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Auf der Suche nach einer schnellen PDF/A-Erzeugung

Die europaweite eWitness-Projektleitung obliegt dem auf internationale IT-Projekte spezialisierten Unternehmen „Profit Elements“ aus Korschenbroich bei Düsseldorf. „Der eWitness Service wurde von uns spezifiziert und an den Markt gebracht; bei eWitness handelt es sich um eine notarielle Beurkundung von digitalen Transaktionen wie E-Mail- und FTP-Verkehr. Da der Traffic dabei sehr hoch ist, mussten wir auf eine schnelle und wenig lastaufwendige PDF/A-Erzeugung und -Validierung achten. Ausgangsbasis sind insbesondere Dateien, die im Format PDF/A erzeugt wurden, sowie beliebige Dokumente, die als Attachments versendet wurden“, erklärt Paul Mertes, einer der Gründer von Profit Elements.

ISO-Standard für die Langzeitarchivierung

Damit die Protokolle und Dokumente über Jahrzehnte hinweg lesbar bleiben, entschieden sich die Betreiber, sie in ein herstellerneutrales Format zu wandeln. „PDF/A setzt sich immer stärker durch und ist bereits als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung etabliert; deshalb haben wir beschlossen, dieses Format in eWitness zu nutzen“, so Mertes. Für die Erstellung der PDF/A-konformen Dokumente suchte Profit Elements im nächsten Schritt nach einer geeigneten Software. Neben einer zuverlässigen Generierung der PDF/A-Dateien war es dem Unternehmen insbesondere wichtig, dass die Verarbeitung sehr schnell erfolgt. Täglich zertifiziert der eWitness-Dienst mehrere hundert Online-Transaktionen, das System musste also performant genug sein, um das in kürzester Zeit und automatisiert zu bewerkstelligen. Darüber hinaus sollte es sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung integrieren lassen.

Callas Software überzeugte

Insgesamt wurden rund zehn Produkte begutachtet, unter denen sich der pdfaPilot von Callas Software aus Berlin schließlich durchsetzte. pdfaPilot ist ein hoch performantes, komfortables und einfach zu erweiterndes Werkzeug für die Prüfung von PDF/A-Dokumenten und zur Konvertierung beliebiger PDF-Dokumente, sodass diese den Standard ISO 19005-1 einhalten. Die Software basiert auf der gleichen PDF-Technik, die auch Adobe in Acrobat Professional verwendet.

Die Programmierkomponente des Berliner PDF-Spezialisten Callas Software bildet die PDF-Basis für den eWitness Service. Das Produkt führt alle notwendigen Validierungs- und Korrekturprozeduren durch und erstellt die Reports. Auch als PDF/A-Dateien versandte Rechnungen, Verträge, Jahresabschlüsse oder andere Dokumente werden innerhalb des eWitness-Dienstes durch pdfaPilot auf ISO-Konformität geprüft. „Insbesondere die Performance der Software hat uns überzeugt”, so Mertes. „Auch bei den mehreren Gigabytes, die eWitness regelmäßig verarbeitet, dauert die Erzeugung der PDF/A-konformen Dateien nur Sekundenbruchteile.”

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