Wissensfundus Archiv

Mit Metadaten, Data Mining und Business Intelligence an die Kerninformationen

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Im Fokus: Indexierung und Suchfunktionen

Das Bindeglied zwischen Wissensmanagementlösung und Archiv stellen umfassende Indexierungs- und Suchfunktionen dar. Da Metadaten für die Auswahl einer Information im Rahmen des Wissensmanagements entscheidend sind, muss die Archivierungslösung diese separat indizieren. Jedoch sollten Informationen nicht nur anhand ihrer Metadaten, sondern darüber hinaus über den gesamten Inhalt indexiert werden.

Bei E-Mails geht man sogar noch einen Schritt weiter, da diese aus einer Vielzahl an Bestandteilen wie dem Betreff, dem Textkörper, Dateianhängen, Daten und Metadaten von Dateianhängen besteht, die für Statistiken genutzt werden können. Im Bezug auf E-Mails heißt das beispielsweise, dass wichtige Korrespondenz, wie etwa die des Einkaufs und des Vertriebs mit Kunden oder Lieferanten, nicht in der Masse untergeht, sondern stets konkreten Prozessen und Schlagworten zugeordnet werden kann.

Archivierung als Teil des Enterprise Information Managements

Eine Archivierungssoftware, die eine gemeinsame Verwaltung von E-Mail, File- und Datenbankarchiven ermöglicht, schafft somit die Grundlage für eine Einbindung der Archivdaten in das unternehmensweite Informations- und Wissensmanagement. Die Datenarchivierung stellt einen Teilschritt des Enterprise Information Managements dar, denn dieses fängt bereits bei der einfachen Verwaltung der Daten an und geht dann über die Integration von strukturierten und unstrukturierten Daten bis hin zur Bereitstellung zuverlässiger Informationen zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

Beim letzten Schritt kommen die bereits erwähnten Data Mining und Business Intelligence Tools ins Spiel. Data Mining ermöglicht mithilfe statistischer Verfahren, für den Geschäftsbetrieb relevantes Wissen aus meist großen Datenbeständen zu gewinnen und die wesentlichen Informationen aufzubereiten. Auch Business Intelligence dient dem Erkenntnisgewinn durch die Sammlung, Analyse und Darstellung von elektronischen Daten.

Solche intelligenten Funktionen können beispielsweise dabei helfen, durch die Auswertung von E-Mail-Nutzerstatistiken Möglichkeiten für Cross- oder Upselling ausfindig zu machen. Unternehmensarchive enthalten eine Fülle an Informationen, die als Basis für strategische und operative Entscheidungen genutzt werden können. Durch den Einsatz einer umfassenden Archivierungslösung können Unternehmen die Grundlage dafür schaffen, dieses Wissen für zukünftige Entscheidungen nutzbar zu machen.

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