Backup, Archivierung, Langzeitspeicherung im Vergleich

Daten wirtschaftlich und sinnvoll speichern

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Archivierung – die verlässliche Bibliothek für große Datenmengen

Bei der Archivierung spielen gesetzliche Vorgaben eine sehr wichtige Rolle. Dadurch werden das Archiv und ebenso die dazugehörige Planungsarbeit oft hoch komplex. Je nach Vorgabe und Branche liegt die Aufbewahrungszeit für Archivdateien bei mehreren Jahrzehnten. Die Archivdateien kommen nicht nur aus dem aktiven Datenbestand, sondern werden oftmals allein für das Archiv erzeugt.

Sind datenschutzrechtlich relevante Einträge enthalten, müssen Archivdateien zudem nach Ablauf der Aufbewahrungszeit sorgfältig und vollständig gelöscht werden. Während der Aufbewahrungszeit dürfen Archivdateien nicht verändert werden und müssen jederzeit in einem lesbaren, unveränderbaren Format für Wirtschaftsprüfer zur Verfügung stehen. Das Medium, auf dem sie gespeichert werden, ist nicht vorgegeben. Allerdings müssen die archivierten Dateien genau wie die Arbeitsdaten gesichert werden. Das ist wichtig, denn ein Datenverlust wäre fatal. Das Archivvolumen nimmt daher eher zu als ab und wird auch bedeutend größer als das eigentliche Primärspeichervolumen.

Eigenschaften:

  • Dateien müssen unveränderbar abgespeichert werden,
  • Dateien müssen zugänglich sein,
  • Dateien müssen nach Ablauf der Aufbewahrungszeit gelöscht werden,
  • Dateien müssen ebenfalls gesichert werden und der
  • Speicherort kann auch das primäre Speicher-System sein.

Beispiel:

Anschaulich wird die gesetzlich geprägte Archivierung bei der Aufbewahrung von Steuerunterlagen. Die Dateien werden in der Regel nicht mehr benötigt, dürfen nicht verändert werden und können oder müssen nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Sollte das Finanzamt danach fragen, müssen sie innerhalb der gegebenen Frist zur Verfügung gestellt werden.

Langzeitspeicherung – wo die Daten schlafen

Hierbei handelt es sich um Dateien, die in den primären Speichersystemen abgespeichert wurden. Auf Dateien für die Langzeitspeicherung wird in der Regel nicht oft oder sogar gar nicht zugegriffen. Sie unterliegen keinen gesetzlichen Regelungen und müssen einfach nur aufbewahrt werden – etwa weil sie für zukünftige Projekte interessant sein könnten.

Primärer Speicher ist normalerweise der teuerste, weil er schnelle Zugriffe ermöglicht. Die Dateien für die Langzeitspeicherung können aus den primären Speichersystemen herausgenommen und auf kostengünstigere Speichersysteme verlagert werden. Sie stehen dann nicht mehr im aktiven Zugriff. Mit der richtigen Wahl beim sekundären Speicher für die Langzeit-Dateien, müssen diese auch nicht mehr im traditionellen Backup mitgesichert werden.

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