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Kommentar: Gesetzeskonformes und produktives Arbeiten mit Microsoft Powerpoint Eine professionelle Dokumentenkontrolle in verteilten und offenen Strukturen ist überfällig

Autor / Redakteur: Frank Böning / Rainer Graefen

Marktforscher schätzen, dass jeden Tag 30 Millionen Präsentationen mit Microsoft Powerpoint erstellt werden. Häufig weiß allerdings die rechte Hand nicht was die linke macht. Mit dem korrekten Dateiabgleich tun sich Verantwortliche schwer.

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Frank Böning, Vice President EMEA bei Workshare
Frank Böning, Vice President EMEA bei Workshare
( Archiv: Vogel Business Media )

Nach dem Verkaufsstart von Windows 7 will Microsoft mit Office 2010 bereits in wenigen Monaten die nächste Version der Büro-Software vorlegen. Noch sind nicht alle Einzelheiten zum Gesamtpaket bekannt, aber klar ist jetzt schon, dass insbesondere der Präsentationssoftware PowerPoint eine stärkere Rolle zukommen wird.

Denn viele Unternehmen, Organisationen und Privatanwender nutzen das Programm nicht nur zur Unterlegung von Vorträgen, sondern als Werkzeug zur Sammlung und Weitergabe von Informationen.

In verteilten Arbeitsumgebungen greifen mehrere Einzelpersonen auf Inhalte zu und fügen (häufig unbemerkt) eigene Änderungen ein. Immer wichtiger wird deshalb ein übersichtlicher und zuverlässiger Bearbeitungs- und Freigabeprozess für PowerPoint-Folien.

Auf das richtige Dokument kommt es an

Rechtsanwaltskanzleien, Textagenturen oder Pressestellen in Unternehmen, bei denen viele Dokumente im Umlauf sind, haben naturgemäß einen hohen Bedarf an wirksamer Dokumentenkontrolle. Zum einen kann es auf rechtlich dünnes Eis führen, wenn unterschiedliche oder fehlerhafte Finanzberichte außer Haus geraten.

Zum anderen leidet die Produktivität darunter, wenn eine zeitaufwendige Suche nach Änderungen zulasten der eigentlichen, inhaltlichen Arbeit geht. Und im Rahmen von Vertriebs- und Angebotsgesprächen lässt man die Zuhörer mit einem schlechten Gesamteindruck zurück, wenn wichtige Korrekturen fehlen, inhaltliche Aussagen doch nicht überarbeitet oder aus Versehen veraltete Präsentationen gestartet werden.

Multi-Versionierung macht das Leben schwer

Collaborations-Techniken versprechen eine vereinfachte und plattformübergreifende Arbeit mit Dokumenten für das wirkungsvolle Zusammenspiel zwischen internen Mitarbeitern und externen Autoren.

Sie sollen verschiedene Teams, Abteilungen und Unternehmenseinheiten enger zusammenbinden, indem alle Benutzer auf die gleichen Informationen zugreifen können. Im Dienstleistungs-, Vertriebs-, Marketing- und Management-Umfeld reichen die verfügbaren Funktionen aber häufig nicht aus.

Mitunter arbeiten mehrere Personen an der gleichen Word- oder PowerPoint-Datei, so dass unterschiedliche Zwischenversionen entstehen sowie inhaltliche Änderungen nicht ohne weiteres individuell zugeordnet werden können.

weiter mit: Vorschreiben und abgleichen

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