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Richtlinie zur Datenaufbewahrung Was ist eine Data Retention Policy?

Eine Data Retention Policy ist eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Daten. Sie wird von einer Organisation wie einem Unternehmen definiert und legt fest, welche Daten aus welchen Gründen wie lange gespeichert werden und wie beim Löschen der Daten zu verfahren ist. Die Aufbewahrung der Daten ist von unterschiedlichen Faktoren wie betrieblichen oder gesetzlichen Vorgaben abhängig.

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Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
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(Bild: © aga7ta - Fotolia)

Der deutsche Begriff für Data Retention Policy lautet „Richtlinie zu Aufbewahrung von Daten“. Bei einer Datenaufbewahrungsrichtlinie handelt es sich um von einer Organisation wie einem Unternehmen definierte Regeln zur Speicherung und Archivierung von Daten. Sie legt fest, welche Daten aus welchen Gründen wie lange auf welchen Systemen gespeichert werden.

Neben der Aufbewahrungsfrist (Retention Period) ist in der Richtlinie auch beschrieben, wie beim Löschen der Daten zu verfahren ist und wie die gespeicherten Informationen zu organisieren sind, damit sie sich durchsuchen und abrufen lassen. Die Aufbewahrungsfrist ist von betrieblichen Vorgaben, gesetzlichen Regelungen oder von Compliance-Richtlinien abhängig.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist Teil der Gesamtstrategie der Datenverwaltung und hat entscheidenden Einfluss darauf, welche Datenmengen zu speichern und zu archivieren sind. Sie umfasst eine Vielzahl verschiedener Daten, wie Dokumente, E-Mails, personenbezogene Daten und andere. Die Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinie erarbeiten mehrere Abteilungen wie IT- und Rechtsabteilungen in der Regel gemeinsam.

In Europa hat unter anderem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Einfluss auf die Data Retention Policy eines Unternehmens. Die Aufbewahrungsrichtlinie beschreibt, wie, warum und wo Daten, insbesondere personenbezogene Daten, in Einklang mit der DSGVO aufbewahrt werden.

Gründe für das Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

Eine Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, ist aus vielen Gründen sinnvoll. Sie stellt sicher, dass gesetzliche Regelungen und Compliance-Vorgaben eingehalten werden. Das Risiko von Verstößen und Bußgeldern sinkt. Gleichzeitig lassen sich die Speicherkosten optimieren, da Daten nicht länger als tatsächlich notwendig gespeichert oder archiviert werden und die benötigte Speicherkapazität sinkt. Die vorhandenen Daten haben eine höhere Relevanz für die geschäftlichen Prozesse und sind in der Menge an Daten einfacher und schneller zu finden.

Technische Umsetzung

Speicher- und Archivierungslösungen unterstützen Aufbewahrungsrichtlinien, indem sie Funktionen bereitstellen, mit denen sich die Einhaltung der Speicherdauer und das Löschen der Daten automatisiert erledigen lassen. Beispielsweise lassen sich Metadaten heranziehen, um festzulegen, wo welche Daten wie lange gespeichert oder archiviert werden. Die Lösungen verschieben Daten in günstigere Archivspeicher, um Speicherkosten zu optimieren und sie zur Einhaltung der Richtlinien für den vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren.

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