Wissensfundus Archiv Mit Metadaten, Data Mining und Business Intelligence an die Kerninformationen

Die Idee, das geballte Wissen aus sämtlichen im Unternehmen abgelegten Datenbeständen als Grundlage für unternehmensinterne Entscheidungsprozesse zu nutzen, existiert schon einige Jahrzehnte. Viele IT-Fachleute ahnen jedoch gar nicht, wie viel Wissen noch ungenutzt in den Archiven schlummert.

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In einem Unternehmen sammeln sich über die Jahre hinweg Unmengen an Informationen an, die sich über kurz oder lang im Archiv verstecken. Selbst wenn ein Unternehmen über eine Software für das Informationsmanagement verfügt, müssen zunächst einmal die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, damit diese auf die Archivdaten zugreifen kann.

Eine einfache Möglichkeit, die Wissensressourcen ans Tageslicht zu fördern, ist der Einsatz einer intelligenten Archivierungssoftware, die den Anforderungen des Enterprise Information Management gewachsen ist. Ist keine gesonderte Lösung für das Wissensmanagement implementiert – was bei vielen mittelständischen Unternehmen der Fall ist – können in die Archivierungslösung integrierte Data Mining und Business Intelligence Tools für die systematische Analyse und Auswertung der Daten eingesetzt werden.

Zentrale Verwaltung der archivierten Daten

Zunächst einmal müssen für Entscheidungsprozesse relevante Daten von irrelevanten Informationen unterschieden werden. Das geschieht unter anderem durch Metadaten, über die der Inhalt, die Verwendung und die Vertrauenswürdigkeit von Daten definiert werden kann. Anhand dieser Metadaten, die als übergeordnete Information auf dem Archivserver oder auf einem anderen Speicher-Tier liegen bleiben, können Informationen über alle Datentypen über jedes System und über jedes Stadium im Informationslebenszyklus in ihrem Zusammenhang recherchiert werden.

Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn eine Informationsbasis für eine spezifische Sachlage geschaffen werden soll. Die hinter den Metadaten stehenden Informationen können jedoch nur dann effizient genutzt werden, wenn sämtliche abgelegte Datenbestände zentral verwaltet – das heißt abgelegt, indiziert, gesucht und wiederhergestellt – werden. Sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten, wie beispielsweise E-Mails, können zwar durchaus auf verschiedenen Speichermedien liegen, werden jedoch mittels der Archivierungslösung orts- und formatunabhängig anhand der Metadaten wiedergefunden.

Diese Daten werden dann den Informationsmanagement-Tools zur Verfügung gestellt oder mit integrierten Tools ausgewertet. Atempo bietet beispielsweise mit seinen Produkten Digital Archive und Digital Archive for Messaging die Möglichkeit, sämtliche abgelegte Datenbestände wie E-Mails, Instant Messages, Dateianhänge und sonstige Files über eine einzige Schnittstelle zu verwalten.

Weiter mit: Indexierung und Suchfunktionen

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