Optimierung der Speicherlandschaft Datenmanagement durch automatisierte Prozesse verbessern

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IT-Teams können die steigenden Informationsberge nicht mehr manuell verwalten. Für eine tiefe Analyse und ein einfaches, schnelles und besseres Speichermanagement können sie aber wirksame Tools benutzen und so viele Aufgaben automatisieren.

Informationen sind und bleiben das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Daten werden im Zweifel nicht gelöscht. Im Gegenteil, Unternehmen sammeln immer mehr Daten an.

Manch ein Betrieb soll daher bis heute noch nicht einmal ein Bit an Information gelöscht haben, um seinen Informationsberg abzutragen. Stattdessen wird dieser immer höher und schneller zu einem zerklüfteten Gebirge aufgeschüttet: Sinnvolle und empfohlene Backup-Ansätze, wie etwa das 3-2-1-Prinzip, häufen weiteres Material schnell an.

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Aus diesem und zahlreichen weiteren Gründen vergrößert sich die zu speichernde Informationsmenge weltweit zurzeit durchschnittlich jährlich um rund ein Viertel – und verdoppelt sich alle drei Jahre. Ein unkontrolliertes Wachstum bringt in der Folge große Probleme mit sich. Vor allem entsteht ein scheinbarer Druck, ständig neuen Speicher bereitzustellen. Gleichzeitig verkürzt sich der Lebenszyklus von Storage. Um einen Ausweg aus dieser Wachstumsspirale zu finden, setzen viele Organisationen seit einiger Zeit auf aktives Datenmanagement.

An konsequenter Verwaltung führt kein Weg vorbei

Die Aufgabe, das gespeicherte Wissen eines Unternehmens sinnvoll zu verwalten, liegt in der Regel beim Storage-Team. Bisher konnte diese Aufgabe noch weitestgehend von Hand erledigt werden. Doch bei einer stets wachsenden und komplexer werdenden Speicherlandschaft kommen die Teams an ihre Grenzen. Und nicht nur der Arbeitsaufwand steigt. Die Aufgabe wird zudem immer komplexer, da die IT- und Speicherlandschaft über Jahre oder gar Jahrzehnte hinweg organisch wächst. Nicht selten wissen die Verantwortlichen gar nicht mehr genau, was sich überhaupt wo befindet.

Wer jedoch den Überblick über seine gespeicherten Informationsbestände (meist kalte Daten) verloren hat, kann diese nicht sinnvoll nutzen, geschweige denn einen Wert aus ihnen ziehen. Ein Speichern aus reinem Selbstzweck oder zur Sicherheit ergibt aber keinen Sinn und verursacht Kosten. Aktives, planvolles und nachvollziehbares Datenmanagement ist daher eine zentrale Aufgabe für alle Organisationen, die mit der steigenden Menge an Informationen wichtiger wird, die aber nicht unterschätzt werden kann: Allein richtiges Löschen will gelernt sein.

Startpunkt Analyse

Um die Unternehmensinformationen besser zu verwalten, beginnen die Storage-Verantwortlichen damit, den Datenpool zu untersuchen. Schon hier leisten geeignete Tools wertvolle Hilfe, inventarisieren alle vorhandenen Bestände und analysieren sie anhand der Metadaten. Davon ausgehend, erlauben sie Rückschlüsse, wie das Management optimiert werden kann. Im Idealfall sind solche Tools Teil einer entsprechenden Software. Diese bietet weitere Möglichkeiten, um Informationen manuell mit modernen Technologien verfügbar zu halten und zu sichern.

Tools schaffen Mehrwert

Wer seine Daten und deren Gebrauch genau kennt, kann die unterschiedlichen Bestände auf den jeweils am besten geeigneten Speichern ablegen. Produktive Informationen gehören auf schnellen Flash-Speicher, kalte Daten, das heißt nicht mehr genutzte Daten, kommen dagegen ins Archiv oder werden aktiv gelöscht. Das spart Kosten und verbessert die Verfügbarkeit der eigentlichen Produktionsdaten. Ein weiterer Effekt eines guten und transparent dokumentierten Managements ist die Informationssicherheit: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht das Wissen über die von ihnen verwalteten Speicher und Informationen nicht verloren.

Merkmale und Funktionen eines Storage-Managements

Alle Speicher im Griff

Tools zum Datenmanagement erhöhen zudem die Planungssicherheit. Mit ihrer Hilfe können IT-Abteilungen Tendenzen erkennen, das Wachstum der gespeicherten Informationen berechnen und dadurch entweder den nächsten Hardware-Refresh vorausschauender planen oder die Administration dynamisch anpassen. Ein plötzlich voll belegter Speicherplatz gehört damit der Vergangenheit an. Mit Blick auf den zu erwartenden Bedarf kann die IT den Neukauf von Ressourcen verschieben oder eventuell ganz vermeiden. Eine grafisch dargestellte Verteilung der gesicherten Datenbestände und das Aufzeigen von Einsparpotenzialen machen es außerdem einfacher, die Analysen zu interpretieren und weitere Maßnahmen vor Entscheidern wie Geschäftsführung oder Controlling zu argumentieren.

Automatismen für bessere Verfügbarkeit und einfachere Migration

Moderne Plattformen agieren automatisch. Das ist in mehrfacher Hinsicht positiv. Automatische Analyse findet so nicht nur punktuell, sondern permanent statt. In der Folge verschieben die Tools die Daten anhand von festgelegten Regeln oder verarbeiten sie anders. Nicht Verwendetes verschieben sie nach Ablauf einer gewissen Wartezeit automatisch auf ein tieferes Speichertier. Große Videos oder Powerpoint-Präsentationen wandern etwa ins günstige Archiv und geben schnelleren Speicherplatz auf dem Haupt- oder auf dem Flash-Speicher frei. Administratoren ersparen sich so die Arbeit, diese regelmäßig aufwändig manuell zu entsorgen. Der Anwender merkt von diesen Vorgängen im Hintergrund nichts.

Automatisiert kann das Management der gespeicherten Informationen ebenso die Migration auf neue Systeme oder IT-Architekturen, eine der unbeliebtesten Pflichtaufgaben für vieler IT-Organisationen, deutlich vereinfachen, sie aufschieben oder sogar bis zu einem gewissen Grad vermeiden.

Der Umzug auf andere Systeme in regelmäßigen Intervallen, etwa vor einem anstehenden Hardware-Refresh, ist in der Regel komplex und führt zu Problemen. Und je größer das Volumen, umso länger sind die Migration und die sich ergebende Downtime der Systeme. Mit Tool-basiertem Management lassen sich einfache, weniger komplexe Migrationen durchaus lösen oder besser planen. Wer dank der permanenten Analyse ein genaues Bild über die Verteilung der Daten

hat, kann ihr Überspielen gründlicher und besser vorbereiten und die jeweils geeigneten Methoden auswählen. Er geht– sozusagen automatisch – proaktiv die möglichen Komplikationen an, anstatt im Verlauf des Projekts auf diese zu reagieren.

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Cloud als Alternative?

Beim Weg in die Cloud oder gar bei einer Cloud-First-Strategie hilft Datenmanagement. Wer aber glaubt, darauf verzichten zu können, irrt. Die Cloud bietet zwar nahezu unendlich viel Speicherplatz, der theoretisch nicht zu erneuern oder erweitern ist. Doch wer sich das Verwalten spart und deshalb mehr Speicherplatz belegt, erhöht die Kosten der in Anspruch genommenen Cloud-Struktur. Unternehmen sollten also erst einmal genau wissen, was überhaupt in die Cloud soll, darf und wie schnell es verfügbar sein muss. Dieses Wissen ermöglicht es, die Weichen bei der der Auswahl einer Cloud-Strategie richtig zu stellen. Welcher Anbieter bietet die besten Funktionen für die jeweiligen Informationen? Ist eine Multi-Cloud möglich oder sinnvoll? So können die Verantwortlichen die geeignete Cloud-Strategie auswählen, Kosten einsparen oder gar einen Cloud-Lock-In vermeiden.

Fazit: Datenmanagement als Fundament einer langfristigen Optimierungsstrategie

Ohne Tools für ein strategisches, automatisches Management lassen sich Informationen heute kaum mehr sinnvoll verwalten. Spontan und dann oft überteuert erworbene Speicher oder die Cloud als Notausgang optimieren die Speicherlandschaft nicht nachhaltig. Die Probleme sind lediglich vertagt und werden mit dem Lauf der Zeit eher größer.

Ein konsequentes Management ermöglicht es dagegen, langfristig zu planen, Komplexitäten zu mindern und Migrationen zu vermeiden, vorzubereiten oder einfacher umzusetzen. Das spart Arbeit sowie vor allem Kosten und erhöht die Verfügbarkeit und Sicherheit der Informationen. Dafür ist es nie zu früh und selten zu spät.

Moderne Plattformen unterstützen die IT-Teams bei ihrer Verwaltungsaufgabe. Sie ermöglichen die Analyse, Automation, Migrationen und Replikation der gesicherten Informationen. Unternehmenswissen lässt sich zudem mit Dritten teilen. Das Management selbst sehr großer Informationsmengen auf mehreren Ebenen muss nicht komplex sein. Es lohnt sich aber auf jeden Fall.

*Der Autor: Michael Krett, Mitgründer und Geschäftsführer bei dynaMigs.net

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