Digitale Dokumente zukunftssicher aufbewahren

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So sorgt beispielsweise bei Long-Term Docs die callas software, ein weltweit führender Anbieter von PDF-Analyse- und Prüf-Software, für die sichere und zuverlässige Konvertierung und Verfizierung des PDF/A-Formats.

Langzeitarchivierungs-Lösungen wie Long-Term Docs ermöglichen es Unternehmen zudem, den Speicherort der Daten – ob auf dem eigenen Unternehmensserver oder in der Cloud – selbst festzulegen.

Darüber hinaus können die gespeicherten Informationen meist mit jedem beliebigen mobilen Gerät geöffnet und vollumfänglich genutzt werden. Dabei sorgt die Software dafür, dass der Schutz der Daten mithilfe ausgeprägter Sicherheitseinstellungen zu jedem Zeitpunkt sichergestellt ist.

Zuverlässige Authentizitäts- und Validitätsprüfung

Bei der Langzeitarchivierung ist für KMUs jedoch nicht nur die langjährige Lesbarkeit der archivierten Informationen entscheidend. Auch die juristische Unanfechtbarkeit der gespeicherten Daten kann langfristig eine wichtige Rolle spielen.

Denn das langlebigste Dokument nützt nur wenig, wenn seine Echtheit beispielsweise viele Jahre später in einem Rechtsstreit angezweifelt und das Dokument folglich nicht als Beweis zugelassen wird. Aus diesem Grund überprüft auch Long-Term Docs regelmäßig automatisch, ob das betreffende Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur nach den Vorschriften der EU aufweist.

Dazu greift die Software auf eine Datenbank zurück, in der alle qualifizierten EU-Zertifizierungsstellen hinterlegt und regelmäßig aktualisiert werden. Um die Rechtsgültigkeit des digitalen Dokuments jederzeit sicherzustellen, werden dabei fehlende elektronische Signaturen oder Zeitstempel ergänzt und veraltete Zeitstempel aktualisiert. Dabei sorgt die Lösung selbständig dafür, dass die Zertifizierungskette niemals unterbrochen wird.

Sichere Speicherung

Insbesondere bei hochsensiblen Personal- oder Patientendaten oder Compliance-relevanten Informationen müssen Unternehmen über den gesamten Speicherzeitraum hinweg auch die Sicherheit aller archivierten Daten gewährleisten.

Lösungen für Langzeitarchivierung sollten deshalb unbedingt strengsten Datenschutzanforderungen standhalten und dafür sorgen, dass die gespeicherten Dokumente niemals ihren Speicherort verlassen. So wird beispielsweise Long-Term Docs über die sichere Cloud von T-Systems aus Deutschland bereitgestellt und arbeitet ausschließlich mit den Metadaten des Dokuments.

Diese umfassen neben den Informationen zur Zertifizierungsstelle, die das für die Signatur verwendete Zertifikat ausgestellt hat, unter anderem auch das Ablaufdatum des Zertifikats sowie alle notwendigen Hash-Kontrollen. Anhand dieser Daten ist es nicht möglich, den Inhalt des gespeicherten Dokuments festzustellen.

Zusammenfassung

Die Langzeitarchivierung wird auch in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Ein erstes Signal dafür sind die jüngsten EU-Richtlinien für elektronische Dokumente, die diesen schon heute die gleiche rechtliche Beweiskraft zugestehen wie Papierdokumenten.

Neben den gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen Unternehmen jedoch auch Standards beachten, in denen genau beschrieben ist, wie ein solches Dokument für die langfristige Archivierung vorbereitet und gepflegt werden sollte.

Wertvolle Unterstützung bieten ihnen dabei Langzeitarchivierungs-Lösungen, mit denen sie die gültigen Compliance-Richtlinien auch nach mehreren Jahrzehnten noch einhalten können, ohne dabei Änderungen selbst vornehmen zu müssen.

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