SAP NetWeaver ILM und das ECM-System ImageMaster von T-Systems

Ordnung in den Archiven

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Compliance-Richtlinien einhalten

Hat ein Unternehmen SAP ERP im Einsatz, bekommt so zum Beispiel jede Rechnung, sobald diese eingescannt und mit einem SAP-Geschäftsdokument verknüpft wird, auch gleich ein maximales Aufbewahrungsdatum. Das geschieht automatisch, indem ImageMaster das Dokument durch die dazugehörige SAP-Transaktion als Rechnung erkennt und kategorisiert.

Aus rechtlichen Gründen liegt das Löschdatum einer Rechnung mindestens zehn Jahre in der Zukunft, denn so lange läuft die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Deutschland. Auch steuerrelevante Daten lassen sich so bis zum Ende ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sicher speichern. Wenn sich die Regeln im Information Retention Manager an diesen gesetzlichen Vorgaben orientieren, stellen Firmen den rechtskonformen Umgang mit Geschäftsunterlagen sicher und halten Compliance-Richtlinien ein.

T-Systems wies im Rahmen der Zertifizierung nach, dass die eigene Schnittstelle Regeln und Funktionen von SAP NetWeaver Information Lifecycle Management voll unterstützt. Selbst über andere SAP-Schnittstellen wie SAP ArchiveLink können Nutzer die Dokumente in ImageMaster nicht mehr ungewollt löschen. ArchiveLink wurde von SAP entwickelt, um Kunden eine Archivierung elektronischer Dokumente auf entsprechend zertifizierten Systemen von Drittanbietern zu ermöglichen. Allerdings waren die Dokumente mit ArchiveLink dort nicht revisionssicher geschützt, da sie sich aus anderen Systemen heraus löschen ließen. Diese Sicherheitslücke schließt SAP NetWeaver Information Lifecycle Management gemeinsam mit ImageMaster. Um die Löschfreigabe zu verhindern, muss ein Mitarbeiter eingreifen und ein Dokument, beispielsweise aufgrund eines offenen Gerichtsverfahrens, sperren.

Schnell und sicher auf Dokumente zugreifen

Auch die Performance-Anforderungen von SAP-Systemen erfüllt ImageMaster und gibt Dokumente ohne Zeitverlust an die SAP-Nutzer weiter. Autorisierten Mitarbeitern in den Fachabteilungen stehen diese sekundenschnell zur Verfügung – etwa für Berichte, Audits oder Business Intelligence Reports. Tester prüften beispielsweise, wie viele Dokumente ImageMaster pro Sekunde archivieren kann. Auch den Datendurchsatz pro Sekunde überprüfte SAP. Dabei übertraf ImageMaster die vorgegebenen Performancewerte und qualifizierte sich so zur Verarbeitung von Massendaten.

Die Kombination aus SAP NetWeaver Information Lifecycle Management und ImageMaster schützt die Daten auch, wenn sie in ein neues System übertragen werden. Sollten sich Datenbankstrukturen im Rahmen eines Release-Upgrades ändern, stellt ImageMaster sicher, dass bereits archivierte Dokumente lesbar bleiben.

Über die Business-Intelligence-Komponenten in der SAP-Lösung stehen Unternehmen auch Reporting-Funktionen für Daten aus stillgelegten Systemen zur Verfügung. Denn die Datenbestände lagern anhand der im SAP NetWeaver Information Lifecycle Management festgelegten Regeln weiterhin sicher im ImageMaster-Archiv, sodass für diese – wie T-Systems im Rahmen der Zertifizierungstests nachwies – sowohl der Zugriff als auch die fortwährende Umsetzung der Aufbewahrungsregeln sichergestellt ist.

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