Datensicherung bei Kaut-Bullinger mit Arcserve-UDP-Appliances Backup für den Büroartikelspezialisten

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Die alten Backup-Systeme beim Büroartikelspezialisten Kaut-Bullinger waren aus technischer und wirtschaftlicher Sicht an ihre Grenzen gestoßen und benötigten darüber hinaus einen hohen Administrationsaufwand, um das Backup sicherzustellen. Anfang 2021 suchten die IT-Verantwortlichen nach einer neuen Lösung, die alle Anforderungen elegant erfüllen und den Administrationsaufwand deutlich senken sollte.

Kaut-Bullinger ist ein mittelständisches Familienunternehmen, das seinen Ursprung 1794 in München hat. Dem Unternehmen wurde 1894 der Titel „Königlich Bayerischer Hoflieferant“ verliehen. Heute hat sich die Firma zu einem modern agierenden Konzern entwickelt. Kaut-Bullinger ist ein bedeutender Marktteilnehmer im gewerblichen Handel mit Bürobedarf, Bürodesign, Drucksystemen, Bürotechnik sowie Digitalisierung – deutschlandweit. Mit weit über 50 Prozent erfolgt ein Großteil des Geschäfts im Webshop mit privaten und gewerblichen Kunden.

Die IT und das Datacenter spielen bei Kaut-Bullinger eine wichtige Rolle. Elf IT-Mitarbeiter sorgen in den Segmenten Organisation, Programmierung und Systemservice für den reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Unternehmen und des weiterhin zunehmenden digitalen Geschäfts.

Auf der Suche nach Sicherheit und Entlastung

Kaut-Bullinger verfügt über eine sehr leistungsfähige IT und vertraut seit vielen Jahren bei den zentralen Diensten, darunter Domain-Controller, Dateiserver oder Datenbankserver, auf eine Linux-Plattform. Im Laufe der Zeit ergab sich aus dem historischen IT-Bestand und einem zusätzlichen organischen Wachstum mit diversen Änderungen an den Diensten und Services eine Herausforderung beim Backup, welche die bisherigen Systeme nur schwer und teilweise gar nicht abbilden konnten. Weder technisch noch wirtschaftlich bestand die Möglichkeit, die bestehenden Systeme den erweiterten Anforderungen, insbesondere in Bezug auf die Speichervolumina, anzupassen. Zu diesem Zeitpunkt waren die Backups nur mit viel manuellem Aufwand realisierbar.

Es galt, physikalische Server, virtualisierte Umgebungen (VMs) und auch Nutanix-Umgebungen zu sichern. Auf einzelne Backups der unterschiedlichen Welten zu setzen war bei Kaut-Bullinger keine Option. Das Backup und die Datensicherung sollten unter einen Hut gebracht und mit einer zentralen Lösung verwaltet und umgesetzt werden.

Ein zusätzliches und neues Thema bei Kaut-Bullinger war die verstärkte Nutzung der Cloud, im speziellen Fall der Office-365-Postfächer. Der Cloud-Dienst verschafft dem Unternehmen diverse Vorteile und wird daher in den Abteilungen Schritt für Schritt verankert. Mit dieser Cloud-Anwendung entstand für die IT-Spezialisten von Kaut-Bullinger die Aufgabe, Daten zu sichern, die nicht auf den hauseigenen Systemen gespeichert sind. Zwar sind die zugesagte Datensicherheit und auch der Zugriff auf historische Daten seitens Microsoft gut. Dennoch wollten die IT-Fachleute die Daten auf einer eigenen Sicherung wissen, bei der sie volle Kontrolle haben und zudem eine eigens definierte Historie garantieren konnten.

Ein weiteres Argument für das Backup der Office-365-Daten war die Datenhoheit. Diese sollte über das Backup auf die lokalen Datensicherungsspeicher von Kaut-Bullinger gewährleistet sein. Im Frühjahr 2021 gingen Jens Nitschke, Bereichsleiter IT bei Kaut-Bullinger, und sein IT-Team in die Evaluierungsphase unterschiedlicher Optionen, um eine konsolidierte Backup-Lösung zu finden, die alle Anforderungen erfüllt.

„Das Backup der unterschiedlichen Systemwelten sollte aus einem Guss und leicht verwaltbar sein sowie unauffällig im Hintergrund laufen. Wir haben nicht die Zeit und die Ressourcen, mehrere Backup-Lösungen aufwendig zu betreuen. Außerdem würde ein komplexes und verteiltes Backup bei einem Notfall-Restore wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Dabei kommt es auf jede Minute an, insbesondere wenn das Online-Geschäft einen wesentlichen Teil des Business ausmacht“, erklärt Nitschke.

Storage-Insider-Podcast: Datensicherung und Business Continuity – wie Unternehmen eine Backup-Strategie entwickeln

Backup in der Praxis

Leistungsfähiges Backup für eine heterogene IT-Struktur

Ende April bis Anfang Juni 2021 wurde bereits das Projekt der Umgestaltung und Modernisierung der Backup- und Restore-Umgebung umgesetzt. Die Wahl fiel auf die (UDP-)Appliance 9144 DR von Arcserve mit Software-Version 7, die alle Anforderungen von Kaut-Bullinger in Bezug auf Hardware, Software und Administration erfüllt. Ausschlaggebend war insbesondere, dass sich die Arcserve-Systeme nahtlos und vor allem unkompliziert in die Linux-Umgebung des Unternehmens eingliedern lassen.

Die einzelnen Backups wurden von Kaut-Bullinger nach Gruppen und entsprechend den Zielsystemen organisiert. Beispielsweise werden die virtualisierten Umgebungen täglich gesichert. Fileserver hingegen werden zweigeteilt gesichert, wobei die Systeme via Snapshot und die Daten filebasiert gesichert werden. Um die diversen Policies und Backup-Jobs einzurichten, benötigte Kaut-Bullinger aufgrund der intuitiven Oberfläche lediglich drei Tage inklusive der Einführung und Schulung.

Anschließend wurden in einem kurzen Parallellauf der neuen und der alten Backup-Systeme die Sicherungen über die Arcserve-Appliances angelegt. Danach erfolgte die schrittweise Abschaltung und Deinstallation der Altsysteme. Damit wurde ein fließender Übergang erreicht, ohne Gefahr zu laufen, sich über einen Bruch in der Backup-Historie Sorgen machen zu müssen.

Alle Datensicherungen werden zudem auf eine zweite Appliance in einem anderen Gebäude automatisch repliziert, um die Datensicherungen redundant und in einem anderen Brandabschnitt vorliegen zu haben. An dieser Stelle kommt die integrierte Deduplizierung der Arcserve-Lösung ins Spiel. Zwar erfolgt die Replizierung über das hauseigene Netzwerk und verursacht damit keine Carrier-Kosten, dennoch führt die enorm hohe Deduplizierungsrate zu klaren Vorteilen und Einsparungen beim Speicherbedarf. Auf der Replikations-Site sind Backups für 355 Terabyte an wiederherstellbaren Daten angelegt, die allerdings nur 23,12 Terabyte an Speicherplatz benötigen – das entspricht einem enorm hohen Deduplizierungsquotienten von 1:15.

Zusätzlich in die Backup-Struktur integriert ist eine Tape-Library. Auch diese Jobs werden direkt über die Administrationsoberfläche der Arcserve-Lösung angesteuert, was den gesamten Backup-Prozess schlank, unkompliziert und sicher gestaltet. „Tatsächlich hatten wir ein paar kleinere Fälle, bei denen wir Daten wiederherstellen mussten. Das waren keine großen Katastrophen oder gar Auswirkungen nach einer kapitalen Cyberattacke. Aber die einfache und vor allem schnelle Wiederherstellung der Daten gibt uns einen klaren Hinweis darauf, dass das Restore auch in einem ernsteren Fall problemlos möglich ist und wir IT-Administratoren beruhigt schlafen können“, freut sich Nitschke.

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Die Zeiten, in denen Backups ausschließlich auf Tape angefertigt wurden, sind vorbei. Heute stellt sich die Situation bezüglich Backup-Medien und -Strategien deutlich vielfältiger dar, was auch zu Unsicherheiten führt.

Backup & Archivierung – gestern, heute und morgen

Die Hauptthemen des Kompendiums sind:

• Auf dem Weg zur passenden Backup-Strategie
• Cloud-Backup und Hybrid-Backup
• Tape – der wehrhafte Dinosaurier
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• Langzeitarchivierung mit Objektspeicherung
• Unstrukturierte Daten ohne Backup schützen
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Unauffällig, schnelle Wiederherstellung und nützliche Features

Einer der wesentlichen Vorteile der Arcserve-Appliance-Lösung liegt in der Administration. Schon das Setup der neuen Backup-Umgebung erfolgte in wenigen Stunden, und auch danach, wenn neue Server und Systeme in die bestehende Struktur eingebunden werden, ist der Aufwand sehr gering und mit wenigen Schritten erledigt. Bei der alten Lösung mussten die IT-Spezialisten mindestens einmal pro Woche eingreifen, damit das Backup funktionierte und zuverlässig die Daten sicherte. Seit der Installation der Arcserve-Lösung entfällt dieser Administrationsaufwand komplett.

Das Restore ist ein entscheidender Punkt für Kaut-Bullinger. Im Ernstfall müssen Daten oder Systeme sehr schnell wiederhergestellt werden. Seit der Installation mussten hin und wieder einzelne Daten wiederhergestellt werden, was enorm schnell und unkompliziert vonstattenging. In einem Fall, bei der Wiederherstellung einer kompletten VM, konnte die Lösung ihre Leistungsfähigkeit zeigen. Die Wiederherstellung der VM mit rund 100 Gigabyte dauerte vom Anstoßen des Recovery bis zum Zeitpunkt, als sie wieder einsatzbereit war, weniger als eine halbe Stunde.

Zudem ist Kaut-Bullinger von einem weiteren Feature der Arcserve-Lösung überzeugt. Mit der Funktion kann das Backup im Windows-Explorer angezeigt werden, und man kann dabei zwischen den Verzeichnissen wechseln. Über das Browsen im gewohnten Dateisystem lassen sich einzelne Dateien via Drag-and-drop wiederherstellen, was eine bequeme und unkomplizierte Vorgehensweise darstellt.

Mit Instant VM lassen sich zudem gesicherte virtuelle Umgebungen direkt auf der Backup-Appliance starten. Kaut-Bullinger nutzt dieses Feature, um alte Konfigurationen, Einstellungen oder Stände zu prüfen. Der Startvorgang einer VM auf einer Appliance erfolgt schnell und unkompliziert und stört die Produktivumgebung in keiner Weise.

Ein weiterer Vorteil der neuen Arcserve-Lösung ist die integrierte Cybersecurity, welche die Backups auf Disk zusätzlich vor Ransomware schützt. Kaut-Bullinger hat selbstverständlich wirkungsvolle Security-Lösungen auf den Endpoints im Einsatz; dennoch bietet der zusätzliche in das System eingebundene Cyberschutz von Sophos im Ernstfall eine weitere Barriere für Verschlüsselungsangriffe.

„Es ist besonders angenehm, dass die Arcserve-Backup-Lösung unauffällig im Hintergrund läuft. Ich will mich eigentlich nicht mit dem Backup beschäftigen müssen, es sei denn, man muss etwas wiederherstellen oder es müssen neue Systeme eingebunden werden. Alles andere soll alleine und ohne jeglichen Aufwand laufen. Genau das hat uns Arcserve versprochen und auch eingehalten“, resümiert Jens Nitschke. „Zudem haben wir für ein künftiges Projekt die Grundlage geschaffen. Im Moment planen wir die zusätzliche Datensicherung in die Cloud, um eine weitere Sicherungsinstanz zu haben. Die Arcserve-Appliance erfüllt auch dafür alle Anforderungen und kann auch diese Jobs mit nur wenigen Klicks durchführen.“

Die Fallstudie im Überblick

Kunde:

„Alles fürs Büro. Und vieles mehr.“ ist die Devise von Kaut-Bullinger. Mit Leidenschaft und Erfahrung setzen 450 Mitarbeiter die Wünsche der Kunden in die Tat um, Tag für Tag und in jedem Unternehmensbereich. Seit mehr als 225 Jahren steht Kaut-Bullinger laut eigenem Bekunden für Qualität, Innovation und Partnerschaft.

Herausforderung:

Kaut-Bullinger betreibt eine heterogene IT-Umgebung unter Einsatz von Linux-Servern. Zunehmend wird auch Office 365 genutzt, was zu weiteren Datenpools außerhalb des Unternehmens führt. Die alten Backup-Systeme waren aus technischer und wirtschaftlicher Sicht an ihre Grenzen gestoßen und benötigten darüber hinaus einen hohen Administrationsaufwand, um das Backup sicherzustellen. Anfang 2021 suchten die IT-Verantwortlichen nach einer neuen Lösung, die alle Anforderungen elegant erfüllen und den Administrationsaufwand deutlich senken sollte.

Lösung:

Zum Einsatz kommen in der neuen Backup-Umgebung die UDP-Appliances 9144 DR (UDP = Unified Data Protection) von Arcserve, die sich nahtlos in die Linux-Umgebung eingliedern. Diese sichern physikalische Server, virtualisierte Umgebungen (VMs), Nutanix-Umgebungen sowie die Office-365-Daten aus der Cloud über unterschiedliche Backup-Jobs. Zusätzlich wird über die Appliances auch die Datensicherung auf eine Tape-Library durchgeführt. Eine zusätzliche Datensicherung in die Cloud ist in Planung; die entsprechenden Features sind in den Arcserve-Systemen bereits vorhanden.

Vorteile:

Seit der Einführung der Arcserve UDP 9144 DR Appliances bei Kaut-Bullinger laufen die Backups ohne jeglichen Administrationsaufwand unauffällig im Hintergrund. Diverse Features erleichtern zudem die Wiederherstellung. Die Replikation der Backup-Daten zu einer zweiten redundanten Appliance erfolgt mit einer hohen Deduplizierungsrate, was Kaut-Bullinger Vorteile in Bezug auf Leistung, Geschwindigkeit und Plattenvolumen bringt.

*Der Autor: Danny Ullrich, Marketing Manager DACH bei Arcserve

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