Archivierte Dateien erfüllen nur dann ihren vollen Zweck, wenn sie verfügbar und auffindbar sind. Daher empfehlen sich eine genaue Dokumentation sowie Datierung des Archivs. Hierbei sollte das Archivmedium so präzise und genau benannt werden wie möglich. Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass dieselben Daten fälschlicherweise erneut archiviert werden.

9. Kompatibilität der Technologien

Zu berücksichtigen ist, dass sich Archivierungstechnologien sowie erforderliche Hardware schnell verändern können. Manche Archivmedien mögen Jahrzehnte überstehen, doch bedarf es auch eines Geräts zum Auslesen. Sollte sich während der Archivierungszeit herausstellen, dass die Technologie veraltet ist, empfiehlt sich eine Erneuerung des Backups.

10. Dateicontainer oder Komprimierung

Bei der Nutzung einer Komprimierungsfunktion oder eines Dateicontainers ist darauf zu achten, dass die Formate auch in der Zukunft noch lesbar sind. Ähnlich wie bei der Wahl des Dateiformats sollte daher auf gängige Technologien gesetzt werden. Dazu gehören bei Dateisystemen etwa NTFS, FAT, ISO9660 oder EXT.

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Die Zeiten, in denen Backups ausschließlich auf Tape angefertigt wurden, sind vorbei. Heute stellt sich die Situation bezüglich Backup-Medien und -Strategien deutlich vielfältiger dar, was auch zu Unsicherheiten führt.

Backup & Archivierung – gestern, heute und morgen

Die Hauptthemen des Kompendiums sind:

• Auf dem Weg zur passenden Backup-Strategie
• Cloud-Backup und Hybrid-Backup
• Tape – der wehrhafte Dinosaurier
• Datensicherheit und Storage: Welche gesetzlichen Vorgaben gelten?
• Langzeitarchivierung mit Objektspeicherung
• Unstrukturierte Daten ohne Backup schützen
• Erstklassige Backup- und Archivierungsstrategie

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