E-Mail statt Einschreiben

Elektronische Nachrichten rechtssicher versenden

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Ein Notar und eine qualifizierte Signatur sind ein starker Beweis

Aufgrund der gesetzeskonformen qualifizierten Signatur und der Autorisierung durch einen Notar stellt die Bestätigungs-E-Mail einen starken Beweis des Versandes und der Zustellung dar. Durch die Hash-Werte sowie die Protokollierung aller Transaktionen sind nachträgliche, versteckte Veränderungen der übersendeten Daten nicht mehr möglich.

Manipulationsversuchen wird so ein Riegel vorgeschoben. Zum Tagesabschluss signiert der Notar zusätzlich die „Urkundenrolle“, die alle Transaktionen des Tages enthält, mit seiner eigenen Chipkarte. Eine solche Signaturkarte, mit der sie sich gegenüber dem Trustcenter ausweisen, setzen bundesweit alle Notare ein.

Das System eignet sich für jedes Unternehmen, das auf elektronische Einschreiben mit Rückschein umsteigen möchte. Etwa für Versicherungen, die damit ihre Verträge kostengünstig und vor allem rechtssicher an ihre Kunden über das Internet versenden können. Aber beispielsweise auch Energieversorgungs- und Telekommunikationsunternehmen können sich die neue Rechtssicherheit im Internet zunutze machen und mit eWitness den Versand von Rechnungen und Mahnungen an säumige Zahler exakt nachweisen.

Verhandlungen lassen sich exakt dokumentieren

Der Dienst bietet zudem die Möglichkeit, den Stand von Verhandlungen zwischen Geschäftspartnern zu einem genau definierten Zeitpunkt exakt zu dokumentieren. Ein weiteres Anwendungsgebiet ist die Buchhaltung. Diese lässt sich nunmehr auch durchgängig online durchführen – ein an das System angeschlossener Notar erhält regelmäßig via Internet die Buchhaltungsdaten seiner Klienten, die dann von eWitness gespeichert und versiegelt und an das Finanzamt weiter gegeben werden. In Italien zum Beispiel ist dies schon jetzt eine gesetzlich anerkannte Vorgehensweise.

eWitness wird als Volumentarif abgerechnet. Bei voller Ausschöpfung des Volumens kostet eine E-Mail durchschnittlich 0,25 Cent. Ein Unternehmen kommt bei einer monatlichen E-Mail-Datenmenge von einem Gigabyte nach bisherigen Erfahrungen auf Kosten von rund 2.500 Euro pro Jahr. Die Kosten für den Notar sind darin bereits enthalten. Das heißt, im laufenden Betrieb entstehen dem Kunden keine weiteren Kosten. Benötigt der Anwender später einmal eine beglaubigte digitale Abschrift einer im eWitness-System hinterlegten Datei, so rechnet der Notar dies gesondert nach der für Notare gültigen Gebührenordnung ab.

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