Mittels XMP Zertifizierungen und Metadaten regelkonform nachführen

Digitale Dokumente zukunftssicher aufbewahren

| Autor / Redakteur: Martin Vondrouš, Senior Consultant bei Software602 / Rainer Graefen

Neben der Rechtsgültigkeit und Lesbarkeit der elektronischen Dokumente müssen Unternehmen bei der Langzeitarchivierung auch den Schutz der Daten sicherstellen.
Neben der Rechtsgültigkeit und Lesbarkeit der elektronischen Dokumente müssen Unternehmen bei der Langzeitarchivierung auch den Schutz der Daten sicherstellen. (Bild: Software602)

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten stellen insbesondere an mittelständische Unternehmen hohe Anforderungen. Eine große Herausforderung ist es die Lesbarkeit, Rechtsgültigkeit und Sicherheit der digitalen Dokumente über Jahrzehnte hinweg sicher zu stellen.

Eine Lösung für diese Problematik bieten kostengünstige Softwareprogramme, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten und einer zukunftssicheren Formatierung versehen.

So hat beispielsweise der europäische Anbieter Software602 mit Long-Term Docs eine softwarebasierte Lösung entwickelt, mit der aufbewahrungspflichtige oder -würdige Daten und Informationen mindestens 30 Jahre lang lesbar und rechtsgültig bleiben.

Langzeitarchivierung ist einfach bei passendem Budget

Wer bei der Archivierung wertvoller Dokumente in extremen Zeiträumen denkt und dabei nicht auf die Kosten achten muss, hat nahezu unbegrenzte Möglichkeiten. So lagert beispielsweise die Bundesrepublik Deutschland mehrere hundert Millionen historische Dokumente im Barbarastollen in Oberried bei Freiburg im Breisgau.

In Europas größtem Archiv zur Langzeitarchivierung sorgen ein staub- und schadstofffreies Mikroklima, die Lagerung in luftdichten Behältnissen und die Archivierung der Daten auf Mikrofilm dafür, dass die gespeicherten Informationen auch nach 500 Jahren noch einwandfrei lesbar sind.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) sind die enormen Kosten jedoch nicht tragbar, die mit solch aufwendigen Aufbewahrungsmaßnahmen einhergehen. Zudem werden sie durch die fortschreitende Digitalisierung und immer strengere gesetzliche Richtlinien mehr und mehr dazu gezwungen, die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung ihrer geschäftskritischen, elektronischen Daten über mehrere Jahrzehnte hinweg zu gewährleisten.

PDF/A für langjährige Lesbarkeit

So schreibt der deutsche Gesetzgeber beispielsweise bei steuer- und handelsrechtlichen Dokumenten bereits heute eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren vor. Um auch nach Ablauf dieser Frist die Lesbarkeit der Daten noch zu gewährleisten, müssen Unternehmen diese in das strikte PDF/A-Format übertragen.

Das plattform- und systemunabhängige ISO-Standardformat PDF/A garantiert, dass die gespeicherten Dateien – ungeachtet der Entwicklungen im Softwarebereich – originalgetreu erhalten bleiben und auch in Zukunft ohne Probleme geöffnet und gelesen werden können.

Dabei erfüllt PDF/A auch spezielle Anforderungen an die Unabhängigkeit von Archivdokumenten: Damit der Dokumenteninhalt visuell reproduzierbar bleibt, ist es notwendig, dass in einem PDF/A-Dokument sämtliche benutzten Schriftarten und Bilder eingebunden sind.

Externe Datenquellen ausklammern

Daher erlaubt das Format beispielsweise keine direkten oder indirekten Verknüpfungen mit externen Quellen wie Grafiken oder nicht im Dokument selbst eingebetteten Schrifttypen, die im Laufe der Zeit nicht mehr verfügbar sein könnten.

Außerdem müssen die Metadaten XMP-kompatibel (Extensible Metadata Platform) sein. Moderne Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Informationen schnell und einfach in PDF/A zu übertragen. Dabei sollte die Software den Dokumenteninhalt auch auf Daten und Anhänge überprüfen, die für eine künftige Authentifizierung benötigt werden, und automatisch fehlende (Meta-) Daten einbinden.

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