Eine professionelle Dokumentenkontrolle in verteilten und offenen Strukturen ist überfällig

Anbieter zum Thema

Fsas Technologies GmbH

Impossible Cloud GmbH

Microsoft Deutschland GmbH

Vorschriften des Gesetzgebers und Branchen-Regelungen

Hinzu kommen Standards und Compliance-Vorgaben von Behörden und Branchengremien, die Unternehmen einzuhalten haben. Sehen die Vorschriften umfassende Reporting- und Protokollierungsaufgaben vor, hat das direkte Auswirkungen auf das Dokumentenmanagement.

Professionelle Dokumentenkontrolle bedeutet zum Beispiel, dass automatisch protokolliert wird, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfordert entsprechende Vorkehrungen, die ein gesetzeskonformes Arbeiten gewährleisten.

Zugleich dürfen bei der Einhaltung von Vorschriften auch wirtschaftliche Produktivitätskriterien nicht zu kurz kommen. Abstimmungsprozesse für die Bearbeitung von Dokumenten müssen kostengünstig in funktionierende Arbeitsabläufe eingebunden werden.

Abgleichen leicht gemacht

Gerade bei mehreren Korrekturläufen kommt es darauf an, dass die Verantwortlichkeiten im Rahmen der Workflow-Prozesse verbindlich geregelt, dokumentiert und jederzeit einsehbar sind. Autoren haben dann die Möglichkeit, unterschiedliche Zwischenversionen zu verwalten und automatisch gekennzeichnete Unterschiede abzugleichen, um sie strukturiert in der endgültigen Version freizugeben.

Mit Workshare Compare for PowerPoint hat mein Unternehmen jetzt erstmals eine Anwendungssoftware auf den Markt gebracht, die den Abgleich von Präsentationen vereinfachen und flexibilisieren soll. Professionelle Anwender können Unterschiede vergleichen und Änderungen der Texte, Bilder, Notizen, Schriftarten oder Vorlagen erkennen, ohne die Bürosoftware zu verlassen.

Auf Basis erkannter Unterschiede lassen sich verschiedene Folien aus unterschiedlichen Versionen kombinieren und bedarfsgerecht in einer neuen Master-Präsentation zusammenfassen.

(ID:2042206)