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Relevante Daten im Blick statt Datenberge auf dem Fileserver 5 Punkte für ein erfolgreiches Datenmanagement

| Autor / Redakteur: Thomas Gomell* / Dr. Jürgen Ehneß

Nur zehn bis 20 Prozent der heute von Unternehmen gespeicherten Daten sind geschäftskritisch und schlummern meist tief verborgen in überfüllten Fileservern. Effizienzverluste und vermeidbare Kosten sind die Folge. Doch wie beendet man das Datenchaos?

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Die Fahndung nach einer bestimmten Datei kann sich bisweilen hinziehen wie die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
Die Fahndung nach einer bestimmten Datei kann sich bisweilen hinziehen wie die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
(Bild: ©Victor Moussa - stock.adobe.com)

Viele Unternehmen häufen seit vielen Jahren immer größere Datenmengen an. Das Recherchieren nach für einen Vorgang benötigten Informationen oder nur nach einer bestimmten Datei dauert deswegen immer länger. Manch einer wird sich dabei an die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen erinnern. Das Chaos bei den Daten bremst Mitarbeiter aus, sorgt für Frustrationen und kostet wertvolle Arbeitszeit sowie nicht zuletzt vermeidbare Storage-Kosten.

Datenmanagement liefert laut Veritas schon heute einen ROI von 113 Prozent – ein Wert, der sich noch verbessern lässt, wenn man ein paar Best Practices hält.

Punkt 1: Machen Sie Datenmanagement zum Topthema und fangen Sie sofort an

Die meisten Menschen haben sich mit dem Thema einer sinnvollen und effizienten Datenablage noch nie wirklich beschäftigt. Daher werden teils einfachste Regeln wie die Trennung privater Daten von den öffentlichen Daten oder eine sinnvolle Dateibenennung nicht beachtet. Bieten Sie Schulungen zum Erstellen einer strukturierten Dateiablage an. Definieren Sie die gewünschten Rollen und Verantwortlichkeiten. Auf diese Weise steigern Sie die „digitale Kompetenz“ in den Fachbereichen.

Punkt 2: Ausgangsanalyse und Strategieentwicklung

Daten sind für die meisten Unternehmen ein strategischer Asset. Damit Ihnen diese einen Nutzen bringen, benötigen Sie eine fundierte Strategie für den Umgang mit den von Ihnen erfassten und verarbeiteten Daten. Führen Sie dafür eine Ausgangsanalyse durch, bei der folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wo liegen die Daten?
  • Wie ist die Altersstruktur?
  • Wer hat Zugriffsrechte?
  • Sind die Data-Owner zu ermitteln?

Nicht alle dieser Fragen lassen sich simpel beantworten. Es gibt aber geeignete Lösungen, mit denen Sie entsprechende Analysen durchführen können.

Auf Basis dieser Informationen können Sie dann Ihre weitere Strategie festlegen. Definieren Sie, was in Zukunft überhaupt gespeichert werden soll. Klären Sie auch kritische Aspekte, wie etwa mit personenbezogenen Daten umgegangen werden soll und wie ihre Speicherung gemäß der aktuellen europäischen Datenschutzregelungen auf das notwendige Minimum reduziert werden kann.

Punkt 3: Formulieren Sie eine Exitstrategie für Ihre Daten

Der Großteil der vorhandenen Daten ist unstrukturiert oder bestenfalls semistrukturiert, und es liegen keine verlässlichen Informationen über den Inhalt und Wert der Daten vor. Bei im Schnitt 40.000 Dateien pro PC-User steigt der Aufwand beim Aufräumen in unrealistische Höhen, da jede einzelne Datei geprüft werden müsste, um geschäftskritische von überflüssigen Daten zu trennen. Meist könnte ohnehin nur der Dateiersteller (Data-Owner) zuverlässig bestimmen, welche Daten relevant sind und welche nicht. Aber oft ist diese Person nicht bekannt oder hat das Unternehmen bereits verlassen.

Abbildung 1: Entwicklung der relevanten Daten (blau) vs. nicht relevanten Daten (rot) auf dem Fileserver.
Abbildung 1: Entwicklung der relevanten Daten (blau) vs. nicht relevanten Daten (rot) auf dem Fileserver.
(Bild: migRaven GmbH)

Da sich auf dem Fileserver die Datenmenge derzeit alle zwei bis drei Jahre verdoppelt (siehe auch Abbildung 1), muss beim Management von Daten auch zwingend eine Exitstrategie festgelegt werden. Es darf nicht mehr nur darum gehen, wie neue Daten ins System gespeichert werden können. Mindestens genauso wichtig ist es festzulegen, wie die nicht mehr benötigten Daten künftig das System wieder geordnet verlassen sollen.

Punkt 4: Alle Mitarbeiter müssen ins Datenmanagement einbezogen werden

Jeder Benutzer des Filesystems kennt sich mit den eigenen Daten bestens aus. Mit dieser Kompetenz ausgestattet, wäre es für den Mitarbeiter ein Leichtes, einen passenden Ablageort für ein bestimmtes Dokument zu bestimmen. Und der Abteilungsleiter weiß sehr genau, welche Mitarbeiter auf die Daten seiner Abteilung zugreifen dürfen – und welche nicht! Zuständig für das Daten- und Rechtemanagement ist aber fast immer die IT-Abteilung.

Es wird also Zeit, den Nutzer in klar definiertem Rahmen in das Datenmanagement einzubinden, um das unkontrollierte Datenwachstum zu bremsen und Effizienz sowie Sicherheit zu erhöhen. Verwenden Sie daher eine Lösung zum Management Ihrer Daten, die den Nutzer aktiv einbindet und unterstützt.

Punkt 5: Einsatz flexibler Tools und Techniken

Ohne spezialisierte Werkzeuge zum Management Ihrer Daten können Sie die genannten Punkte nicht umsetzen. Ein passendes Tool schafft Freiräume und senkt die Kosten.

Bei der Bewertung einer in die engere Wahl einbezogenen Lösung sollten Sie sich verschiedene Fragen stellen. Beispielhafte Fragen könnten sein:

  • Vereinfacht und beschleunigt sie alle relevanten Prozesse zur Verwaltung und Speicherung von Daten?
  • Welche Funktionen bietet sie, um Daten sinnvoll zu strukturieren und später wiederzufinden?
  • Lassen sich damit die Kosten für Speicher nachhaltig senken?

Die Software macht den Unterschied

Die digitale Transformation und weitere schon vorher in Gang gekommene Prozesse haben dazu geführt, dass in den Unternehmen immer größere Datenberge entstehen. Damit das Datenchaos nicht weiter ausufert, benötigen Sie kurzfristig eine Strategie für Ihr Datenmanagement, also eindeutige Vorgaben und klar definierte Prozesse zum Umgang mit Ihren Daten. Dabei darf auch das passende Werkzeug nicht fehlen.

Thomas Gomell, Geschäftsführer der migRaven GmbH.
Thomas Gomell, Geschäftsführer der migRaven GmbH.
(Bild: migRaven GmbH)

Mit migRaven.24/7 haben die Berliner Software-Spezialisten von migRaven GmbH eine Lösung entwickelt, die viele der genannten Punkte erfüllt. Das Fachmagazin IT-Administrator bescheinigte der Lösung in seiner aktuellen März-Ausgabe, sie eigne „sich optimal für mittlere und große Unternehmen, um die IT-Abteilung zu entlasten, Kosten zu sparen und eine effektivere Selbstverwaltung der Verzeichnisse zu erreichen“.

Ausführlichere und weitere Informationen zu den „5 Punkten für ein erfolgreiches Datenmanagement“ teilt die migRaven GmbH in dem bei heise online gehosteten, gleichnamigen Whitepaper. Darin erfahren Sie auch, warum unstrukturierte Daten ein Bremsklotz sind, welche handfesten Nachteile Cloud-Nutzer haben und warum bezahlbarer Storage schon bald knapp wird.

*Der Autor: Thomas Gomell ist Geschäftsführer der migRaven GmbH, welche sich mit ihrer Software-Lösung migRaven.24/7 auf Datenökonomie sowie Effizienz und Sicherheit bei der Arbeit mit dem Fileserver fokussiert.

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