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Richtig archivieren – aber wie? Der Weg zum digitalen Archiv

| Autor / Redakteur: Maxime Werner* / Dr. Jürgen Ehneß

Der Digitalisierung kann sich auf kurz oder lang niemand mehr entziehen. Damit der Übergang zum eigenen digitalen Archiv nicht im Chaos endet, sollten vorab einige Dinge beachtet werden.

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Digital archivieren: Das gilt es zu beachten.
Digital archivieren: Das gilt es zu beachten.
(Bild: ©galina.legoschina - stock.adobe.com)

Mittlerweile ist die Digitalisierung in den meisten Unternehmen angekommen. Schließlich lassen sich die Vorteile der digitalen Kommunikation und Datenverwaltung nicht bestreiten. Ein Zugriff auf Kunden- oder Mitarbeiterdaten mit nur wenigen Klicks ist um einiges zeiteffizienter, als erst Kartons im verstaubten Archiv zu durchsuchen. Auch die Verwaltung von Unmengen an Daten lässt sich mit einer professionellen Software einfacher bewältigen als mit Hängeordnern in Aktenschränken.

Zusätzlich zur Zeitersparnis sind auch räumliche Gegebenheiten ein wichtiger Faktor bei der Digitalisierung. Selbst wenn so viele Daten anfallen, dass ein größerer Server notwendig wird, ist der Verbrauch von Nutzfläche erheblich geringer als mit physischen Akten. Wer auch das vermeiden möchte, kann mittlerweile zu einem Cloud-basierten Archiv greifen.

Technische Umsetzung der Digitalisierung

Grundsätzlich kann man die Digitalisierung im Unternehmen in zwei Schritte einteilen. Im ersten Schritt müssen die vorhandenen Akten in digitale Form gebracht und im zweiten Schritt dann ein Dokumentenmanagementsystem entwickelt werden, mit dem das Unternehmen arbeiten kann.

Die technische Umsetzung der Digitalisierung schreckt besonders kleine und mittelständische Unternehmen ab, denn hier gibt es selten festes Personal, das sich nur um die IT-Struktur kümmert. Folglich muss bei vielen Unternehmen die Umwandlung von analogen auf digitale Dokumente neben dem eigentlichen Tagesgeschäft ablaufen.

Damit es nicht zu Prioritätskonflikten kommt und die Digitalisierung reibungslos verläuft, ist die Option sich Unterstützung durch einen externen Dienstleister zu suchen eine Überlegung wert. Dienstleister wie zum Beispiel ScanProfi kümmern sich um den Transport der Dokumente vom Unternehmen zum Scan-Dienstleister und zurück. Auch haben sie bereits die passende Ausstattung, um alle Dokumente zu scannen, von kleinen Kassenbons bis zu größeren Formaten, wie sie bei Plänen oder Zeichnungen üblich sind. So können auch kleine und mittlere Unternehmen kosteneffektiv ihre Archive digitalisieren.

Kennzeichnung von Dokumenten und Ordnern

Damit mit dem neu angelegten Archiv auch das komplette Potential der Digitalisierung ausgeschöpft werden kann, müssen die digitalisierten Dokumente durchsuchbar sein. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • OCR (Optical Character Recognition): Optische Texterkennung bei Dokumenten, die mit Schreibmaschine oder PC verfasst wurden. Buchstaben und Zahlen werden einzeln erfasst und auslesbar gemacht.
  • ICR (Intelligent Character Recognition): Neben Buchstaben und Zahlen können mit ICR auch Barcodes und QR-Codes ausgelesen werden. Auch handschriftliche Notizen sind bis zu einem gewissen Grad erkennbar.

Eine automatische Indexierung ermöglicht es, den kompletten Datenbestand innerhalb von Sekunden auf Schlagworte zu durchsuchen. Je nachdem, welche Berechtigungsstufen vergeben werden, kann auch von jedem Computer im Firmennetzwerk auf die Daten zugegriffen werden.

Ablauf des Scannens und Digitalisierens von Dokumenten beim Scan-Dienstleister.
Ablauf des Scannens und Digitalisierens von Dokumenten beim Scan-Dienstleister.
(Bild: ScanProfi)

Bei der ICR besteht zusätzlich die Möglichkeit, mit Hilfe von Barcodes oder QR-Codes große Mengen an Unterlagen verschiedenen Themengebieten zuzuordnen. So lässt sich bereits beim Scannen eine Struktur in die Datenbank bringen. Es ist beispielsweise möglich, dass pro Geschäftsjahr ein Code vergeben wird und die betroffenen Dokumente mit diesem Code vorab markiert werden; so werden sie beim Digitalisierungsprozess automatisch verknüpft.

Wenn bereits gescannte Unterlagen vorhanden sind, diese aber noch nicht mit einer OCR- oder ICR-Software erfasst wurden, kann dies auch im Nachhinein erledigt werden. Aktuelle Software-Lösungen können auch qualitativ schlechtere Scans verarbeiten, wenn beispielsweise eine Seite nicht gerade eingescannt wurde oder ein Knick in der Seite ist, wie es beim Scannen von aufgeschlagenen Büchern passiert.

Neben den Anforderungen an die Scan-Software muss auch überlegt werden, in welchem Format die Dokumente hinterlegt werden sollen. Es ist von Vorteil, wenn die Dateien direkt im passenden Format für das DMS vorliegt und nicht erst konvertiert werden müssen. Die gängigen Scan-Lösungen können PDF, TIFF, PNG, und GIF ohne Probleme ausgeben; sollten noch weiter Dateiformate notwendig sein, sollte das mit dem Dienstleister abgeklärt oder beim Kauf der Scan-Software mit beachtet werden.

Effiziente Datenbanken bei jeder Unternehmensgröße

Nach dem Scannen werden die digitalisierten Unterlagen in eine Datenbankstruktur importiert. Posteingänge wie zum Beispiel Rechnungen oder Kundenaufträge können nach Aufbau der Datenbank in digitaler Form abgelegt und mit dem Altbestand verknüpft werden. Eine gute Datenbank gründet immer auf einem soliden Dokumentenmanagementsystem (DMS), das auch gewissenhaft bedient werden muss. Je mehr Mitarbeiter darauf Zugriff haben, desto klarer müssen die Richtlinien sein, mit denen das DMS befüllt und die hinterlegten Daten bearbeitet werden dürfen. So wird sichergestellt, dass die Datenintegrität innerhalb des DMS bestehen bleibt – das bedeutet, dass die vorhandenen Daten sich nicht widersprechen dürfen. Eine gute Möglichkeit, dies zu verhindern, ist, unterschiedliche Berechtigungsstufe für die Mitarbeiter einzuführen und ihnen so nur beschränkten Zugriff auf das DMS zu gewähren.

Wichtig ist, dass das Dokumentenmanagementsystem immer an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden sollte, um so das Maximum aus der Digitalisierung herauszuholen.

Maxime Werner, Business Development Manager bei ScanProfi.
Maxime Werner, Business Development Manager bei ScanProfi.
(Bild: ScanProfi)

*Der Autor: Maxime Werner, Business Development Manager bei ScanProfi. Das Leistungsspektrum von ScanProfi umfasst das Scannen und Digitalisieren für Unternehmen von Dokumenten, Akten, kompletten Ordnern, Fotos und Zeichnungen. Des Weiteren bieten sie eine Archivierung und Vernichtung der Akten, Dokumente und Ordner an.

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