Data Capturing von Kofax erweitert die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung

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Notwendige Voraussetzung für „Scan to Process“ ist eine einmalige Konfiguration der Software. Dafür steht eine umfangreiche Sammlung vordefinierter Komponenten und leistungsfähiger Skriptfunktionen zur Verfügung.

Abgerundet wird das Ganze durch die „Learn-by-Example“-Technologie. Mit ihr lernt die Software kontinuierlich dazu und befreit die Anwender von immer wiederkehrenden Aufgaben. All dies gilt neben Papierdokumenten natürlich auch für E-Mails, Faxe oder PDFs.

Einbindung in Geschäftsprozesse

Bis hierhin wurden aus dem ursprünglichen Papierdokument auf der einen Seite ein digitales Image und auf der anderen einen digitaler Datensatz erstellt. Für automatisch ablaufende Prozesse – sprich die Übergabe an die IT-Prozesse - verwendet Kofax Standard-Ausgabeskripte mit denen die Anbindung an Workflow- und Content-Management-Anwendungen gelingt.

Der Vorgang kann so weit automatisiert werden, dass beispielsweise eine digitalisierte Rechnung automatisch per E-Mail an den entsprechenden Sachbearbeiter geht oder direkt in eine vorhandene Payment-Lösung überspielt wird. Im Idealfall wird sogar die Bezahlung automatisch angestoßen, sofern festgelegte Bedingungen erfüllt sind.

Damit dies gelingen kann, existieren spezielle Lösungen wie die von SAP zertifizierte „MarkView Financial Suite“, die eine nahtlose Integration ermöglichen. Die Lösung bietet einen durchgängigen („end-to-end“) Prozess bei der Bearbeitung von Rechnungen in SAP-Umgebungen.

Die Vorteile einer umfassenden Lösung zur Datenerfassung und Automatisierung der Geschäftsprozesse sind vielfältig: schnelle und dezentrale Erfassung der Daten, zentrale Verarbeitung, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, automatische Zuordnung von Dokumenten zu Prozessen, schnelle Workflow-Integration und die sich daran anschließende Archivierung. Die Summe der Vorteile ist oftmals so groß, dass sich Investitionen bereits nach einem Jahr amortisieren.

Praxisbeispiel Baufinanzierung

Ein Projekt bei der ING DiBa verdeutlicht, wie ein solches Projekt in der Praxis aussehen kann. Täglich fallen bei der Bank bis zu 70.000 Seiten Papier an, die bearbeitet werden müssen. Im Jahr summiert sich das auf die enorme Menge von rund 15 Millionen Dokumentenseiten.

Ein großer Teil davon betrifft den Bereich der Baufinanzierung, hiermüssen zahlreiche Dokumente – darunter Finanzierungsanträge, Urkunden, Kaufverträge und Rechnungen–innerhalb kürzester Zeit erfasst, gesichert, klassifiziert und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Aufgrund der großen Anzahl von Dokumenten wären die manuelle Sortierung und Zuordnung extrem zeitaufwändig und fehleranfällig. Die ING DiBa entschied sich daher für eine automatisierte Verarbeitung dieser Papierflut.

Mit einer Kombination aus Kofax Capture, den Kofax Transformation Modules und VirtualReScan ist die Bank heute in der Lage, bis zu 4.000 gescannte, komplette Kundenakten pro Tag zu verarbeiten. Alle Verarbeitungsprozesse wurden nachhaltig optimiert und auch die Kunden profitieren durch verkürzte Entscheidungsphasen und einem dadurch verbesserten Service.

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