Microsoft-Teams, Zoom und Co. Daten flexibel und Compliance-konform archivieren

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Die Pandemie hat den internationalen Datenverkehr auf ein Allzeithoch katapultiert. Im privaten Rahmen schlug die Nutzung von Streaming-Diensten und sozialen Netzwerken zu Buche. Auf Geschäftsseite stiegen die Datenübertragungsraten durch Collaboration-Tools und Messenger-Dienste wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack. Was nun im privaten Bereich eine weniger starke Rolle spielt, ist in der Arbeitswelt umso bedeutender: die sichere und Compliance-konforme Archivierung der zwischen Meetingteilnehmern ausgetauschten Informationen.

Der Austausch sensibler Daten in Geschäftsmeetings ist keine Seltenheit. Daher sind Unternehmen dazu verpflichtet, sie entsprechend geltender Compliance-Vorgaben zu behandeln. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen Organisationen Archive-Messaging-Anwendungen. Je mehr verschiedene Datentypen und Systeme sie unterstützen, desto flexibler sind sie in der Praxis einzusetzen. Denn oft nutzen Unternehmen mehrere Messaging-Dienste – gerade im Kontakt mit verschiedenen Kunden und in der Zusammenarbeit in verteilten Teams – gleichzeitig.

Die Bandbreite an Tools, über die sich der Datenaustausch abwickeln lässt, ist mittlerweile immens. Von Anwendungen für die Zusammenarbeit über den Dokumentenaustausch in Form von PowerPoint-Präsentationen beispielsweise bis hin zu Lösungen zur Übermittlung finanzieller Informationen. Sind Informationen vor dem Hintergrund rechtlicher Vorschriften zu archivieren, müssen Unternehmen dafür Sorge tragen, dass mit den Daten entsprechend verfahren wird.

Konnektoren: Hebe und Senke für die Datenerkennung

Konnektoren sind das Mittel dazu, Daten für die Archivierung in den verschiedenen Collaboration-Tools, Instant-Messaging-Diensten und Financial Platforms zu erfassen und herauszuziehen. Je nach Plattform müssen sie unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Veritas Technologies etwa setzt für Microsoft Teams einen Konnektor ein, der auch bei Gruppennachrichten in heterogenen IT-Infrastrukturen optimal funktioniert. Bei Yammer ist es wichtig, dass der Konnektor Nachrichten, die zwischen Teilnehmern interner und externer Gruppen ausgetauscht werden, erfassen kann. Sind die Informationen erkannt worden, können sie in den Speicher für die Archivierung wandern.

Einfache Archivierungsprozesse und flexible Migrationen für hohen Kundennutzen

Anwender haben bei der Wahl des Speichers die Möglichkeit, zwischen einer On-Premises-Variante oder der Cloud-Option zu wählen. Um für möglichst viel Übersicht bei der Datenablage zu sorgen, ist es sinnvoll, die Anzahl der Archive zu reduzieren. Im Idealfall laufen die Daten in möglichst einem einzigen Speicher zusammen. So müssen nicht verschiedene Archive parallel betrieben werden.

Es greift allerdings zu kurz, zu sagen, dass Unternehmen grundsätzlich mit einem Archivierungsspeicher auskommen können. Die Realität sieht oft anders aus. Und es kommt vor, dass sich On-Premises-Systeme aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht mehr nutzen lassen oder aus Kostengründen auf sie verzichtet werden soll. Mit einer Cloud-Migration etwa lässt sich dieses Problem lösen. Veritas beispielsweise stellt seinen Kunden eine Vielzahl an Optionen zur Verfügung: Die Migration von lokalen Archivlösungen zu Microsoft Office 365 oder Veritas Enterprise Vault.cloud stellt ein mögliches Szenario dar.

Als weitere Option können über APIs Migrationen von einer vorhandenen E-Mail-Archivierungsplattform zu Enterprise Vault erfolgen. Migrationen von einer Cloud-basierten Lösung zu einer anderen sind eine weitere Strategie. Nutzer können also nicht nur auswählen, welche Variante für sie am bequemsten ist, sondern mit welcher sie Compliance-Regeln vollumfänglich erfüllen können.

Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben bei der Archivierung

Anhand automatisierter Aufbewahrungsrichtlinien sind Unternehmen dazu in der Lage, Prozesse zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften einzurichten. Beispielsweise können IT-Verantwortliche Daten auf der Grundlage bestimmter Vorgaben löschen. Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien kommen beispielsweise auch dann zum Tragen, wenn bestimmte E-Mails von Mitarbeitern aus Compliance-Gründen an einem exakt bestimmten Stichtag aus dem Archiv zu entfernen sind. Bei großen Datenmengen etwa besteht eine erhöhte Wahrscheinlichkeit, dass Daten archiviert werden, die eigentlich nicht ins Archiv gehören. Auch hier müssen die Organisationen dazu in der Lage sein, die Informationen zu identifizieren und zu löschen.

Boolesche Operatoren und Metadaten zum Aufspüren der Daten

Im Zusammenhang mit der Identifikation von Daten haben Nutzer die Möglichkeit, Informationen anhand mehrerer Suchkriterien zu finden. Dazu werden die archivierten Daten mit Metadaten versehen. In diesem Kontext werden die archivierten Daten mit bestimmten Attributen zur Indexierung versehen, nach denen Anwender suchen können.

Anhand der booleschen Operatoren „UND“ und „ODER“ lässt sich die Suche nach bestimmten Attributen spezifizieren. Sind umfangreiche Berichtsfunktionen in die Anwendungen zur Archivierung integriert, ermöglichen sie detaillierte Einblicke in die abgelegten Daten – und das über den gesamten Lebenszyklus der Informationen hinweg.

*Der Autor: Sascha Oehl, Director Technical Sales bei Veritas Technologies, Gold-Winner in der Kategorie „Archivierung“ bei den Storage-Insider Readers’ Choice Awards 2020.

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