Der rechtskonforme Datenschutz im MS-Exchange-Archiv

Anbieter zum Thema

FAST LTA GmbH

Impossible Cloud GmbH

Microsoft Deutschland GmbH

Nutzung nur durch Berechtigte

• Durch Rechtevergabe im Active Directory oder direkt in der Exchange-Datenbank lassen sich alle Zugänge zu den Archiv-Daten exakt steuern.
• Mithilfe der rollenbasierten Zugriffssteuerung (Role Based Access Control, RBAC) können sowohl auf allgemeiner als auch auf detaillierter Ebene Aktionen von Administratoren und Endbenutzern gesteuert werden. RBAC ermöglicht außerdem eine genauere Anpassung der den Benutzern und Administratoren zugewiesenen Rollen an ihre tatsächlichen Positionen, die innerhalb der Organisation eingenommen werden. In Exchange Server 2010 steuert RBAC sowohl die durchführbaren administrativen Aufgaben als auch den Grad, zu dem Benutzer ihr eigenes Postfach und ihre Verteilergruppen selbst verwalten können.

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

• Die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien wird durch die Aufbewahrungfrist im Exchange-Wiederherstellungsordner und die Funktion „Legal Hold“ sichergestellt. Nur Administratoren mit den entsprechenden Rechten im Exchange Server 2010 können diese Einstellungen ändern.

Dokumentation des Verfahrens

Die Dokumentation des Archivverfahrens muss jede(s) Unternehmen / Institution selbst erstellen. Die grundlegenden Funktionen sind in der Basisdokumentation von Exchange Server 2010 verankert. Eine Verfahrensdokumentation sollte zusammen mit dem implementierenden Dienstleister erstellt werden.

Kann mit personenbezogenen Daten datenschutzkonform verfahren werden?

E-Mails als solche sind personenbezogene Daten. Diese werden durch die Exchange-Löschungs- oder Archivierungsrichtlinien verarbeitet. Der Anwender muss die Daten entsprechend den geltenden Vorgaben behandeln und kennzeichnen.

Wird die endgültige und restlose Löschung personenbezogener Daten sichergestellt?

Die Löschung bestimmter personenbezogener Daten kann im Rahmen von Postfächern passieren, an der die entsprechende Person gewirkt hat. Gelöschte Daten und Postfächer werden in Exchange Server 2010 immer im sogenannten Wiederherstellungsordner vorgehalten, bevor es zu einer endgültigen Löschung kommt. Die Aufbewahrungsfrist für Objekte im Wiederherstellungsordner kann frei konfiguriert werden. Standard sind 14 Tage, eine angepasste Einstellung muss hier für jeden Kunden gefunden werden.

Zur Erhöhung der Sicherheit kann Exchange so konfiguriert werden, dass beim endgültigen Löschen einer Mail nicht nur eine Tabelle in der Datenbank verändert wird, sondern dass der Bereich der Datenbank, in dem die Mail gespeichert war, unmittelbar überschrieben wird. Somit ist eine Wiederherstellung dieser Daten auch unmittelbar nach der Löschung mit forensischen Tools nicht mehr möglich. Das bieten viele Archivierungsmöglichkeiten nicht an. Wichtig ist zu wissen, dass das Einschalten dieser Funktion die Performance etwas belastet. Der Kunde kann entscheiden, was für ihn Vorrang hat.

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