Cloud-native SaaS-Plattform MailStore bringt SaaS-Lösung für Mail-Archivierung auf den Markt

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Mit MailStore Cloud hat das deutsche Unternehmen MailStore, seit 2019 eine Tochter des Konzerns OpenText, erstmals eine SaaS-Edition seiner Lösung für Mail-Archivierung auf den Markt gebracht. Nach eigenen Angaben zählt MailStore im KMU-Segment zu den „führenden E-Mail-Archivierungsanbietern in Europa“, mit weltweiter Präsenz und einem „hohen Bekanntheitsgrad im deutschen Mittelstand“.

Wie René Nitzinger, Lead Product Manager bei MailStore, erläutert, ist E-Mail-Archivierung in nahezu jedem Land der Welt eine Pflicht für Unternehmen, da Steuer- und Compliance-Vorgaben wie etwa die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) in Deutschland eine lückenlose und langfristige Aufbewahrung geschäftsrelevanter Kommunikation verlangen. „Backups reichen dafür nicht aus, denn Backups sichern nur temporäre System-Zustände, nicht jede einzelne E-Mail“, gibt Nitzinger zu beachten. „Zwischen Backups können Löschlücken entstehen, doch Archivierung verlangt revisionssichere, unveränderliche und langfristige Speicherung.“

Typische Aufbewahrungsfristen, die die Anwender gemäß den gesetzlichen Vorgaben selbst einstellen können, betragen zwischen acht oder zehn Jahre. Nitzinger sieht einen steigenden Bedarf für die E-Mail-Archivierung, denn die Gesetzgeber machten entsprechende Vorgaben, etwa in der GoBD oder für die eRechnung.

MailStore-Produkte

Seit Jahren bietet MailStore klassische On-Premises-Produkte an: MailStore Server für Unternehmen, eine Home-Office-Version für private Nutzer sowie MailStore SPE für Service-Provider. Jedes Produkt hat seine Vorteile, etwa beim Preis, oder Einschränkungen, etwa bei der Kapazität. Das Speichermedium sei dabei nicht mehr der Knackpunkt, so Nitzinger: „Unsere Kunden nutzen kein Tape mehr, denn die Latenzzeit bei Zugriff ist zu lange, sondern setzen typischerweise auf SSD-Speicher, der dank hoher Datenkompression geringe Kosten verursacht und schnelle Suchzeiten erlaubt“ – gleichgültig, ob der Zugriff über einen Managed-Service-Provider (MSP) oder in der Cloud erfolgt. Für Outlook-Nutzer wie etwa in Microsoft 365 bietet MailStore ein Add-in an. Es erlaube die schnelle Suche in archivierten E-Mails.

MailStore Cloud

„MailStore Cloud, unsere neue SaaS-Plattform, ist vollständig Cloud-native und neu konzipiert“, berichtet Nitzinger. „Mit ihren Microservices und der Container-Architektur ist die Lösung voll mandantenfähig und skaliert für eine theoretisch unbegrenzte Anzahl von Kunden“, so Nitzinger, „denn sie läuft nicht in einer einzigen oder wenigen virtuellen Maschinen.“ Das unterscheide die Cloud-Version von der Version für die MSPs: Der MSP kann nur eine begrenzte Anzahl von Instanzen pro Server betreiben, doch die Cloud-Version ist, da sie in einer Hyperscale-Umgebung läuft, nahezu unbegrenzt. MailStore fokussiert sich jedoch seit jeher auf kleine und mittlere Unternehmen (bis 500 Mitarbeitende).

„Das Cloud-System bietet den Nutzern zudem eine komfortablere Benutzererfahrung als On-Premises-Lösungen“, erläutert Nitzinger. „Auch die Provisionierung, also die Bereitstellung von Ressourcen, erfolgt einfach und unmittelbar; das heißt ohne Software-Installation durch den Kunden.“ Es werde von OpenText CloudOps betrieben und in Frankfurt am Main in einer Azure-Umgebung gehostet. MailStore vertreibt die Lösung in der DACH-Region über den Distributor Elovade.

„Mailstore Cloud“

Cloud-native E-Mail-Archivierung für KMU

„Die Cloud-Version haben wir auf den Wunsch unserer Kunden entwickelt“, so der Manager. Und tatsächlich zeigt die Entwicklung der Betriebskosten über acht Jahre hinweg deutliche Vorteile der Cloud- gegenüber der lokalen oder MSP-Version. Ein kleines Unternehmen mit nur zehn Usern spart mit MailStore Cloud über acht Jahre hinweg beträchtliche Kosten gegenüber der lokalen Version. Bei einem KMU mit 100 und mehr Usern sieht die Lage anders aus, aber auch da ist die Cloud oft kostengünstiger. Zu beachten sei, dass die SPE-Edition und MailStore Cloud (SaaS) nur über Partner angeboten würden.

Datenschutz, Sicherheit & Compliance

MailStore Cloud nutzt moderne Sicherheitsmechanismen wie etwa Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Identitätsverwaltung mit Multi-Faktor Authentifizierung. Des Weiteren erfolge eine strenge Mandantentrennung. „Microsoft Exchange Online Archive archiviert im selben Tenant, dem Mandanten, doch bei dessen Kompromittierung ist bei EOA auch das Archiv gefährdet“, kritisiert Nitzinger. „MailStore hingegen bietet eine physisch getrennte, unabhängige Plattform.“ Archivierte E-Mails in der MailStore Cloud stehen auch dann noch zur Verfügung, wenn die Microsoft Cloud nicht erreichbar ist oder Daten etwa durch einen Sicherheitsvorfall verloren gegangen sind.

Speicherung und Datenübertragung seien verschlüsselt, so der Manager. „Regelmäßige Security-Reviews erfolgen durch OpenText und durch externe Prüfer.“ Zertifizierungen nach DSGVO und IDW PS 880 versichern sowohl den Datenschutz als auch die GoBD-Konformität der Archivierungs-Software.

Produktvorteile für Anwender

MailStore biete im Vergleich zu vielen Wettbewerbern einen starken Produktivitätsnutzen, etwa durch die vollständige Indizierung aller E-Mails und Anhänge (inkl. E-Rechnungen) und eine schnellere Suche als etwa in bekannten E-Mail-Clients. Die Ordnerstruktur der Mailbox bleibt dabei im Archiv erhalten. Die Lösung erlaubt direkten Zugriff eines jeden Benutzers über einen Webbrowser oder per Outlook-Add-in und archiviert E-Mails von unterschiedlichsten Providern und Systemen, so etwa Microsoft 365, Google Workspace, Exchange, Gmail und anderen Freemailern. Für die Installation stellt MailStore Cloud einen Assistenten für Microsoft 365 bereit.

Die MailStore Software wird laut Nitzinger kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert. Jedes Quartal gibt es Updates für Kunden mit Wartungsvertrag. Cloud-Kunden kommen automatisch in den Genuss der Updates. Ebenso werden die Zertifizierungen quartalsweise wiederholt.

Partner-Ökosystem

Der Vertrieb erfolgt, wie erwähnt, überwiegend über Distributoren, Reseller und MSPs. „Wir verfügen über Tausende aktiver Partner, besonders im DACH-Raum“, berichtet Nitzinger. „MSPs können die Service-Provider-Version gebrandet als eigene Lösung mit eigenem Pricing anbieten, Reseller verkaufen Lizenzen; VADs, Integratoren und MSPs bieten zudem Beratung und Unterstützung bei der Implementierung.“ Nitzinger betrachtet seine Channel-Strategie als einen „wesentlichen Differenziator im Markt“.

Zukunftspläne und Roadmap

MailStore Cloud soll seinen Angaben zufolge weiter ausgebaut werden. Die Themen der Zukunft sind zum Beispiel die Integration weitere E-Mail-Dienste, APIs für MSPs, und auch der Einsatz von KI beziehungsweise von Large-Language-Models wird in Erwägung gezogen.

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