Datentransfer für die Kirche Gute Werke brauchen gute Kommunikation

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Karitative oder kirchliche Einrichtungen sind heute wie jedes Unternehmen nur arbeitsfähig, wenn sie über einfach bedienbare Kommunikationsstrukturen verfügen. Ein wesentlicher Punkt ist der sichere und datenschutzkonforme Datentransfer. Die Social-Collaboration-Plattform „Communicare“ setzt dafür auf den Business Filemanager des Software-Unternehmens doubleSlash.

Kirchliche Kommunikationskanäle transportieren jede Menge Informationen und sensible Daten. Das beginnt bei einfachen organisatorischen Absprachen im Vorfeld eines Gemeindefests oder einer Jugendfreizeit, geht weiter über Interna zu Arbeitsverhältnissen oder ehrenamtlichen Tätigkeiten und reicht bis zu personenbezogenen Daten und Krankenakten pflegebedürftiger Menschen, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Eine Plattform, über die täglich viele tausend solcher Informationen, Datensätze und Dokumente ausgetauscht werden, ist die Social-Collaboration-Plattform „Communicare“. Deren Betreiber sind neun katholische Bistümer, vorwiegend in Süddeutschland, und die Katholische Kirche im österreichischen Bundesland Vorarlberg. Gehostet wird Communicare im kirchlichen Rechenzentrum des Bistums Eichstätt, zwischen Nürnberg und Ingolstadt gelegen.

Viele Dutzend Dekanate und mehrere tausend Pfarreien und Seelsorgezentren gehören zu den zehn Bistümern. Ihre Mitarbeitenden, die Ehrenamtlichen und unzählige andere Mitwirkende im Umfeld der kirchlichen Aktivitäten, kommunizieren über die Plattform. Ein einfach bedienbarer und sicherer Datentransfer, nicht zuletzt unter den Gesichtspunkten des Datenschutzes, ist dafür unabdingbar.

Komplexes Kommunikationsgeschehen

„Das Kommunikationsaufkommen war schon viele Jahre lang recht hoch“, erzählt Philipp Mader. Der Product Owner Communicare ist verantwortlich für die reibungslose und nutzergerechte Performance der Plattform. „Während Corona allerdings stieg die Intensität der Online-Kommunikation exponentiell an. Heute zählen wir rund 8.500 aktive Nutzer, die in etwa 5.300 Team-Bereichen unterwegs sind. Sie alle müssen sich darauf verlassen können, dass die Informationen, die sie austauschen, vertraulich bleiben und der Umgang damit datenschutzkonform ist.“

Dabei geht die katholische Kirche in Sachen Datenschutz sogar noch ein Stück weiter als die EU-DSGVO, wie Philipp Mader erklärt: „Für uns gelten die Bestimmungen des kirchlichen Datenschutzgesetzes und der dazugehörigen Durchführungsverordnung, kurz KDG-DVO.“ Sie definiert drei Schutzklassen, denen die Daten je nach dem Grad ihrer Schutzwürdigkeit unterliegen.

„In der höchsten Klasse, dem Schutzniveau III, liegt der Fokus vor allem auf der sicheren Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten. Dazu gehören etwa Informationen über die religiöse Überzeugung oder Gesundheitsdaten der Menschen, die von einer der karitativen oder kirchlichen Einrichtungen betreut werden, die unter dem Dach der Kirche arbeiten.“

Auch die Informationspflichten, zum Beispiel in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, oder die Hosting-Voraussetzungen seien in der KDG-DVO noch genauer und strenger geregelt als im bürgerlichen Recht.

Sicher und problemlos integrierbar

Als es darum ging, die Dateikommunikation neu aufzustellen, waren drei zentrale Anforderungen zu erfüllen: Das neue Datentransfer-Tool sollte den Anforderungen der EU-DSGVO und der KDG-DVO genügen; es sollte sich problemlos in die vorhandene Portallandschaft integrieren lassen; es sollte einfach zu bedienen sein: „Wir arbeiten ja überwiegend mit Menschen, die über keine oder zumindest kaum IT-Expertise verfügen. Das reicht von Ministranten bis hin zu älteren Ehrenamtlichen mit wenig Affinität zu digitalen Arbeitsmitteln. Sie alle müssen mit dem Tool intuitiv klarkommen.“, sagte Philipp Mader.

Ein Dokumentenmanagement war zwar bereits in das vorhandene Portalsystem integriert. Doch diese Lösung war deutlich weniger benutzerfreundlich, als es heute bei herkömmlichen EFSS(Enterprise File Sync & Share)-Tools Standard ist. Hinzu kam, dass manche selbst entwickelten Funktionen nach Updates immer wieder extra angepasst werden mussten – oft mit erheblichem internem Aufwand.

Auf der Suche nach einer Lösung, die einfache Bedienbarkeit mit weniger Pflegeaufwand verband und zugleich höchste Datensicherheit bot, wurden die Eichstätter IT-Spezialisten bei doubleSlash und dessen Business Filemanager (BFM) fündig.

Orientierung an MS Office

Um den Benutzenden eine gemeinsame Kollaboration zu ermöglichen, und zwar auf einer Oberfläche, die sie intuitiv bedienen konnten, lag es nahe, sich an Microsoft Office zu orientieren. Nach intensiven Recherchen – es ging auch darum, hohe Lizenzkosten zu vermeiden – entschied man sich für die DSGVO-konforme Lösung Onlyoffice. „Die Oberfläche ist praktisch identisch mit MS Office. Also haben wir doubleSlash damit beauftragt, Onlyoffice in ihren Business Filemanager zu integrieren und zusätzlich einige spezielle Features für uns zu realisieren.“ Somit ist es nun möglich, direkt aus dem Business Filemanager heraus gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

Zu den weiteren Sonderwünschen des Bistums zählten beispielsweise Anpassungen an die eigenen Plug-ins oder auch die Einbindung von Kommunikationspartnern ohne Communicare-Account. „Wir wollten, dass Externe kontrolliert auf Dokumente zugreifen können, ohne diese Dokumente herunterladen zu müssen. Damit die Dateien unsere Server nicht verlassen und dennoch verfügbar sind, lassen sich über den Business Filemanager jetzt klar zugeordnete Links oder QR-Codes versenden, die sich mit Passwörtern schützen lassen und bei Bedarf nur temporär verfügbar sind. Damit sind Zugriffe auf bestimmte Dokumente möglich, ohne dass wir die Kontrolle aus der Hand geben.“

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Besonders wichtig war den Betreibern von Communicare unter anderem die nahtlose Integration ihres bestehenden Communicare-Authentifizierungs-Systems in den Business Filemanager. Mader: „Wer eine Funktion des Filemanagers nutzt, braucht sich damit nicht mehr extra anzumelden. Das ist wichtig für die Akzeptanz und eine gute Nutzererfahrung.“

Gleiches gilt für das Berechtigungs-System, das sich via Synchronisation durch alle Funktionen in Communicare und eben auch im BFM zieht. Und für die Log-Dokumentation, die sicherstellt, dass jeder Zugriff, jede Änderung an einem Dokument protokolliert wird und nachvollziehbar ist – egal, wer über welches Tool zugreift.

„Im Gegensatz zu vielen anderen Plattformen stellen wir mit dem BFM auch sicher, dass ein Admin keine Dokumente so einfach einsehen kann. Dafür werden die Dateien nicht im Klartext abgespeichert. Wer auf ihre Informationen zugreifen will, muss über einen offiziellen Weg gehen – über den BFM oder unser Verwaltungstool.“

Ein weiteres Sicherungselement besteht beispielsweise in der Sicherheitssperre nach einer bestimmten Anzahl von missglückten Einwahlversuchen. Auch das ist ein Feature, das den Betreibern von Communicare wichtig war.

Gutes Nutzer-Feedback

„Uns war es wichtig, größtmögliche Datensicherheit mit einfachstem Handling zu verbinden“, so Mader. „Und nach allem, was wir von den Communicare-Nutzern hören, ist uns das zusammen mit den Experten von doubleSlash gelungen. Die Integration von Onlyoffice, die gemeinsame Online-Bearbeitung von Dokumenten, das Filesharing mit externen Nutzern und der elektronische Briefkasten für den sicheren Empfang von Dokumenten – das alles haben die Macher des Business Filemanagers hervorragend umgesetzt und für uns innerhalb von Communicare nutzbar gemacht.“

Die nächsten Schritte sind bereits geplant, so der Product Owner. „Wir wollen die Freigaben für Nutzer ohne Communicare-Account doppelt absichern, indem wir eine zweistufige Verifizierung per Link einführen.“

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