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E-Mail statt Einschreiben Elektronische Nachrichten rechtssicher versenden

Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Nico Litzel

Compliance-konformes E-Mail-Management ist derzeit eines der Top-Themen. CIOs denken da zunächst an die Eingangspost. Doch auch beim Versand kaufmännisch relevanter Dokumente muss sich ein Unternehmen über eine lückenlose Dokumentation und die rechtssichere Aufbewahrung Gedanken machen. Hier bietet der elektronische Notariatsservice eWitness Unterstützung – ein System zur nachweisbaren Durchführung von Online-Transaktionen, mit dem notariell autorisierte elektronische Urkunden im PDF/A-Format erzeugt werden.

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eWitness: Beispiel einer Empfangsbestätigung
eWitness: Beispiel einer Empfangsbestätigung
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Vielzahl von Beweispflichten, die Unternehmen heute beachten müssen, lassen sich auf digitalem Wege kaum oder nur noch unzureichend erfüllen. Viele weichen daher auf traditionelle und teure Verfahren aus wie zum Beispiel den eingeschriebenen Brief. Abhilfe schafft hier der eWitness-Dienst, der gleichsam als „elektronisches Einschreiben mit Rückschein“ funktioniert. Einziger Unterschied: eWitness weist nicht nur die Zustellung einer E-Mail nach, sondern auch deren Inhalt.

Unternehmen, die eWitness einsetzen möchten, benötigen einen ihm zugeordneten und gleichfalls an das System angeschlossenen Notar. Ein gewöhnlicher E-Mail- oder FTP-Client, wie zum Beispiel Outlook oder Perfect-FTP, reicht aus, es muss nur noch ein Plug`n`Play-Kommunikationsserver installiert werden. E-Mails sendet der Anwender anschließend an die eWitness-Server des Notars. Die Kommunikation läuft Hardware-verschlüsselt ab mit Security-Boxen aufseiten des Kunden wie des Notars, sodass die Transaktion von außen nicht sichtbar ist.

Eingangsbestätigung per E-Mail

Der Absender erhält zu jeder Transaktion sofort eine qualifiziert signierte Eingangsbestätigung per E-Mail, die mit dem jeweiligen Dokument durch einen verschlüsselten Code verbunden ist. Sie enthält alle wesentlichen Transaktionsdaten: Den genauen Zeitpunkt des Versandes hält dieses Protokoll ebenso fest wie Absender, Empfänger und einen „Fingerabdruck“ des Inhalts. Die Daten werden dann über den eWitness-Server an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet.

Weiter mit: Ein Notar und eine qualifizierte Signatur sind ein starker Beweis

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